Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là gì? Truyền thông nội bộ giữ vai trò như thế nào trong bức tranh phát triển doanh nghiệp? Vì sao truyền thông nội bộ ngày càng trở nên quan trọng hơn và trở thành ưu tiên của các nhà lãnh đạo? Mọi lời giải sẽ có trong bài viết sau.

1. Truyền thông nội bộ là gì?

Trên thực tế, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về truyền thông nội bộ. Rachel Miller, một nhà tư vấn truyền thông nội bộ, rất nổi tiếng với website AllThingsIC, cho rằng: “Truyền thông nội bộ là cách một công ty tương tác với người của mình, và ngược lại”.

Kevin Ruck – sáng lập viên của PRAcademy miêu tả truyền thông nội bộ là “công cụ cung cấp thông tin trong doanh nghiệp cho tất cả nhân viên, đồng thời tạo cơ hội cho nhân viên lên tiếng về các vấn đề quan trọng, được xem xét bởi các quản lý cấp trung và quản lý cấp cao”.

Paul Barton, tác giả cuốn sách “Tối đa hóa Truyền thông nội bộ” nhận định “Truyền thông nội bộ không phải là việc nói với nhân viên nghĩ cái gì, mà đó là việc tạo ra và thúc đẩy những cuộc đối thoại chân thực, đang diễn ra với họ và bên trong tổ chức”.

Các định nghĩa truyền thông nội bộ khác nhau là do các cách tiếp cận khác nhau về truyền thông nội bộ. Tựu trung lại, truyền thông nội bộ là các hoạt động truyền thông tương tác giữa con người với con người trong cùng một doanh nghiệp, tổ chức nhằm hướng đến và thực hiện một mục tiêu chung.

Hiểu theo cách gần gũi hơn, truyền thông nội bộ giống như bữa cơm tất niên, khi mọi người trong gia đình cùng chuẩn bị nấu cỗ với nhau. Trong bữa cơm đó, mọi thành viên gia đình đều chung tay góp sức cho bữa cơm nhà, mọi người đều biết mình đang và sẽ làm gì cho “bữa cỗ” này và cả nhà cùng ăn món ăn do một tập thể làm nên. Bữa ăn đó sẽ giúp cả gia đình cùng gắn kết hơn, cùng yêu thương nhau hơn. Trong từng công đoạn, có thể dễ dàng nhận ra sự gắn kết cảm xúc của tình thân, sự kết nối giữa quá khứ – hiện tại – tương lai, hay giữa truyền thống và hiện đại ngay trong từng khoảnh khắc giao thời. Tất cả điều đó đều hướng đến một mục tiêu chung được mang tên là “Hạnh phúc”. Đó cũng chính là tinh thần của truyền thông nội bộ.

Truyền thông nội bộ giống như bữa cơm tất niên, khi mọi người trong gia đình cùng chuẩn bị nấu cỗ với nhau.

2. Đối tượng của Truyền thông nội bộ

Có thể chia đối tượng của truyền thông nội bộ thành hai nhóm: trực tiếp và gián tiếp.

Nhóm đối tượng trực tiếp bao gồm tất cả những người làm việc trong công ty và tổ chức, có thể bao gồm lãnh đạo, quản lý cấp trung, nhân viên, thực tập sinh, cộng tác viên… 

Nhóm đối tượng gián tiếp bao gồm cổ đông, nhà đầu tư, khách hàng, đối tác và người nhà nhân viên. “Người nhà nhân viên” là nhóm đối tượng vô cùng quan trọng nhưng lại thường hay bị bỏ qua. 

“Người nhà nhân viên” là nhóm đối tượng vô cùng quan trọng nhưng lại thường hay bị bỏ qua.

3. Đặc tính của Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ được triển khai với 3 đặc tính có thể cô đọng bằng một công thức: H.O.T – viết tắt của Honest, Open, Two-way. Truyền thông nội bộ hiệu quả là hoạt động giao tiếp trên tinh thần trung thực (Honest), Cởi mở (Open) và Hai chiều (Two-way). 

• Trung thực (Honest): Để có được sự lắng nghe từ nhân viên, hãy trung thực. Nếu truyền thông nội bộ không minh bạch trong thông điệp mình đưa ra, mọi nỗ lực gây dựng lòng tin với nhân viên sẽ bị thất bại. Nhân viên sẽ không gặp khó khăn gì để có thể kiểm tra mức độ chính xác trong thông điệp bạn đưa ra bởi họ là những người trực tiếp trải nghiệm những điều bạn nói. Do vậy, trung thực với nhân viên là đặc tính hàng đầu của truyền thông nội bộ.
• Cởi mở (Open): Truyền thông hiệu quả cần luôn giữ được sự cởi mở, thẳng thắn. Hãy cởi mở để lắng nghe những ý kiến khác biệt từ nhân viên. Hãy cởi mở với việc chia sẻ những giá trị tốt đẹp của công ty, không chỉ bên trong nội bộ mà còn ra bên ngoài. Truyền thông nội bộ cũng nên cởi mở với các ý tưởng sáng tạo, thay thế những cách làm cũ. Cởi mở cũng có nghĩa là cho phép nhiều người cùng tham gia vào hoạt động truyền thông nội bộ. Càng nhiều người tham gia, hiệu ứng của truyền thông nội bộ sẽ càng lớn hơn. Hành trình làm ra sản phẩm truyền thông nội bộ cũng chính là truyền thông nội bộ.  
• Hai chiều (Two-way): Bên cạnh sự trung thực, cởi mở, truyền thông nội bộ còn cần được thực hiện theo nguyên tắc hai chiều. Truyền thông nội bộ không phải là hình thức độc thoại của lãnh đạo, nó là cuộc đối thoại đa chiều. Chừng nào bạn có thể duy trì nó như một cuộc hội thoại, chừng đó truyền thông nội bộ sẽ càng trở nên ý nghĩa hơn, hiệu quả hơn. Hai chiều gồm chiều dọc: từ trên xuống và từ dưới lên. Hai chiều cũng là theo chiều ngang, giữa các bộ phận đồng cấp. Hai chiều cũng là chiều từ trong ra ngoài và từ ngoài vào trong. 

