Tối ưu hóa truyền thông nội bộ với 10 xu hướng mới nhất
Sự thay đổi trong lực lượng lao động chủ đạo của doanh nghiệp, những khác biệt sâu sắc giữa các thế hệ Baby Boomer, gen X với gen Y, Z đòi hỏi truyền thông nội bộ cần có những cách tiếp cận mới mẻ, hiện đại hơn. Sau đây là những xu hướng mới nhất về truyền thông nội bộ giúp doanh nghiệp gia tăng sức mạnh nội lực của mình.
1. Tốc độ hơn, ngắn gọn hơn
Để có thể kết nối và tiếp cận với nhân viên, đặc biệt là thế hệ Y, Z – những bạn trẻ năng động, hiện đại, thông điệp của các hoạt động truyền thông nội bộ đưa ra cần ngắn gọn hơn, tốc độ hơn.
Nghiên cứu từ Viện Nghiên cứu Pew Research Center (Mỹ) chỉ ra rằng, những người dưới 35 tuổi có xu hướng mong muốn thông tin được truyền đạt tới họ nhanh chóng, tức thì và thường họ khó có thể kiên nhẫn khi phải chờ đợi để thông tin hiển thị trên website, video cũng như chờ đồng nghiệp phản hồi tin nhắn.
Trong thế giới siêu kết nối, hằng ngày chúng ta sẽ tiếp nhận rất nhiều thông tin cùng một lúc. Do đó, làm thế nào để giúp người đọc, người nghe đón nhận được thông tin quan trọng trong hàng ngàn những email, tin bài họ tiếp nhận mỗi ngày? Thay vì để thông điệp từ một người đến nhiều người, hãy thay đổi để chúng được truyền tải đồng thời từ nhiều đối tượng. Email giờ đây không còn là kênh lý tưởng trong bối cảnh này.
2. Gắn với văn hóa doanh nghiệp
Bên cạnh đó, thế hệ Y, Z khi trả lời cho câu hỏi tiêu chí nào để họ lựa chọn làm việc cho một doanh nghiệp, đán án đưa ra phần nhiều là mong muốn doanh nghiệp có những giá trị cốt lõi, mục tiêu, tính cam kết hay nhìn chung là văn hóa doanh nghiệp tương thích với họ. Làm thế nào để phát triển văn hóa doanh nghiệp và tăng tính gắn kết vẫn đang là một thách thức đối với các nhà quản lý nhân sự (theo nghiên cứu từ Deloitte University Press).
Do vậy, truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp cần gắn bó chặt chẽ với nhau. Không chỉ lồng ghép các giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh… vào các chiến lược truyền thông nội bộ, mà hơn hết, bạn cần nhấn mạnh cách mà doanh nghiệp biểu hiện các giá trị này ra bên ngoài ra sao.
Vậy cụ thể hơn bạn phải làm thế nào? Hãy thực hành những giá trị nền tảng của văn hóa doanh nghiệp mà bạn được đào tạo, biến chúng trở thành những hành vi thường ngày và phổ biến văn hóa này qua nhiều phương thức khác nhau. Hãy đừng để những giá trị cốt lõi chỉ là những tấm poster dán trên tường, mà thay vào đó, hãy hướng dẫn chi tiết và chỉ ra những ví dụ các cách thức để thực hành những giá trị đó. Ngoài ra, những buổi teambuilding, đào tạo… về văn hóa doanh nghiệp cũng sẽ giúp cho nhân viên có những trải nghiệm văn hóa lý thú và tiếp tục gắn bó với tổ chức.
3. Di động hóa mọi nền tảng
Các kênh truyền thông nội bộ cần phải tương thích với các nền tảng di động, trong bối cảnh lực lượng lao động trở nên đa dạng, tự do, không còn bó buộc tại văn phòng.
Một nghiên cứu của PwC đã chỉ ra rằng, nhân viên dù thuộc lứa tuổi nào cũng mong muốn có thể linh hoạt trong công việc của mình, không chỉ trong thời gian làm việc hay không gian văn phòng, mà còn là sự linh hoạt trong địa điểm mà họ làm việc. Đó là lí do vì sao mà nhân viên tại Mỹ lại ưa chuộng tính chất công việc như vậy với hơn 1/3 trong số đó là các freelancer – nhân viên làm việc tự do. Quan trọng hơn, theo một khảo sát từ IBM, những nhân viên tự do thường gắn bó với tổ chức hơn, tự chủ và tích cực hợp tác hơn so với những nhân viên ký hợp đồng chính thức.
