Giao tiếp hiệu quả hơn trong doanh nghiệp nhiều thế hệ

Doanh nghiệp với lực lượng lao động gồm nhiều thế hệ, từ Baby Boomer đến Gen Z sẽ đòi hỏi có sự đa dạng trong cách thức truyền thông. 6 lời khuyên sau sẽ giúp bạn biết cách làm thế nào để việc giao tiếp với mọi đối tượng trở nên hiệu quả và phù hợp hơn.

1. Khảo sát nhân viên

Mỗi thế hệ sẽ có những mong muốn và sở thích khác nhau. Giao tiếp hai chiều sẽ giúp việc tương tác với từng đối tượng trở nên chính xác và đáp ứng đúng yêu cầu của họ hơn. Để làm điều đó, khảo sát nhân viên là việc nên làm.

Những bài khảo sát ngắn hoặc việc đọc các bình luận của nhân viên sẽ giúp người làm truyền thông hiểu hơn nguyện vọng của họ. Sau khi kết thúc một chương trình, hãy hỏi nhân viên để lắng nghe phản hồi của họ. Nếu họ không thích điều gì, đừng ngại đặt câu hỏi vì sao. Những ý kiến của nhân viên sẽ là thông tin quan trọng để các hoạt động tiếp theo hiệu quả hơn và không phạm phải những sai lầm cũ.

Tích cực tổ chức các hoạt động khảo sát, lắng nghe nhân viên để hiểu về mong muốn của họ.

2. Chọn kênh truyền thông theo thói quen của từng thế hệ

Khi mà thế hệ trẻ có xu hướng am hiểu về công nghệ hơn, các kênh tiếp nhận thông tin do vậy cũng sẽ đa dạng hơn. Thay vì nhận những tin tức qua các tờ poster dán trong thang máy, thế hệ trẻ có thể tìm đến những thông tin này tại bản tin e-newsletter được gửi qua email, mạng nội bộ mỗi ngày.

Ngược lại, không phải ai thuộc thế hệ Baby Boomer cũng nhanh nhẹn trong việc tiếp nhận thông tin qua các kênh online như ứng dụng điện thoại, mạng xã hội. Thay vào đó, họ sẽ ưu tiên các kênh truyền thống như các buổi họp đầu tuần hoặc buổi offline, các ấn phẩm in như tạp chí, poster, standee đặt tại đại sảnh hoặc dán trên bảng thông báo. Do vậy, với mỗi đối tượng, hãy lựa chọn những kênh truyền thông phù hợp và đúng với thói quen, mong muốn của họ.

Mỗi thế hệ sẽ có lựa chọn khác nhau đối với kênh truyền thông.

3. Đào tạo cho đội ngũ Baby Boomer

Trước đây, tại Otis Elevator – một công ty về sản xuất thang máy, thông tin được gửi tới nhân viên thường theo cách thức truyền thống, chủ yếu là qua email. Sau đó, khi một lực lượng lớn các nhân viên trẻ dần thay thế cho những thế hệ lớn tuổi đã về hưu, cách thức truyền tin dần hiện tại và ứng dụng công nghệ nhiều hơn. Email dần được thay thế bằng các ứng dụng di dộng trên các thiết bị iPhone, iPad.

Với đội ngũ nhân sự trẻ, việc chuyển đổi cách thức này không làm khó họ. Nhưng với những thế hệ lớn tuổi còn làm việc tại Otis, họ cần hỗ trợ rất nhiều. Chẳng hạn như trong việc đăng nhập vào email, khi Otis yêu cầu thay đổi mật khẩu theo chu kỳ 90 ngày, nhiều người trong số họ trở nên lúng túng vì không thể nhớ và khôi phục lại mật khẩu mình đã đặt.

Để giải quyết những vướng mắc tương tự như của Otis, doanh nghiệp cần triển khai những buổi đào tạo, workshop để hướng dẫn nhân viên, đặc biệt là đội ngũ lớn tuổi, cách thức sử dụng các kênh truyền thông online. Những buổi đào tạo như vậy sẽ giúp việc giao tiếp với họ hiệu quả hơn và đồng nhất với mọi đối tượng.

Đừng bỏ qua việc đào tạo những kiến thức, kỹ năng công nghệ cho thế hệ lớn tuổi.

4. Chú trọng giao diện của các kênh truyền thông

Trong bối cảnh mỗi nhân viên, đặc biệt là thế hệ trẻ tuổi, khi tiếp nhận thông tin đều mong muốn thông điệp ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhìn, doanh nghiệp cần chú trọng vào không chỉ nội dung mà cả giao diện trình bày chúng để tương thích với mọi nền tảng.

Hãy đảm bảo rằng font chữ đều đọc được trên mọi thiết bị, bài viết có những hình ảnh, video minh họa và thu hút, tránh những cụm từ khó hiểu. Ngoài ra, độ dài của tiêu đề bài viết cũng không nên bỏ qua. Hãy thiết kế lại để độ dài vừa phải (tiêu đề tối đa 30 ký tự, đoạn mô tả tối đa 300 ký tự) để dù thông tin trên máy tính hay điện thoại cũng đều dễ theo dõi.

Giao diện càng dễ nhìn, bắt mắt càng thu hút người theo dõi.

5. Thay đổi cách thức các buổi trao đổi

Những buổi trao đổi của lãnh đạo với nhân viên hay họp giao ban đầu tuần sẽ trở nên nhàm chán và không hiệu quả nếu như vẫn giữ nguyên cách truyền thống: trên đọc dưới nghe. Những nhân viên trẻ vốn năng động và thích được đưa ra quan điểm, do vậy sẽ tuyệt vời hơn nếu những buổi trao đổi như vậy họ có cơ hội tương tác với lãnh đạo, diễn giả.

Thay đổi format buổi trao đổi, chẳng hạn như chuyển thành một buổi talk show – giao lưu giữa lãnh đạo và nhân viên, họp online dưới dạng video conference. Việc thay đổi này sẽ tạo sự thoải mái cho nhân viên, đồng thời giúp việc tiếp nhận thông tin dễ “thấm” hơn với họ.

Cách thức tổ chức các buổi họp, trao đổi cần hai chiều hơn.

6. Tổ chức nhiều cuộc thi cho nhân viên trẻ

Đa số mọi người đều yêu thích các cuộc thi, dù là họ tham gia hay là “chân” cổ vũ. Một thế hệ trẻ trung, năng động sẽ có xu hướng ủng hộ tích cực những hoạt động vui chơi, team building do công ty tổ chức.

Để khuấy động không khí làm việc, doanh nghiệp nên tổ chức các cuộc thi hoặc hoạt động thể thao cho họ. Đặc biệt trong những dịp cuối năm, hãy để mọi thế hệ trong công ty bạn được hòa mình vào những chương trình vui chơi, giải trí tại bữa tiệc Year End Party để họ thêm phần gắn kết với tổ chức nhé!