4. Bối cảnh mới của Truyền thông nội bộ

Xu thế hộp kính

Nếu trước kia doanh nghiệp được ví như những “chiếc hộp đen” thì giờ đây, doanh nghiệp đã trở thành những “chiếc hộp kính”. 

Trong thời kỳ doanh nghiệp như “hộp đen”, rất khó để nhìn thấy những gì đang diễn ra bên trong chiếc hộp đó. Thương hiệu là thứ hiện ra bên ngoài và có thể là bất cứ gì bạn tô vẽ trên bề mặt chiếc hộp. Mọi người “ngắm” doanh nghiệp từ ngoài, có thể thích hoặc không thích.

Khi doanh nghiệp là chiếc hộp kính trong suốt, người bên ngoài có thể dễ dàng nhìn thấy bên trong: con người, quy trình và cả những giá trị cốt lõi. Họ cũng có thể biết được người ở bên trong đang cảm thấy thế nào.

Một khi văn hóa nội bộ đối diện với khách hàng, nó sẽ là một phần quan trọng của thương hiệu. Nó sẽ trở thành một trong những tài sản tiếp thị thương hiệu mạnh mẽ nhất mà doanh nghiệp có hoặc cũng có thể là một rủi ro đối với thương hiệu. Đó là lý do khiến văn hoá, truyền thông nội bộ ngày càng được chú trọng phát triển hơn.

Văn hóa doanh nghiệp tồn tại trong nội bộ, nhưng giờ đây doanh nghiệp là “chiếc hộp kính”, không còn cái có thể gọi là văn hóa “nội bộ” nữa.

Lý tưởng và Sứ mệnh

Trong bối cảnh mới, truyền thông nội bộ chú trọng đến việc tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng và chú trọng nhiều vào sứ mệnh, bức tranh lớn. Một môi trường được đánh giá là lý tưởng khi những tổ chức dùng thế mạnh của mình để giải quyết một vấn đề của xã hội, đồng thời nhờ đó giúp nhân viên cùng tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề đó. 

Đồng thời, sứ mệnh cũng là yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi tiến hành công việc truyền thông nội bộ. Một doanh nghiệp chú trọng vào sứ mệnh, bức tranh lớn sẽ biến sứ mệnh đó thành chất keo kết nối nhân lực thế hệ mới, tăng động lực tự thân và hiệu suất làm việc cũng như tạo khác biệt qua văn hóa doanh nghiệp.

Một câu chuyện cho thấy tầm quan trọng của sứ mệnh không thể không nhắc đến câu chuyện người lau sàn nhà tại NASA. Năm 1961, trong một lần đến thăm trụ sở của Cục Hàng không Vũ trụ Mỹ (NASA), Tổng thống John F. Kennedy nói chuyện với một người đang lau sàn nhà. Tổng thống hỏi thăm anh về công việc, hỏi ông làm gì ở NASA. Câu trả lời của người lao công làm Kennedy sững người: “Thưa Tổng thống, tôi ở đây để giúp đưa con người lên mặt trăng!”. NASA khi đó đang nhận sứ mệnh biến nước Mỹ trở thành một cường quốc về hàng không vũ trụ. Mục tiêu đầu tiên là chinh phục mặt trăng. Tất cả nhân viên NASA đều hướng đến mục tiêu này, bao gồm cả người lao công bình dị. Câu trả lời của anh sau này trở thành một ví dụ kinh điển của việc khi gắn cùng một sứ mệnh lớn, sẽ không có công việc nào là tầm thường nữa.

Tất cả nhân viên NASA đều hướng đến mục tiêu chinh phục mặt trăng, bao gồm cả người lao công bình dị.

Thách thức Silo

Một thách thức khác từ nội tại doanh nghiệp là hiệu ứng Silo. Trong quản trị doanh nghiệp, Silo là khái niệm dùng để chỉ trạng thái giao tiếp thiếu hiệu quả, khi một số bộ phận không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin với những người khác trong cùng một công ty. Silo hình thành khi nhân viên gắn kết với một nhóm hơn là với công ty, nhân viên của một nhóm mất lòng tin vào nhân viên hoặc phòng ban khác. Một khi niềm tin biến mất, việc các nhóm làm việc cùng nhau sẽ ngày càng khó khăn. Loại tâm lý này sẽ làm giảm hiệu quả trong hoạt động chung, giảm tinh thần làm việc và có thể góp phần vào sự sụp đổ của văn hóa. Bởi vậy, truyền thông nội bộ hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp phá vỡ các khối Silo này.