Hệ thống kênh truyền thông nội bộ đa dạng, phù hợp, tương thích với di động sẽ giúp kết nối các nhân viên hiệu quả, giúp giải quyết các thách thức của nền kinh tế không ràng buộc (Gig Economy), để các nhân viên làm việc từ xa nhưng vẫn gắn kết với công ty và văn hóa doanh nghiệp.
Theo số liệu từ Google, hơn 58% các doanh nghiệp công nghệ cân nhắc sẽ sử dụng ứng dụng điện thoại để thay đổi cách thức truyền thông hiện tại bởi những lợi ích đáng kể như: tích hợp nhiều tính năng hoặc nhiều kênh thông tin, theo dõi được mức độ tiếp cận và phản hồi của nhân viên hay tiện lợi nhưng vẫn đảm bảo bảo mật…
Nhân viên làm việc tự do thường gắn bó với tổ chức, tự chủ và tích cực hợp tác hơn.
4. Tận dụng sức mạnh của video
Bạn có biết, một hình ảnh có giá trị tương đương với 1.000 chữ, còn một phút video có thể tương đương với 1.8 triệu chữ, tức khoảng 3.600 trang giấy?
Điều đó cho thấy sử dụng video cho việc truyền thông không chỉ giúp dễ dàng thu hút lượng người xem hay tương tác, mà còn góp phần cô đọng lượng lớn thông tin cho người xem trong một khoảng thời gian hợp lý. Nghiên cứu từ Hubspot chứng minh rằng, nếu nội dung trên các trang blog chỉ được 29% những người tham gia khảo sát thường xuyên theo dõi, 33% đối với các bài viết tương tác thì đối với video, con số lên tới 55%, tức hơn một nửa trong số đó sẽ dễ bị thu hút bởi nội dung qua video hơn.
Do vậy, nếu muốn truyền thông nội bộ hiệu quả, video nên nằm trong danh sách những thứ cần ưu tiên của doanh nghiệp bạn. Rất có thể, phương thức truyền thông này sẽ dần thay thế cho các phương thức truyền thống và ứng dụng vào hầu hết các hoạt động trong tổ chức.
5. Nhân viên là những người sáng tạo nội dung
Các ứng viên gen Y, Z luôn tìm kiếm những thông tin xác thực và đáng tin cậy về doanh nghiệp trên mạng xã hội trước khi quyết định nộp đơn ứng tuyển. Trong bối cảnh đó, các chương trình nhân viên lan tỏa thương hiệu trên mạng xã hội được chú trọng hơn, nhân viên được trao quyền và khuyến khích nhiều hơn trong việc sáng tạo các nội dung.
Những nội dung được chia sẻ bởi nhân viên được tương tác tốt hơn gấp 8 lần so với những nội dung được chia sẻ qua cách kênh truyền thông của doanh nghiệp (theo số liệu khảo sát của SocialMediaToday) và một thông điệp của tổ chức khi chia sẻ qua kênh nhân viên sẽ đạt lượng tiếp cận cao gấp 561% so với các kênh mạng xã hội thông thường (theo nghiên cứu từ MSL Group).
Bạn có thể tìm đến những người sáng tạo nội dung từ chính nhân viên của mình.
Việc để nhân viên chia sẻ, sáng tạo thông tin và truyền thông qua các kênh giao tiếp cá nhân còn giúp họ được lên tiếng và lan tỏa chúng rộng khắp, góp phần đem đến hiệu quả về mức độ tiếp cận thông tin. Cách tốt nhất để khuyến khích nhân viên tham gia quá trình xây dựng và quảng bá thông điệp đó là xây dựng kênh truyền thông nội bộ của bạn với nội dung tập trung vào những câu chuyện, tin tức ảnh hưởng tới họ cũng như khiến họ thích thú hay ưu tiên tìm hiểu. Cùng với đó, hãy vận động để họ tích cực bình luận, chia sẻ, tương tác trên các bài viết của bạn để thông điệp cũng như thương hiệu được lan tỏa rộng rãi.
6. Chú trọng trục ngang
Nếu doanh nghiệp bạn vẫn đang truyền thông theo “hàng dọc” – đưa thông tin xuống từ các cấp cao hơn xuống cấp thấp hơn, hãy thay đổi cách thức này sang truyền thông “hàng ngang” – cách thức thông tin được chia sẻ giữa những người, bộ phận, đơn vị có cùng cấp bậc.
Việc tích cực trao đổi giữa các đồng nghiệp, bộ phận sẽ giúp thông tin nhận được những phản hồi, đóng góp liên tục đồng thời khích lệ nhân viên tương tác nhóm. Cách truyền thông này còn giúp các nhà quản lý “rảnh tay” hơn bởi họ sẽ hạn chế phải một mình truyền tải thông điệp tới nhiều bộ phận, phòng ban.
