Muốn bản tin nội bộ thu hút, hãy biến nó thành “bữa ăn nhẹ”
Cung cấp quá nhiều tin tức sẽ khiến nhân viên cảm thấy “bội thực” và thiếu cảm xúc. Ngược lại, nếu bạn mang đến cho họ một “bữa ăn nhẹ” với nội dung vừa phải, đủ độ tò mò và hình thức hấp dẫn, nhân viên sẽ đón nhận bản tin của bạn một cách tự nhiên và hào hứng hơn.
- Chọn đúng định dạng
Hãy hiểu đúng nhóm đối tượng mục tiêu để lựa chọn định dạng bản tin phù hợp và tiện lợi nhất với nhân viên của mình.
Hầu hết các tổ chức ngày nay duy trì các bản tin qua email, nhưng trong một số trường hợp, một ấn phẩm in lại hiệu quả hơn. Ví dụ, với bốn nhóm lao động sau, việc sử dụng bản tin giấy sẽ dễ dàng tiếp cận với nhân viên hơn: Nhân viên sản xuất, những người dành phần lớn thời gian của họ trên sàn nhà máy và có ít quyền truy cập thiết bị điện tử; Nhân viên chăm sóc khách hàng, rất bị động về thời gian; Những người làm việc từ xa (tiếp viên hàng không, tài xế xe tải, người giao hàng…) luôn phải di chuyển; Đại lý bán hàng.
- Cung cấp các tin “độc quyền”
Khi độc giả mở một bản tin nội bộ, thứ họ tìm kiếm giờ đây không chỉ nằm ở những tin tức nhanh, nóng mà họ thích những bài viết có chiều sâu, chất lượng với góc nhìn độc đáo. Hãy cung cấp cho nhân viên những tin tức mà họ không thể tìm kiếm được trên báo chí, trên các văn bản, quy định nào.
- Liên quan đến nhân viên
Tạo nội dung lấy nhân viên làm trung tâm, nghĩa là các thông tin trên bản tin cần liên quan đến nhân viên hoặc các thông tin khiến họ quan tâm. Ví dụ: Với thông tin về thay đổi chính sách, hãy cung cấp cho họ những lí do quyền lợi của nhân viên khi áp dụng chính sách mới, với đề tài về an toàn lao động, hãy cung cấp cho họ những đề xuất giúp nhân viên tránh khỏi các mối nguy hiểm đảm bảo an toàn tại nơi làm việc. Khi giới thiệu sản phẩm mới, đừng đơn thuần chỉ giới thiệu sản phẩm là gì mà hãy cung cấp cho nhân viên cách trả lời khách hàng khi được hỏi về sản phẩm…
- Theo dõi hành vi độc giả và thiết lập danh sách
Chính xác đây là việc đo lường hiệu quả đạt được từ các bản tin nội bộ. Danh sách các bài viết có nhiều lượt view, danh sách các chuyên mục có nhiều tương tác, danh sách các nhân viên chăm chỉ click bài viết… Tất cả các con số đo lường sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng nội dung trên các kênh truyền thông hoặc tìm ra những nhân tố mới cho các hoạt động nội bộ.
- Phục vụ một bữa ăn nhẹ, không phải là một bữa chính
Theo nghiên cứu của Nielsen, người dùng dành trung bình 51 giây để xem một bản tin điện tử. Điều đó có nghĩa là nhân viên cần nội dung “dễ tiêu hóa”. Dưới đây là một số cách biến bản tin nội bộ của bạn thành “bữa ăn nhẹ” cho độc giả:
- Bắt đầu với tiêu đề và dòng chủ đề mạnh mẽ: Gây ấn tượng ngay từ những dòng đầu tiên.
- Ngắn gọn: Giữ các câu chữ ngắn gọn nhất có thể.
- Nhiều hình ảnh: Bao gồm hình ảnh của nhân viên, infographic…
- Nói ngôn ngữ của nhân viên. Sử dụng các từ mà nhân viên hiểu, tránh biệt ngữ và các từ viết tắt
- Viết để đọc lướt: 57% độc giả chỉ lướt bản tin, vì vậy hãy tạo ra các mẩu tin có dung lượng vừa phải và những gạch đầu dòng rõ ràng.
- Tập trung vào các chủ đề chính: Giải thích tại sao một số thông tin nhất định là quan trọng đối với nhân viên và cách chúng ảnh hưởng đến công việc của họ.
Mai Trinh
(nguồn tham khảo: Ragan)