Hiệu ứng silo kéo dài sẽ làm giảm hiệu quả trong hoạt động chung của doanh nghiệp, đồng thời tác động rất xấu đến văn hóa công ty.

Cuộc cách mạng “không tìm kiếm” và nội dung “real-time”

Bối cảnh này được hiểu là khi các thông tin trong tổ chức được sắp xếp, tổ chức theo hướng dễ tìm kiếm, không cần tốn quá nhiều thời gian và nguồn lực để “truy vết”, đồng thời thông tin cũng cần thường xuyên được cập nhật để luôn trong tình trạng mới nhất, hot nhất, thời sự nhất. Đó cũng là khi môi trường được số hóa nhiều hơn với đa kênh tiếp cận mọi điểm chạm, thu hút tương tác thực tế nhiều hơn.

Dữ liệu giáo

Trong bối cảnh mới, dữ liệu trở thành yếu tố thiết yếu để triển khai công tác truyền thông nội bộ. Doanh nghiệp có xu hướng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Đồng thời, đối tượng mục tiêu sẽ được phân thành các nhóm nhỏ theo mô hình các tiểu cộng đồng trong doanh nghiệp, từ đó dễ dàng thu thập ý kiến, tiếng nói của từng nhóm nội bộ và có cơ sở để đưa ra các đề xuất, cải tiến bám sát với nhu cầu của từng nhóm hơn.

Covid-19

Thời gian vừa qua, sự xuất hiện của Covid-19 đã khiến các hoạt động quản trị doanh nghiệp thay đổi, và truyền thông nội bộ cũng không ngoại lệ. Truyền thông nội bộ đã chuyển từ vai trò bộ phận chức năng sang bộ phận chiến lược để duy trì kinh doanh. Cách thức truyền thông cũng chú trọng vào việc trực tiếp nhiều hơn, giảm bớt vai trò trung gian, đồng thời lắng nghe nhiều hơn. Thay vì áp đặt như trước đó, lãnh đạo sẽ trao quyền cho nhân viên nhiều hơn, tạo điều kiện để nhân viên học hỏi, gắn kết, nhận thức và được tán dương nhiều hơn. Song song với đó, nội dung truyền thông cũng tập trung hơn vào những điều cốt lõi như văn hóa doanh nghiệp, sứ mệnh, bức tranh lớn.

Truyền thông nội bộ cũng có những lợi thế đáng kể góp phần tạo sự thông suốt thông tin trong nội bộ và hỗ trợ nhân viên trong thời điểm doanh nghiệp đối mặt với những nguy cơ từ “cơn bão Covid-19”.

5. Vai trò của Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ có thể giúp doanh nghiệp gia tăng 4 nguồn vốn, trong đó gồm: nguồn vốn tổ chức, nguồn vốn thông tin, nguồn vốn con người và nguồn vốn cộng đồng.

• Nguồn vốn tổ chức: Truyền thông nội bộ góp phần phát triển văn hóa doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh lãnh đạo, giúp doanh nghiệp truyền thông về định hướng phát triển, tầm nhìn, chiến lược cũng như phát triển mối quan hệ giữa các đội nhóm (điển hình là xây dựng các tiểu cộng đồng nhân viên).
• Nguồn vốn thông tin: Truyền thông nội bộ giúp nhân viên hiểu hơn về các quy định, quy trình, chính sách, tăng kiến thức về thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và mở rộng, cập nhật kiến thức về ngành, nghề, thị trường, đối thủ.
• Nguồn vốn con người: Truyền thông nội bộ là kênh để doanh nghiệp thu hút nhân tài thông qua hỗ trợ xây dựng thương hiệu tuyển dụng, giữ chân nhân tài thông qua các chương trình gắn kết, vinh danh, lắng nghe hay ngăn ngừa khủng hoảng và phát triển nhân tài thông qua các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng, sự nghiệp.
• Nguồn vốn cộng đồng: Truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp xây dựng và thắt chặt quan hệ với các tổ chức xã hội, chính quyền,… hỗ trợ cho bán hàng thông qua các sáng kiến nhằm cải tiến kinh doanh, các chương trình khách hàng nội bộ, tham gia triển khai các hoạt động trách nhiệm xã hội (CSR) và xây dựng cộng đồng ủng hộ doanh nghiệp (hệ sinh thái nhân sự mở rộng cả online và offline).

Công thức “BELIEVE” dưới đây sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn vai trò của truyền thông nội bộ trong bối cảnh mới. 

Hỗ trợ kinh doanh – Business Support

Truyền thông nội bộ cần là công cụ đắc lực để hỗ trợ kinh doanh. Những mục tiêu kinh doanh cần truyền tải tới nhân viên để họ hiểu mình đang bán sản phẩm gì, chất lượng ra sao. Qua việc hiểu rõ hơn về sản phẩm, dịch vụ đó, nhân viên sẽ dễ dàng trở thành một đại sứ thương hiệu – những người sẵn sàng giới thiệu và quảng bá chúng với khách hàng, người thân, bạn bè.