Để truyền thông hàng ngang hiệu quả, những chính sách khích lệ như khen thưởng cho những nhóm có hoạt động nhóm tốt, đặt mục tiêu cho từng nhóm… sẽ giúp nhân viên nhiệt tình góp sức cho quá trình truyền thông. Bên cạnh đó, đừng bỏ qua những sự kiện để nhân viên tham gia vào các hoạt động tập thể, bởi đây vừa là phương pháp tốt để quảng bá văn hóa doanh nghiệp, vừa thúc đẩy tinh thần kết nối, đoàn kết trong nhân viên.
7. Vui chơi có thưởng
Một giải pháp hữu hiệu để thúc đẩy năng suất và định hướng nhân viên làm việc theo đúng mục tiêu của công ty đó là lồng ghép trò chơi vào các hoạt động nội bộ.
Hãy biến những hoạt động nội bộ thành những trò chơi hoặc các hoạt động khuyến khích nhân viên.
Những trò chơi gắn với quy trình, nội dung đào tạo không chỉ giúp công ty đảm bảo rằng nhân viên nắm được những thông tin quan trọng như văn hóa, lịch sử… của doanh nghiệp, mà còn tạo cho nhân viên động lực để luôn nỗ lực hết mình cho những mục tiêu của cá nhân cũng như tổ chức. Do vậy, quá trình định hướng cho nhân viên mới sẽ là thời điểm thích hợp để ứng dụng các trò chơi vào hoạt động đào tạo tân binh. Dưới góc độ truyền thông nội bộ, những trò chơi như giải mật thư để tìm ra thông điệp của công ty hay đi tìm kho báu là các giá trị cốt lõi sẽ là những gợi ý hay ho mà doanh nghiệp có thể ứng dụng cho hoạt động truyền thông nội bộ của mình.
8. Đo lường, đánh giá mức độ hiệu quả
Ruder-Finn – một trong những công ty truyền thông lớn nhất thế giới chỉ ra rằng, chỉ có 16% doanh nghiệp hài lòng với khả năng đo lường, đánh giá mức độ hiệu quả của công tác truyền thông nội bộ.
Qua việc đánh giá và đo lường, bạn có thể nắm được các thông tin như mức độ tương tác của nhân viên với thông điệp hay phạm vi phủ sóng của thông điệp đó trong tổ chức. Thêm vào đó, những kết quả thu được sau khi đánh giá và đo lường có thể được nêu ra để ban lãnh đạo nhận định được tầm quan trọng của thông điệp, chiến lược đang truyền thông, từ đó họ có thể phân tích những điểm đạt, chưa đạt và điều chỉnh kịp thời cũng như hiểu hơn được suy nghĩ và mong muốn của nhân viên.
9. Thống nhất thông điệp từ trong ra ngoài
Truyền thông nội bộ và truyền thông ra bên ngoài đều liên kết chặt chẽ với nhau, do đó điều cần thiết đó là luôn để cho đối tượng truyền thông, đặc biệt là nhân viên và khách hàng được thông suốt về thông điệp của bạn từ trong ra ngoài.
Doanh nghiệp cần tạo ra những kênh truyền thông nhanh chóng, tương tác tốt và đáng tin cậy để tiếp cận tất cả các nhân viên. Các thông điệp trước khi đưa ra cần được bàn bạc và thống nhất để có cách truyền tải phù hợp với từng đối tượng.
10. Tận dụng các biểu tượng ngộ nghĩnh (emoji)
Trong những cuộc hội thoại, chúng ta thường hay sử dụng những biểu tượng cảm xúc (emoji) để giúp cuộc trò chuyện nhẹ nhàng và thú vị hơn. Sự thật là, các biểu tượng cảm xúc là một loại “ngôn ngữ” mà ai cũng có thể hiểu cho dù bạn là người nước nào, điều này đồng nghĩa đây cũng là tín hiệu quen thuộc, hữu ích, giúp cho các thông điệp dễ được tiếp cận tới đối tượng mà bạn mong muốn.
Hơn thế nữa, các biểu tượng cảm xúc còn là một cách tuyệt vời để thu hút những người lao động trẻ tuổi, và việc doanh nghiệp bạn biết cách ứng dụng vào các thông điệp đưa ra còn cho thấy bạn linh hoạt để thích ứng khi giao tiếp với ứng viên.
Kim Oanh
(Nguồn tham khảo: Staffbase)
Bài viết liên quan:
Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ – cần gì?
Tổ chức thành công khóa học “Truyền thông nội bộ: Gắn kết cá nhân – Nâng cao hiệu suất”
Dùng nhân viên lan tỏa thương hiệu: Tiết kiệm và hiệu quả
Tại sao giá trị cốt lõi là điều sống còn của doanh nghiệp?
