Vì sao doanh nghiệp cần có một cổng thông tin nội bộ chính thống?

Xu hướng sử dụng cổng thông tin nội bộ đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng bởi tính tiện lợi, bảo mật mà kênh này đem lại. Vì sao cần có một cổng thông tin nội bộ và doanh nghiệp có thể tận dụng kênh này như thế nào cho đúng cách?

Cổng thông tin nội bộ là gì?

Khi nhắc đến cổng thông tin nội bộ (web portal/intranet portal), kênh truyền thông này thường được hiểu như thế nào? 

Cổng thông tin nội bộ là nơi lưu trữ thông tin từ nhiều nguồn liên quan đến doanh nghiệp trên một nền tảng website nội bộ. Các thông tin này sẽ được tổng hợp và đảm bảo tính bảo mật trong nội bộ. 

Nhân viên trong tổ chức có thể tìm kiếm thông tin dựa vào những từ khóa liên quan. Các thông tin đa dạng từ chính sách của công ty, các tin tức sự kiện hàng ngày cho đến thư viện hình ảnh, video nhân vật, câu chuyện của nhân viên…

Tùy vào mục đích sử dụng mà web portal của doanh nghiệp có thể công khai hoặc không. Trang tin Chúng ta của FPT hay Spirit của Vietnam Airlines là những cổng thông tin nội bộ “mở” – cho phép người ngoài truy cập và tìm kiếm. Ngoài ra, các doanh nghiệp khác lại lựa chọn hình thức trang tin “đóng” như Vingroup, VP Bank, Mobifone… 

Vì sao nên có một cổng thông tin nội bộ?

Bên cạnh email, các trang mạng xã hội, cổng thông tin nội bộ cũng là một kênh truyền thông bên trong tổ chức. Có nhiều lý do đưa ra cho việc sử dụng cổng thông tin nội bộ có thể đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hơn các kênh khác, dưới đây là những vai trò đáng chú ý:

• Nơi lưu trữ thông tin “tất cả trong một”

Có rất nhiều tài liệu của công ty hoặc liên quan đến công việc của nhân viên đang được lưu trữ trên nhiều nền tảng từ online như email, các trang đám mây trực tuyến đến offline như USB, ổ cứng. Điều này khiến cho thông tin trở nên rải rác, khó tìm kiếm, thậm chí có thể thất lạc nếu không may những người đang quản lý chúng nghỉ việc hoặc vô tình làm mất các công cụ lưu trữ.

Tập trung các tài liệu và thông tin quan trọng trong một nền tảng có thể coi là một trong những ưu điểm lớn nhất của cổng thông tin nội bộ. Khi mọi dữ liệu được đẩy lên một nơi duy nhất, nhân viên có thể tiếp cận thông tin một cách đầy đủ nhất và việc tìm kiếm cũng trở nên dễ dàng hơn. Chỉ cần nhấn vào thanh tìm kiếm và gõ từ khóa liên quan, bạn đã có thể nhận được rất nhiều kết quả phục vụ cho công việc của mình.

Cổng thông tin nội bộ là một công cụ “All-in-one” – “Tất cả trong một”.

Mặt khác, trong bối cảnh nhân viên được yêu cầu làm việc từ xa, việc truyền thông nội bộ cần đảm bảo yếu tố nhanh chóng, liên tục. Cổng thông tin nội bộ khi này sẽ phát huy vai trò hơn cả. Nếu như email nội bộ hoặc bản tin enewsletter thường bị phớt lờ, các tạp chí khó đến tay đối tượng độc giả, mạng xã hội bị “loãng” vì những tin tức, hình ảnh cá nhân thì cổng thông tin nội bộ sẽ là nơi nhân viên có thể tiếp cận và tương tác với những tin tức liên quan đến doanh nghiệp.

• Ngăn chặn lan truyền tin giả

Trước khi đến tay người đọc, những tin tức được đưa lên cổng thông tin nội bộ đã trải qua nhiều bước kiểm duyệt, xác minh. Bên cạnh đó, các tin tức, hình ảnh nội bộ trên cổng thông tin của doanh nghiệp thường do chính các bộ phận có liên quan cung cấp, do vậy, mức độ tin cậy cũng sẽ cao hơn so với việc truyền miệng trong các cuộc hội thoại của nhân viên trên mạng xã hội, các hội, nhóm riêng tư. Điều này giúp giảm thiểu tin giả, tin “phiếm” – những thứ có thể trở thành mầm mống cho việc hiểu sai, chia rẽ không đáng có trong nội bộ.