Hãng đệm Aaron – doanh nghiệp đã dùng cách truyền thông nội bộ độc đáo để dùng chính nhân viên giới thiệu về sản phẩm đệm của mình. Aaron là một nhà bán lẻ trong lĩnh vực nội thất, thiết bị điện tử và đồ gia dụng tại Mỹ. Doanh nghiệp này đã phá vỡ Kỷ lục Guinness Thế giới với danh hiệu hiệu ứng domino bằng người và nệm với 1200 người ôm nệm xếp thành chuỗi dài và dần dần đổ theo hiệu ứng Domino. Đoạn video thu hút rất nhiều lượt xem trên mạng xã hội và cũng giúp nhiều người biết hơn tới thương hiệu này. 

Nhân viên, sau khi được truyền thông nội bộ tốt, có thể giúp:

• Bán hàng (đẩy mạnh truyền thông cho các chương trình mua sắm, khuyến mãi)
• Lắng nghe để chăm sóc khách hàng (tiếp nhận ý kiến, quan sát hành vi của khách hàng)
• Tăng cường các trải nghiệm cho khách hàng (customer experience)
• Tăng cường sự gắn kết với thương hiệu của khách hàng (customer engagement)
• Lan tỏa thương hiệu (qua CSR, xây dựng văn hóa doanh nghiệp…)
• Hỗ trợ hoạt động marketing (đăng ký tham gia sự kiện, check in…)
• Hỗ trợ tuyển dụng 

Gắn kết – Engage

Truyền thông nội bộ còn là sợi dây để gắn kết con người với con người, con người với tổ chức, con người với sứ mệnh và tầm nhìn cũng như các mục tiêu.

Thông qua các hoạt động team building, các sự kiện nội bộ, cán bộ nhân viên có cơ hội gặp gỡ, giao lưu những đồng nghiệp, lãnh đạo mà mình chưa có cơ hội tiếp xúc. Các hoạt động này là chất xúc tác để giúp họ thêm phần khăng khít, gia tăng tinh thần làm việc nhóm và hiểu hơn về những người mà hằng ngày mình đang cùng làm việc.

Bên cạnh đó, nhờ có các hoạt động truyền thông nội bộ, khoảng cách giữa nhân viên với tổ chức cũng được rút ngắn lại. Khi đó, tổ chức đang chia sẻ những sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị mà mình đang tuân theo tới nhân viên, giúp nhân viên cảm thấy mình cũng là một phần trong bức tranh lớn của doanh nghiệp.  

Lắng nghe nhân viên – Listen

“Điều quan trọng nhất trong truyền thông là nghe những gì không được nói” – nhà tư vấn quản trị Peter Drucker từng nhận định. Truyền thông nội bộ là một hệ thống trao đổi thông tin hai chiều. Nếu vẫn đang nghĩ truyền thông nội bộ chỉ đơn thuần là việc chuyển tin tức một chiều từ các cấp trên xuống đội ngũ nhân viên, thì đó là một quan niệm thiếu sót.

Giờ đây, thông qua các chiến dịch đo lường mức độ gắn kết, thăm dò ý kiến nhân viên, các diễn đàn thảo luận, tiếng nói của nhân viên đang dần được lắng nghe và giải đáp nếu họ gặp phải vấn đề gì mình chưa hài lòng. Các kênh truyền thông nội bộ như hòm thư góp ý, các diễn đàn mở, bình luận trên các trang mạng xã hội nội bộ sẽ là nơi để những ý kiến của nhân viên được tiếp nhận.

Có rất nhiều cách thức lắng nghe, đó có thể là:

• Lắng nghe chủ động thông qua các chương trình khảo sát định kỳ, thăm dò, điều tra, bình chọn
• Sử dụng các công cụ social listening
• Tổ chức các hội thảo, diễn đàn, đối thoại, giao lưu (offline và trực tuyến)
• Lắng nghe qua các đầu mối truyền thông nội bộ và các KOL
• Quan sát và phân tích nội dung, hành vi

Cập nhật thông tin – Information Update

Truyền thông nội bộ sẽ giúp nhân viên biết về các sự kiện sắp diễn ra, các thay đổi trong chính sách công ty, các hoạt động gắn kết nhân viên như dã ngoại, hội thao hay các cập nhật về tình hình kinh doanh chung của công ty.

Việc công bố những thông tin này đến từng nhân viên thay vì che giấu sẽ tạo nên một môi trường 360 độ minh bạch, cởi mở mà bất kỳ nhân viên nào cũng mong muốn. Rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn và ưu tiên việc cập nhật nhanh nhất bất kỳ hoạt động, sự kiện nào diễn ra trong công ty đến nhân viên qua các kênh nội bộ, có thể kể đến như Vietnam Airlines với trang Spirit, FPT với trang Chungta. Không những vậy, các trang nội bộ này còn “mở cửa” để bất kỳ ai, dù là cán bộ nhân viên hay khách hàng, đối tác đều có thể theo dõi và tìm hiểu.

Đào tạo – Educate

Truyền thông nội bộ có thể giúp nhân viên nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm và học hỏi nhiều điều mới thông qua các hoạt động như sự kiện giao lưu, trao đổi, các buổi tọa đàm liên quan đến các đề tài chuyên môn mà nhân viên quan tâm. Các bản tin nội bộ cũng có thể dành nhiều nội dung để chia sẻ về những xu hướng của ngành hay những kinh nghiệm giúp bán hàng và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.

