Những cách làm truyền thông nội bộ thiếu hiệu quả thường gặp
Truyền thông nội bộ đúng cách đem lại lợi ích về nhiều mặt cho doanh nghiệp. Để thực hiện truyền thông nội bộ hiệu quả, doanh nghiệp cần tránh những cách làm sau.
Không gắn với mục tiêu lớn
Chúng ta đã biết, việc gắn kết nhân việc muốn thành công chỉ khi họ cùng hiểu được bức tranh lớn của tổ chức. Để làm được điều đó, nhiệm vụ của đội ngũ làm truyền thông nội bộ là phải truyền tải những sứ mệnh, mục tiêu chung của tổ chức tới nội bộ.
Tuy nhiên, doanh nghiệp đôi khi quá tập trung vào các sự kiện đặc biệt cho nhân viên như sinh nhật công ty, tổng kết năm, 8/3, 20/10… mà quên đi mục tiêu sau cùng của những hoạt động truyền thông này là để đáp ứng nhu cầu nào của tổ chức. Việc không gắn các chiến dịch, hoạt động truyền thông nội bộ với mục tiêu lớn của tổ chức sẽ khiến nhân viên không hiểu được thông điệp doanh nghiệp muốn đưa ra, từ đó dễ dẫn đến tình trạng hiểu sai, hiểu chưa đủ.
Các hoạt động truyền thông nội bộ cần gắn với mục tiêu chung của tổ chức.
Sử dụng kênh lỗi thời
Nếu doanh nghiệp vẫn đang sử dụng email hoặc các công cụ thủ công khác như thông báo qua các tờ giấy in dán trên bảng tin, doanh nghiệp đó đang tốn thời gian cho những cách tiếp cận kém hiệu quả và không còn được nhân viên ưa chuộng. Đặc biệt nếu doanh nghiệp bạn có lực lượng lao động từ xa hoặc cộng tác viên – những người có xu hướng sử dụng các nền tảng số để cập nhật thông tin, việc tiếp cận qua các kênh truyền thống và lỗi thời này sẽ tạo nên rào cản lớn cho họ.
Email không còn là kênh được nhân viên ưa chuộng.
Không chỉ vậy, việc sử dụng kênh truyền thông thiếu hiệu quả còn khiến doanh nghiệp lãng phí lượng lớn chi phí. Dựa trên thu nhập cá nhân của nhân viên từ 906 doanh nghiệp tại các quốc gia Anh, Pháp, Đức, Webtorials đã báo cáo rằng doanh nghiệp có thể thiệt hại gần 11.000 đô la/nhân viên mỗi năm nếu sử dụng những kênh giao tiếp lỗi thời, kém chất lượng.
Mặt khác, các công cụ truyền thông mới như mạng nội bộ, các trang mạng xã hội hay ứng dụng điện thoại sẽ đem lại giải pháp cho các vấn đề này. Lợi ích của các kênh này khó có thể bỏ qua khi bạn vừa tiết kiệm được chi phí, rút ngắn thời gian và vừa đảm bảo nhân viên được tiếp cận thông tin một cách chính xác và toàn diện.
Thiếu giao tiếp hai chiều
Việc truyền thông nội bộ theo hướng từ trên xuống dưới – thông điệp đưa ra từ lãnh đạo và chuyển xuống từng phòng ban và cuối cùng đến tai nhân viên – sẽ là một rào cản khiến việc truyền thông kém hiệu quả. Nhân viên muốn biết thông tin phải chờ qua nhiều cấp và đón nhận chúng trong tâm thế “được nghe nhưng không được nói”. Họ muốn mình có những kênh phản hồi, những cuộc trao đổi để hiểu rõ hơn những thông điệp được đưa ra.
Một trong ba đặc tính của truyền thông nội bộ theo công thức H.O.T là Two-way – giao tiếp hai chiều. Do vậy, nếu bạn vẫn đang áp dụng cách làm là đưa ra thông báo từ cấp cao xuống dưới, hãy thay đổi bằng cách những giao tiếp từ dưới lên – khuyến khích những cuộc đối thoại từ hai phía, lắng nghe ý kiến của nhân viên nhiều hơn.
Giao tiếp hai chiều giúp tiếng nói nhân viên được lắng nghe.
Thiếu điểm nhấn và sự xuyên suốt
Một sai lầm nữa khi làm truyền thông nội bộ đó là việc tổ chức quá nhiều hoạt động mà không có gì thực sự ấn tượng. Khi doanh nghiệp quá chú trọng việc đảm bảo số lượng các sự kiện, hoạt động trong một năm, việc này dễ dẫn đến tình trạng sa đà và đi lệch với mục tiêu ban đầu, thiếu tính xuyên suốt. Không những vậy, việc “nhiều nhưng không đủ” này còn “ngốn” lượng lớn thời gian và chi phí của doanh nghiệp.
Quá nhiều hoạt động nhưng không có điểm nhấn sẽ không phải cách triển khai truyền thông nội bộ hiệu quả.
Quá nghiêm túc, thiếu sáng tạo
Việc truyền thông nội bộ bên cạnh việc cung cấp đầy đủ thông tin, chính xác, nhanh chóng thì còn đòi hỏi những thông tin đó thú vị và đủ sức hấp dẫn người đọc. Những thông tin quá nghiêm túc về sự kiện công ty hoặc chỉ mang tính chất đưa tin, không có những nội dung, câu chuyện đặc sắc hay hình ảnh lôi cuốn không đủ để thu hút nhân viên đọc tiếp.
Người đọc đang có xu hướng đọc tin tức như thế nào? Trong một phân tích bản đồ nhiệt của CoSchedule, chỉ có 10-20% độc giả thực sự đọc đến dòng cuối cùng của một bài viết. Để con số này cao hơn, đội ngũ làm truyền thông nội bộ phải lôi kéo bằng những tiêu đề hấp dẫn, giới thiệu mới lạ, nội dung sáng tạo và trình bày với bố cục ngắn gọn kèm hình ảnh bắt mắt.
Muốn thông điệp được nhân viên đón nhận nhiều hơn, cần sáng tạo trong cách thức truyền thông nội bộ.
Truyền thông nội bộ hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp gia tăng 4 nguồn vốn quan trọng, bao gồm: Vốn tổ chức, Vốn thông tin, Vốn con người và Vốn cộng đồng. Để phát huy tối đa những nguồn vốn trên, bên cạnh việc tránh những sai lầm phổ biến, doanh nghiệp cần bắt đầu bằng một chiến lược bài bản, từ việc xác định mục tiêu, tìm ra giải pháp và xây dựng các hoạt động truyền thông nội bộ phù hợp.
Dịch vụ Tư vấn chiến lược truyền thông nội bộ (IC Strategy) của Blue C sẽ “gỡ rối” cho doanh nghiệp bằng việc khai thác tối đa vai trò của truyền thông nội bộ trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Với kinh nghiệm tư vấn chiến lược và triển khai truyền thông nội bộ cho các doanh nghiệp ở các quy mô khác nhau, Blue C giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc gắn kết, nâng cao hiệu suất thông qua các đề xuất hiệu quả nhất.
Kim Oanh