Sử dụng cổng thông tin nội bộ là cách để ngăn ngừa tin giả phát tán trong tổ chức.

Ngoài ra, đối với những cổng thông tin mở công khai ra bên ngoài, doanh nghiệp có thể kiểm soát việc lan truyền những tin tức gây thiệt hại, ảnh hưởng đến tổ chức. Đơn cử là cổng thông tin Spirit của Vietnam Airlines. Các tin tức Covid-19 liên quan đến cán bộ nhân viên Vietnam Airlines trong thời gian vừa qua trên các phương tiện báo chí sẽ cần căn cứ trên thông tin đưa ra từ trang Spirit. Nếu có bất kỳ tin tức nào sai lệch, đội ngũ truyền thông nội bộ của Vietnam Airlines sẽ nhanh chóng cập nhật trên trang này.

• Duy trì sự liền mạch trong truyền thông

Việc đăng tải những tin tức hằng ngày hoặc dữ liệu liên quan đến chính sách, quy trình… trên cổng thông tin nội bộ sẽ giải đáp những thắc mắc phổ biến của nhân viên như: Tình hình kinh doanh của công ty đang ra sao? Quan điểm của lãnh đạo thế nào? Ai đang làm gì? Mình có thể hỗ trợ gì cho tổ chức? Khi truyền thông đã dần tạo được sự ổn định trong nội bộ, doanh nghiệp có thể phần nào yên tâm để tiếp tục “chiến đấu” và duy trì các hoạt động phát triển bên ngoài khác.

Sự ổn định trông thông điệp truyền thông góp phần đem lại sự ổn định cho hoạt động bên trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, cổng thông tin nội bộ còn là kênh tạo được nhiều tương tác với nhân viên hơn cả. Với cổng thông tin nội bộ, doanh nghiệp có thể thu hút lượng theo dõi và bình luận của nhân viên bằng nhiều cách. Tổ chức các minigame dựa trên các ứng dụng như Kahoot để kêu gọi mọi người vừa đọc, vừa tương tác hay gắn việc bình luận của nhân viên vào quyền lợi của họ là những cách doanh nghiệp thường làm. Chính việc giao tiếp hai chiều như vậy là điều mà doanh nghiệp đang cần trong thời điểm các tương tác trực tiếp bị hạn chế và mọi hoạt động của doanh nghiệp đều chuyển đổi số như hiện nay.  

• Động viên, gắn kết nhân viên trong khủng hoảng

Một lá thư trấn an nhân viên của CEO, một bài viết cập nhật tình hình sức khỏe của nhân viên hay một video động viên từ đội ngũ quản lý – khó có kênh truyền thông nào đủ bảo mật và chính thống để đăng tải những nội dung này tới nhân viên bằng cổng thông tin nội bộ. Trong khủng hoảng, bên cạnh việc cung cấp thông tin chính xác cho nhân viên, truyền thông qua cổng thông tin nội bộ sẽ còn là kênh kết nối để động viên nhân viên vững vàng, cùng đoàn kết để chèo lái doanh nghiệp vượt qua cơn bão.

Lá thư CEO Vietnam Airlines gửi nhân viên được đăng tải công khai trên trang Spirit.

Thay đổi ngay bây giờ

Với những lợi ích kể trên, đội ngũ truyền thông nội bộ cần nhanh chóng thay đổi phương thức truyền tải thông điệp với việc xác định việc trong danh sách “top of mind” – những điều cần ưu tiên phải là lên kế hoạch truyền thông bài bản, xây dựng kênh truyền thông nội bộ hiệu quả. Với kinh nghiệm hỗ trợ xây dựng cổng thông tin nội bộ cho các doanh nghiệp lớn, Blue C sẽ giúp bạn: 

• Khảo sát: Xem xét tính phù hợp của các kênh truyền thông nội bộ hiện tại cũng như nhu cầu, cách tiếp cận của đối tượng, mức độ đáp ứng của doanh nghiệp với các kênh này.
• Thiết kế: Xây dựng khung nội dung, concept chuyên mục, các thiết kế và định hướng nội dung cho cổng thông tin nội bộ
• Sản xuất: Sản xuất các nội dung theo định hướng và kế hoạch cụ thể
• Quản trị: Lập báo cáo và quản trị các phản hồi về cổng thông tin nội bộ. 

Kim Oanh