Văn hóa doanh nghiệp và giá trị cốt lõi – Values

Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ còn giúp cho văn hóa doanh nghiệp của bạn trở nên rõ ràng. Các thông báo, thông điệp, các cập nhật tin tức, những bài viết trên trang blog riêng của CEO đóng vai trò quan trọng trong việc nhìn nhận về văn hóa của nhân viên. Họ sẽ hiểu doanh nghiệp này đang làm vì điều gì, các giá trị sinh ra để phục vụ lợi ích của ai, vì sao sứ mệnh lại thực sự cần thiết cho doanh nghiệp. Văn hóa doanh nghiệp là tổng thể những giá trị đó, và nếu được thực hiện tốt, các chiến dịch truyền thông nội bộ sẽ đưa các văn hóa mà nổi bật là các giá trị cốt lõi “sống” cùng nhân viên.

Bạn có thể nhìn ví dụ từ Mekong Capital để thấy cách doanh nghiệp này đưa các giá trị cốt lõi cũng như những nền tảng của văn hóa doanh nghiệp vào đời sống của nhân viên. Mekong Capital đã tiến hành các sự kiện vui vẻ, các chương trình theo tháng, quý như thi đấu các trò chơi, các cuộc thi, lễ trao giải, những buổi trao đổi để nhân viên thấm nhuần và hiểu hơn về 8 giá trị cốt lõi. Bên cạnh đó, để kiểm tra mức độ hiểu biết của nhân viên, các chương trình đánh giá hàng năm kèm theo các bài kiểm tra được đưa ra để nhìn nhận nhân viên đã nắm được và áp dụng các giá trị cốt lõi đó như thế nào.

Xây dựng hình ảnh lãnh đạo – Employer

Nhờ có truyền thông nội bộ hiệu quả, giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên cũng trở nên cởi mở hơn, thẳng thắn hơn, giúp cho việc quản lý và điều hành tốt hơn. Bên cạnh đó, truyền thông nội bộ còn giúp lan tỏa tầm ảnh hưởng của bất kì ai trong công ty để biến họ trở thành một “nhà lãnh đạo”. Họ không nhất thiết phải là một CEO, một nhà quản lý để được coi là lãnh đạo, mà chỉ cần tiếng nói của họ, hành động của họ truyền cảm ứng cho những người khác, giúp người khác ngày một phát triển, khi đó họ đã là “lãnh đạo” của mọi người.

6. Xây dựng Chiến lược Truyền thông nội bộ

Khi nói đến truyền thông nội bộ, một số người thường nghĩ ngay đến những bài phát biểu hùng hồn, những music video sáng tạo, những bộ ảnh truyền cảm hứng, những bài thơ, câu chuyện gần gũi. Một số khác lại nghĩ đến những câu thông điệp ấn tượng, hoặc các hoạt động team building vui vẻ.

Nhưng đó chỉ là phần ngọn. Truyền thông nội bộ không bắt đầu từ đó. Truyền thông nội bộ không bắt đầu bằng những sản phẩm trả lời cho câu hỏi Cái gì? Nó bắt đầu từ gốc rễ với câu hỏi Tại sao? Tại sao phải làm những việc này?

Khi đặt đúng câu hỏi, truyền thông nội bộ sẽ trở thành giải pháp hiệu quả cho các vấn đề mà doanh nghiệp đang đối mặt. Truyền thông nội bộ để giúp lãnh đạo lấy được niềm tin, sự ủng hộ của nhân viên? Truyền thông nội bộ để giúp gắn kết đội ngũ? Truyền thông nội bộ để giảm tỉ lệ nghỉ việc? Truyền thông nội bộ để giải quyết một khủng hoảng nội bộ nào đó? Hãy luôn nhớ, điều quan trọng nhất là phải xác định được lý do làm Truyền thông nội bộ.

Cách tiếp cận này được chứng thực bởi lý thuyết của Simon Sinek, một chiến lược gia về truyền thông và quảng cáo, tác giả của cuốn sách nổi tiếng Start From Why. Sinek đã nghiên cứu cách thức vận hành của các công ty hàng đầu thế giới, và ông tìm ra được một “công thức thành công” bí mật mà ông gọi là Vòng tròn vàng.

Theo lý thuyết phát triển kinh tế cổ điển, tất cả các doanh đều biết họ cần sản xuất CÁI GÌ, một số doanh nghiệp biết làm NHƯ THẾ NÀO. Nhưng rất ít người hỏi TẠI SAO chúng ta làm sản phẩm đó. Nghĩa là chúng ta làm xuôi từ ngoài vào trong vòng tròn (OUTSIDE IN).

Theo Simon Sinek, những công ty thành công thường dựa theo chiều INSIDE OUT, bắt đầu từ trong ra. Biết Tại sao sẽ có Động lực. Có Động lực sẽ tìm ra cách thức. Có Cách thức sẽ có Sản phẩm. Bằng cách này, khả năng tạo ra những sản phẩm “sáng tạo” và truyền cảm hứng cho nhân viên làm việc là rất cao.

“Vòng tròn vàng” của Simon Sinek là một trong những lý thuyết được nhiều doanh nghiệp ứng dụng nhất hiện nay. Nó không chỉ giúp các nhà lãnh đạo làm xuất sắc mọi việc trong quản lý doanh nghiệp, tuyển dụng nhân sự, mà còn mang lại hiệu quả cao với truyền thông nội bộ.

