Phát huy vai trò của quản lý cấp trung trong truyền thông nội bộ

Các nhà quản lý cấp trung cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải ai cũng thực sự quan tâm đến truyền thông nội bộ và có những kỹ năng cần thiết để giao tiếp với nhân viên. Vậy vai trò của họ quan trọng ra sao và làm thế nào để khắc phục vấn đề này, hãy cùng tìm hiểu nhé!

Vai trò của quản lý cấp trung đối với truyền thông nội bộ

Không thể phủ nhận rằng, quản lý cấp trung là cầu nối quan trọng giữa lãnh đạo và nhân viên. Họ không chỉ giúp truyền đạt thông điệp từ lãnh đạo xuống nhân viên mà còn tạo điều kiện cho các thành viên trong nhóm gắn bó với nhau và gắn kết với tổ chức. Đối với truyền thông nội bộ, quản lý cấp trung là một mắt xích quan trọng trong nguồn lực triển khai.

Quản lý cấp trung là cầu nối quan trọng giữa lãnh đạo và nhân viên.

Người “trung chuyển” thông tin

Có những nhân viên rất khó để tiếp cận (bởi họ không làm việc tại văn phòng) và đôi khi đội ngũ truyền thông cũng không hiểu về công việc chuyên môn của họ, gây khó khăn cho công tác truyền thông nội bộ. Khi này những nhà quản lý cấp trung đóng vai trò như “người trung gian” để giúp bộ phận truyền thông truyền các thông điệp cho nhóm của họ. Đây là những người trực tiếp làm việc với nhân viên, tương tác với họ thường xuyên và hiểu những gì họ làm.

Đối với những nhân viên làm việc trực tiếp, quản lý cấp trung là người biết cách truyền đạt thông điệp sao cho đúng với nguyện vọng của lãnh đạo cấp cao tới đội ngũ nhân viên. Họ biết chọn lọc để nói điều gì phù hợp với nhóm của mình, điều gì nên nói, điều gì có thể gây ra phản ứng tiêu cực. Họ biết cách khích lệ nhân viên, đồng thời cũng biết cần làm gì để trấn an mọi người.

Người lắng nghe

Quản lý cấp trung là người giao tiếp với nhóm của mình thường xuyên nhất, luôn sẵn sàng lắng nghe và phản hồi ý kiến của nhân viên. Việc lắng nghe được thể hiện qua những buổi trao đổi trực tiếp 1-1 với nhân viên hoặc qua những buổi thảo luận nhóm. Hơn ai hết, người quản lý là người hiểu rõ nhất về những nỗi lo của nhân viên, đồng thời biết cách làm mọi thứ trở nên dễ dàng hơn cho họ.

Người bạn đồng hành

Không phải lúc nào lãnh đạo cấp cao cũng thể hiện sự đồng cảm và thấu hiểu đối với nhân viên của mình. bởi họ thường rất bận rộn với công việc kinh doanh, quản trị tổ chức. Họ thường rất ít khi tham gia chia sẻ và thảo luận trực tiếp về các vấn đề của nhân viên.

Do đó với nhân viên thì “người bạn” gần gũi nhất và trực tiếp kề vai sát cánh cùng họ trong hành trình trải nghiệm tại nơi làm việc chính là những người quản lý cấp trung. Bên cạnh việc chia sẻ những vấn đề trong công việc, một người quản lý cấp trung lý tưởng sẽ là người sẵn sàng hỏi han, quan tâm tới những vấn đề xoay quanh cuộc sống của nhân viên chẳng hạn như chuyện gia đình, khó khăn trong việc cân bằng giữa cuộc sống và công việc…

Rào cản của quản lý cấp trung trong giao tiếp nội bộ

Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp, quản lý cấp trung còn gặp các rào cản trong việc truyền thông tới các cập. điều này xảy ra phần nhiều bởi ba nguyên nhân chính:

Thứ nhất – Họ thiếu niềm tin vào lãnh đạo

Thiếu niềm tin vào lãnh đạo tạo nên rào cản của quản lý cấp trung trong giao tiếp nội bộ.

Các nhà quản lý cấp trung mong muốn lãnh đạo của họ giao tiếp một cách nhiệt tình hơn. Họ muốn được nghe những lời trung thực (đây là cơ sở cho sự tin tưởng) và được giải thích về những quyết định của lãnh đạo. Tuy nhiên không ít quản lý cấp trung nghi ngờ sự chính trực của các lãnh đạo cấp cao. CMI, một học viện dành cho các nhà quản lý của Anh đã khảo sát 1.400 nhà quản lý và nhận thấy, chỉ 37% nhà quản lý cấp trung tin rằng đội ngũ lãnh đạo của họ minh bạch trong các quyết định và hành động.

Nếu các nhà quản lý cấp trung không tin tưởng với cấp trên của mình, sự kết nối giữa lãnh đạo cấp cao và nhân viên cũng trở nên lỏng lẻo. Khi không có sự tin tưởng giữa quản lý cấp trung và lãnh đạo, những quyết định được đưa ra có thể xung đột hoặc không nhất quán làm ảnh hưởng tới tiến độ công việc cũng như khả năng tiếp nhận thông điệp của nhân viên.