Trước khi bắt đầu, hãy nghĩ đến lý do. Điều này sẽ giúp bạn giải quyết gốc rễ của vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải.

Mô hình chiến lược Tại sao – Như thế nào – Cái gì.

7. Những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đang cần có một chiến lược truyền thông nội bộ

Quá nhiều sự kiện “ăn chơi nhảy múa”

Khi sự kiện nội bộ được tổ chức với tần suất dày đặc, phần nhiều mang tính chất “ăn chơi nhảy múa” mà không hỗ trợ việc đạt mục tiêu chung của doanh nghiệp, điều này có thể gây ra sự lãng phí công sức, thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp. 

Hơn một phần ba số người được hỏi trong Nghiên cứu Toàn cầu về Sự kiện vào năm 2016 dành ít nhất 20% ngân sách truyền thông của họ cho các sự kiện nội bộ. Doanh nghiệp sẽ không muốn “đổ sông đổ biển” khoản ngân sách đó một cách vô ích. Bởi vậy, các sự kiện nội bộ của doanh nghiệp nên được định hướng một cách bài bản, với mục tiêu được xác định một cách rõ ràng. Những mục tiêu đó sẽ giúp những nhà tổ chức sự kiện tập trung vào những gì sẽ đạt được thay vì tập trung vào các yếu tố bề nổi, ngắn hạn. 

Dấu hiệu 1: Các sự kiện tổ chức phần nhiều mang tính vui chơi mà không thực chất.

Nội dung không được nhân viên quan tâm

Một dấu hiệu khác cho thấy truyền thông nội bộ đang gặp vấn đề đó là khi những nội dung được đưa ra không nhận được sự ủng hộ từ nhân viên. Những bài viết với lượng like, comment, chia sẻ ít ỏi. Những cuốn tạp chí không thường được nhân viên đưa ra để thảo luận, góp ý. Nhân viên không thấy được giá trị từ những thông tin được cung cấp. 

Những dấu hiệu này thông thường là do việc đề xuất kế hoạch nội dung không dựa trên việc thấu hiểu và xây dựng chân dung nhân viên. Trong chiến lược truyền thông nội bộ, việc thấu hiểu chân dung nhân viên giúp doanh nghiệp hiểu họ cần phải nói câu chuyện gì, trên kênh nào để nhận được sự quan tâm của nhân viên. 

Dấu hiệu 2: Nội dung không được nhân viên quan tâm.

Không đo lường được hiệu quả của truyền thông nội bộ 

Theo báo cáo của Poppulo vào năm 2016, có tới hơn 60% người làm truyền thông nội bộ được hỏi cho biết họ không đo lường mức độ hiệu quả công việc của mình. Đó cũng là công việc dành ít thời gian nhất trong tuần của họ. Chính bởi vậy, họ không nhìn nhận được thực trạng truyền thông nội bộ hiện tại, có căn cứ để so sánh tương quan với kết quả các năm trước cũng như có hướng đặt ra mục tiêu cho các năm tới. 

Chiến lược truyền thông nội bộ là chìa khóa giúp hiểu được thành công đó có thể được xác định bằng cách nào, với các tiêu chí cụ thể ra sao.

Dấu hiệu 3: Doanh nghiệp không biết truyền thông nội bộ đang tốt hơn hay tệ đi.

Đội ngũ triển khai luôn thấy quá tải với khối lượng công việc

“Chiến lược” chính là “lược để chiến”, bạn sẽ làm ít hơn với cách thức hiệu quả hơn. Nếu đội ngũ triển khai quá tải với vô vàn công việc mà hiệu quả không nhìn thấy một cách rõ ràng, điều đó có thể cho thấy doanh nghiệp đang cần một cách thức tiếp cận hợp lý hơn, hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn.

Dấu hiệu 4: Đội ngũ triển khai thường xuyên quá tải với công việc.

Cần biết rằng, việc không có chiến lược truyền thông nội bộ sẽ giống như việc bạn lênh đênh trên hành trình ra đảo nhưng không có bản đồ. Quản lý và đội chuyên trách, hay nói cách khác chính là thuyền trưởng và những thủy thủ trên tàu, sẽ không biết mình nên đi theo lộ trình nào để đến nơi cần đến, không biết phải làm gì để thuyền đi đúng hướng và đến đích đúng hẹn.

Khi đội ngũ truyền thông nội bộ đang gặp dấu hiệu “mất phương hướng” như vậy, hãy nhanh chóng đi tìm “bản đồ” đang bị thất lạc. “Bản đồ” đó sẽ giúp họ hiểu mình đang ở đâu, mình cần đi theo hướng nào và mất bao lâu họ có thể “cập bến”. Xem thêm tại đây. 

8. Thấu hiểu những gì để xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hoàn chỉnh?

Thấu hiểu bối cảnh

Khi tình hình thế giới bị đảo lộn, guồng quay kinh tế bị trì trệ cũng là lúc nhiều doanh nghiệp nhìn lại xung quanh mình đang xoay chuyển thế nào và chính bên trong họ đang có gì để đáp ứng những sự thay đổi đó. Đó cũng là lúc họ nắm bắt cơ hội cho chính mình để tiếp tục sống sót trong một thế giới hỗn loạn, giống như cách mà anh em nhà Wright (người phát minh ra máy bay) đã bắt lấy cơ hội thay đổi ngành vận tải toàn cầu khi họ nhìn thấy một đàn chim bay. 

Thấu hiểu bối cảnh chung, bao gồm thấu hiểu tình hình nền kinh tế, thấu hiểu những xu thế hậu khủng hoảng, từ đó gắn bối cảnh đó vào “bức tranh lớn” với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp sẽ định hướng cho truyền thông nội bộ đi đúng hướng, tối ưu hơn. 

Nếu không hiểu bối cảnh và “bức tranh lớn”, chiến lược truyền thông nội bộ sẽ không xác định được mục tiêu phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức, gây lãng phí ngân sách mà không đem lại kết quả mong muốn. 

Giai đoạn hậu khủng hoảng cần là thời gian để tập trung vào bức tranh lớn.

Thấu hiểu hiện trạng truyền thông nội bộ

Bên cạnh thấu hiểu bối cảnh, chiến lược truyền thông nội bộ cũng cần được xây dựng dựa trên sự thấu hiểu hiện trạng kênh, hoạt động và nguồn lực triển khai của doanh nghiệp. Khi đội ngũ nhân viên quay lại văn phòng, rất nhiều cách thức làm việc trước đây đã thay đổi, truyền thông nội bộ cũng có những cách triển khai mới. Các sự kiện nội bộ sẽ hạn chế hơn, thay vào đó là những tương tác trực tuyến; các kênh truyền thông nội bộ được nhân viên theo dõi nhiều hơn để cập nhật tin tức trong doanh nghiệp; nguồn lực triển khai phải tinh giản hơn, đa nhiệm hơn. 

Khi đó, nếu muốn lập chiến lược hoặc lập kế hoạch truyền thông nội bộ mới hậu khủng hoảng, doanh nghiệp cần phân tích cách làm cũ trước đây, từ các sản phẩm và kênh cho đến nguồn lực tổ chức TTNB. Một khi hiểu được hiện trạng này, doanh nghiệp có thể tìm cách để tận dụng những thứ sẵn có, kết hợp với những xu thế mới nhất để có thể phát huy thế mạnh, hạn chế điểm yếu, đề ra chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả.

Thấu hiểu nhân viên

Đây là yếu tố then chốt tạo nên sự thành công của doanh nghiệp nhưng lại là điều thường bị bỏ qua. Chỉ khi thấu hiểu nhân viên của mình một cách bài bản, doanh nghiệp mới có thể xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp với mong muốn của nhân viên và được sự đón nhận nhiệt tình, tích cực từ họ.

Việc thấu hiểu nhân viên cần dựa trên sự lắng nghe, khảo sát để hiểu được: họ đang thực sự nghĩ và cảm thấy gì, họ nhìn thấy gì, họ nói và làm gì, họ nghe gì, họ gặp khó khăn ra sao, họ mong muốn như thế nào. Chẳng hạn như khi nhân viên thấy rằng công ty hình như chỉ quan tâm đến lợi nhuận, nhân viên bị cắt giảm lương đầu tiên chứ không phải lãnh đạo, họ nhìn thấy sự chán nản từ chính lãnh đạo, nghe thấy những thông tin như “hình như sẽ cắt giảm nhân sự” và không có ai nói cho họ biết những gì đang diễn ra. Đó là lúc họ mong muốn được lắng nghe những thông điệp rõ ràng về tương lai của doanh nghiệp, tương lai của chính họ và cam kết công ty. Dựa trên những thông tin này, nhiệm vụ của truyền thông nội bộ là cố gắng để đáp ứng được những nhu cầu đó. 

Nhân viên là tài nguyên quan trọng nhất của doanh nghiệp.

Cần nhớ rằng, nhân viên là tài nguyên quan trọng nhất của doanh nghiệp. Bạn càng hiểu rõ về họ thì càng có khả năng giữ cho họ hài lòng, gắn bó và giúp phát huy tối đa tiềm năng. Một khi nhân viên của bạn không tin tưởng, tự hào về những giá trị của doanh nghiệp thì liệu rằng họ có thể toàn tâm toàn ý, phát huy hết khả năng để đưa doanh nghiệp vượt qua thử thách và dần đi đến thành công bền vững? 

Thấu hiểu là cách tối ưu để chiến lược truyền thông nội bộ hoàn thiện và phù hợp hơn. Nếu bạn chưa có một chiến lược truyền thông nội bộ bài bản, hãy cân nhắc giải pháp IC Strategy của Blue C. Với IC Strategy – một hướng tiếp cận phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp, những ý tưởng khác biệt, sáng tạo và một kế hoạch theo timeline cụ thể, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp thấu hiểu bối cảnh, thấu hiểu hiện trạng ngành cũng như thấu hiểu nhân viên, từ đó khai thác tối đa vai trò của truyền thông nội bộ trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Tìm hiểu thêm về IC Strategy tại đây.