Thứ hai – Họ không thường xuyên trao đổi và lắng nghe nhân viên

Nhiều quản lý cấp trung không coi truyền thông nội bộ là một phần trong công việc của họ, điều này khiến họ không thể gắn kết nhân viên.

Harris Insight and Analytics, một công ty nghiên cứu thị trường đã tiến hành khảo sát hơn 2.000 người bao gồm quản lý và nhân viên. Kết quả nghiên cứu của họ cho thấy, 69% quản lý cấp trung cảm thấy không thoải mái khi giao tiếp với cấp dưới của mình.

Nếu quản lý không chủ động giao tiếp với nhân viên, sự gắn kết và hiệu quả trong công việc có thể bị giảm. Hơn thế nữa, đối với nhân viên tuyến đầu – những người thường không có nhiều cơ hội để thường xuyên trao đổi, gặp gỡ với quản lý cấp trung, việc xem nhẹ giao tiếp có thể khiến nhân viên dần trở nên lạc lõng hoặc thậm chí mất kết nối với tổ chức.

Tệ hơn, khi nhân viên không gắn kết, trách nhiệm thường thuộc về người quản lý và họ dễ dàng xin nghỉ việc. Theo một cuộc khảo sát năm 2013 của Gallup, một công ty tư vấn và phân tích của Mỹ, hơn 50% trong số 195.600 nhân viên được hỏi đã thừa nhận rằng họ bỏ việc là do người quản lý của họ thiếu năng lực. Nghiên cứu của Gallup cũng chỉ ra rằng một người quản lý cởi mở và dễ gần sẽ khiến nhân viên gắn kết hơn và điều này sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân nhân viên mà không cần đến một khoản đầu tư lớn.

Thứ ba – Họ không được đào tạo về các kĩ năng giao tiếp

Theo một nghiên cứu năm 2017 của Inc., trong số 1.000 nhân viên được khảo sát có tới 91% người cho rằng quản lý của mình thiếu kỹ năng giao tiếp. Bên cạnh đó, theo một nghiên cứu khác của Gallup vào năm 2020, chỉ có 13% nhân viên cảm thấy quản lý của mình giao tiếp hiệu quả.

Những nhà quản lý cần nhận thức được rằng họ được khuyến khích giao tiếp nhưng cũng cần được đào tạo về các kỹ năng này. Thường thì những nhà quản lý cấp trung là những người đã được thăng chức nhờ giỏi về chuyên môn nhưng không có nghĩa là họ đã có đủ khả năng để ứng phó tốt khi giao tiếp. Nếu không được đào tạo về kĩ năng giao tiếp với các cấp, họ sẽ rơi vào những rắc rối trong việc tiếp nhận, xử lý, truyền tải thông tin hoặc phân công công việc.

Giải pháp cải thiện giao tiếp của quản lý cấp trung

Đối với những quản lý cấp trung đang gặp phải những rào cản giao tiếp như trên, làm sao để cải thiện kỹ năng giao tiếp? Những giải pháp dưới đây sẽ là gợi ý cho họ.

Cải thiện giao tiếp của quản lý cấp trung là việc cần phải làm.

Xác định mong muốn của lãnh đạo cấp cao

Khi có bất cứ khúc mắc nào đối với thông điệp mà lãnh đạo truyền đạt, quản lý cấp trung cần nhanh chóng trao đổi để làm rõ nguyện vọng hoặc mong muốn của lãnh đạo. Việc làm rõ ngay từ đầu sẽ giúp tránh được những sự hiểu lầm hoặc sự nghi ngờ giữa quản lý cấp trung với lãnh đạo, đồng thời giúp truyền đạt thông điệp của lãnh đạo tới nhân viên một cách nhất quán.

Tạo thói quen giao tiếp thường xuyên, đầy đủ với nhân viên

Người quản lý cần chủ động và có trách nhiệm hơn trong việc giao tiếp. Hãy tạo ra những nguyên tắc cho bản thân trong việc trao đổi với nhân viên chẳng hạn như không bao giờ bỏ qua email của nhân viên, xây dựng các kênh ghi nhận phản hồi của nhân viên, tạo các công cụ giao tiếp hiệu quả nhất cho các thành viên trong nhóm, thường xuyên dành thời gian để xem xét lại tiến độ công việc cũng như trao đổi với nhân viên…

Tham gia các khóa đào tạo kĩ năng giao tiếp

Các khóa đào tạo sẽ giúp những nhà quản lý nắm được kiến thức cơ bản nhất về truyền thông nội bộ và biết được vai trò của mình trong bức tranh toàn cảnh của truyền thông nội bộ. Sau khi tham gia khóa đào tạo họ sẽ ý thức được rằng họ cần suy nghĩ về tác động của lời nói và tầm quan trọng của việc giao tiếp dưới hình thức đối thoại cũng như việc lắng nghe.

Nếu doanh nghiệp bạn mong muốn xây dựng một đội ngũ quản lý cấp trung có nhận thức đầy đủ về truyền thông nội bộ, đừng bỏ qua dịch vụ IC4IC của Blue C. Với IC4IC, các khóa đào tạo chuyên sâu sẽ được thiết kế riêng cho từng doanh nghiệp theo yêu cầu cụ thể, chú trọng các xu thế mới, tính thực tiễn cao và dễ dàng áp dụng vào thực tế.

Hoàng Duy – Trường Sơn