9. Đo lường mức độ trưởng thành Truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ không chỉ là tập hợp kênh hay chuỗi sự kiện. Truyền thông nội bộ cần được nhìn nhận như là một hệ thống. Để đánh giá độ trưởng thành của hệ thống này, doanh nghiệp cần phải được đánh giá trên nhiều tiêu chí khác nhau, từ đó xác định hiện trạng và đề xuất các giải pháp để phát huy điểm mạnh, cải thiện điểm yếu.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc đo lường này, Blue C đã xây dựng công cụ IC Maturity Tool – đo lường mức độ trưởng thành của truyền thông nội bộ. Công cụ này sẽ giúp doanh nghiệp xác định truyền thông nội bộ đang làm tốt đến đâu, từ đó biết được tiêu chí nào cần làm tốt hơn, tiêu chí nào cần cải thiện.

Internal Communication Maturity Model (ICMM) là công cụ do Blue C phát triển dựa trên kinh nghiệm tư vấn truyền thông nội bộ cho nhiều doanh nghiệp với các quy mô khác nhau.

Bộ công cụ với 12 câu hỏi, đo trên 10 tiêu chí và xếp hạng thành 5 cấp độ. Thời gian đánh giá trong 30 phút.

Tiêu chí đo lường

Để đo lường, chúng ta đánh giá trên 10 tiêu chí:

• Lãnh đạo: Mức độ quan tâm của lãnh đạo đến TTNB, quan điểm của lãnh đạo đối với vai trò của TTNB
• Chiến lược: Quản lý TTNB theo chiến lược
• Kênh: Cách thức tổ chức kênh và phát triển nội dung cho kênh
• Hoạt động: Cách thức tổ chức các hoạt động TTNB 
• Con người: Cách thức tổ chức nguồn lực TTNB 
• Đào tạo: Công tác đào tạo về TTNB cho đội ngũ quản lý, cán bộ chuyên trách
• Quy trình: Xây dựng quy trình, hệ thống TTNB bài bản
• Công nghệ: Việc ứng dụng công nghệ vào TTNB của doanh nghiệp
• Ngân sách: Ngân sách dành riêng cho TTNB
• Đo lường: Đo lường hiệu quả TTNB của doanh nghiệp

Sau khi xác định các tiêu chí và mức độ, chúng ta sẽ cần tính điểm. Tùy vào số lượng câu hỏi mà chúng ta sẽ có thang điểm khác nhau. 

Từ đó, ta có thể đo được độ trưởng thành của truyền thông nội bộ trên 5 cấp độ. Về tổng quan, 5 cấp độ trưởng thành của TTNB là:

• Sơ khai: Truyền thông nội bộ vẫn còn ở mức sơ khai, chưa được quan tâm và thực hiện theo hệ thống bài bản. Doanh nghiệp không có sự chú trọng và đầu tư cho truyền thông nội bộ.
• Phản ứng: Doanh nghiệp bắt đầu dành sự quan tâm và bắt tay vào thực hiện công việc truyền thông nội bộ, tuy nhiên chỉ thực hiện theo kiểu “phản ứng”, khi nào phát sinh nhu cầu bắt buộc phải có mới làm.
• Chủ động: Doanh nghiệp nhận thức được vai trò của truyền thông nội bộ và chủ động triển khai, đưa ra những quy trình, công cụ, nguồn lực, đầu tư để truyền thông nội bộ được thực hiện theo đúng định hướng.
• Quản lý: Truyền thông nội bộ được nhìn nhận là một yếu tố quan trọng của doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ đã có đủ các yếu tố cần thiết để vận hành ổn định trong tổ chức. Doanh nghiệp tập trung vào việc duy trì, quản lý để truyền thông nội bộ tiếp tục được triển khai tốt.
• Cải tiến liên tục: Truyền thông nội bộ trở thành yếu tố không thể thiếu để tạo nên sự thành công của tổ chức. Hệ thống quy trình, hoạt động, kênh, nguồn lực đều được tối ưu hóa và có sự đổi mới thường xuyên để truyền thông nội bộ hoạt động hiệu quả nhất, đem lại những kết quả tốt nhất.

Để kiểm tra mức độ trưởng thành của Truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp bạn, hãy liên hệ với chúng tôi để được đo lường miễn phí.

Ở Blue C, chúng tôi luôn tin rằng công nghệ càng phát triển, con người càng cần gắn bó hơn. Sứ mệnh của những người làm truyền thông nội bộ chính là giúp doanh nghiệp phát triển nội lực bằng các giải pháp truyền thông nội bộ. Khi chúng ta hiểu đúng về vai trò của TTNB và triển khai đúng cách, chúng ta sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí và góp phần làm nên sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Bài đọc thêm: 

• Tất cả những gì cần biết về trải nghiệm nhân viên
• Mọi thứ bạn cần biết về văn hóa doanh nghiệp

————

Về Blue C: Blue C là thành viên của tập đoàn MVV Group. Blue C đã thực thi các dự án tư vấn cho các tập đoàn, doanh nghiệp lớn với quy mô hàng nghìn nhân viên như Vietnam Airlines, Viettel, TNG, EMS…, giúp các doanh nghiệp gia tăng nội lực thông qua các giải pháp tư vấn, đào tạo văn hoá doanh nghiệp, truyền thông nội bộ và trải nghiệm nhân viên.

Liên hệ ngay với BLUE C để được tư vấn các giải pháp chiến lược cho doanh nghiệp của bạn:

 info@bluec.vn
 0243 7303 2388