Vai trò của truyền thông nội bộ trong thời điểm Covid-19 bùng phát
Bên cạnh những vai trò thường thấy đối với sự phát triển của doanh nghiệp và nhân viên, truyền thông nội bộ cũng có những lợi thế đáng kể góp phần tạo sự thông suốt thông tin trong nội bộ và hỗ trợ nhân viên trong thời điểm doanh nghiệp đối mặt với những nguy cơ từ “cơn bão Covid-19”.
1. Nguồn tin xác thực nhất
Trong thời điểm này, điều cần chú trọng nhất là sức khỏe và sự an toàn của nhân viên. Đó là lí do vì sao doanh nghiệp ban hành nhiều chính sách, thay đổi cách thức làm việc để nhân viên yên tâm làm việc. Lúc này, truyền thông nội bộ sẽ là kênh để truyền tải những sự điều chỉnh đó cho nhân viên theo cách chính thống nhất.
Các tin tức được đội ngũ truyền thông nội bộ gửi tới nhân viên còn đóng vai trò là nguồn tin xác thực nhất mà nhân viên cần biết. Bộ phận chuyên trách về truyền thông nội bộ sẽ biết hệ thống các kênh truyền thông đang có sẵn, đâu là kênh được nhân viên thường xuyên theo dõi và mỗi đối tượng sẽ có những kênh riêng nào, do vậy, họ có thể hỗ trợ nhân viên tiếp cận những tin tức cập nhật nhất, liên quan nhất.
Tại FPT, báo nội bộ Chungta.vn là nguồn tin chính thống nhất mà nhân viên có thể truy cập khi muốn nắm rõ tình hình nội bộ trong thời điểm dịch Covid-19. Lãnh đạo doanh nghiệp này yêu cầu nhân viên không chia sẻ hoặc cung cấp thông tin chưa được kiểm chứng liên quan tới dịch bệnh trong FPT lên mạng nội bộ, mạng xã hội và các phương tiện truyền thông khác.
Những tin tức về Covid-19 thường xuyên được cập nhật trên trang nội bộ Chungta.vn của FPT.
2. Kênh giải đáp thắc mắc của nhân viên
Nếu nhân viên thấy rằng mình được thông báo về vai trò và hành động cần thiết trong các tình huống có thể xảy ra, họ sẽ yên tâm hơn đồng thời biết cách ứng phó phù hợp. Giải đáp cho nhân viên những câu hỏi thường gặp sẽ là cách để xử lý khủng hoảng truyền thông tốt nhất.
Trước khi tình hình có thể trở nên xấu đi, hãy đảm bảo rằng bạn đang soạn một bộ tài liệu những câu hỏi thu thập từ ý kiến của nhân viên. Đừng quên việc trả lời những câu hỏi này cần tuân thủ và dựa trên những cơ sở pháp lý hiện hành, chính sách của công ty. Tham khảo ý kiến của lãnh đạo hoặc người có nghĩa vụ liên quan sẽ giúp bạn đưa ra những giải đáp chính xác nhất.
Biểu mẫu FAQ (Hỏi & Đáp) tham khảo của Seattle Cancer Care Alliance.
Ngoài ra, đội ngũ chuyên trách có thể áp dụng các cách làm sáng tạo hơn như cung cấp các video, hình ảnh minh họa cho các câu trả lời của mình. Một cách khác là lập ra một đội xử lý thông tin mà tại đó, những người có kiến thức đầy đủ về dịch bệnh và tình hình công ty sẽ là “tổng đài” tư vấn cho nhân viên mọi lúc, mọi nơi. Dù chọn cách nào, hãy đảm bảo rằng bạn đã truyền thông cho nhân viên về nơi họ có thể truy cập các kho nội dung này nữa nhé.
3. Giải pháp số cho các sự kiện nội bộ
Các hoạt động đào tạo nội bộ phải tạm hoãn, các sự kiện đông người cũng bị hủy để đảm bảo an toàn cho nhân viên. Là một phần quan trọng trong công tác truyền thông, các sự kiện nội bộ cần có giải pháp chuyển đổi số để nhân viên vẫn tiếp cận được thông tin cần thiết mà không phải di chuyển đến khu vực có nguy cơ lây nhiễm cao.
Các sự kiện bị hoãn sẽ là lúc để các phương thức truyền thông số lên ngôi.
Nhiều doanh nghiệp đã tổ chức sự kiện trực tuyến hoặc qua hình thức livestream để duy trì các hoạt động này. Cách làm này không chỉ giúp doanh nghiệp tối đa hóa các nền tảng công nghệ có sẵn mà còn giảm thiểu chi phí tổ chức và quan trọng hơn cả – tạo cảm giác an toàn cho nhân viên.
4. Kênh hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa
Làm việc từ xa giờ đây đã trở thành yêu cầu bức thiết. Nếu không có những phương tiện truyền thông nội bộ, những nhân viên làm tại nhà sẽ không nắm được tình hình, tiến độ công việc của mình cũng như đồng nghiệp.
Các công cụ quản trị dự án như Slack, Basecamp… cho phép quản lý nắm được tiến độ và kế hoạch sắp tới cho từng dự án. Các kênh hỗ trợ làm việc nhóm online như Zoom, Skype… dần thay thế các cuộc họp trực tiếp, đem lại sự thuận tiện cho những ai lo ngại việc đến chỗ làm.
Các công cụ như Zoom, Skype… sẽ là công cụ hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa hiệu quả nhất trong thời điểm này.
Với những lợi thế trên, có thể thấy, bên cạnh việc hỗ trợ kinh doanh, cải thiện hiệu suất hay hỗ trợ thu hút ứng viên, giữ chân nhân tài, truyền thông nội bộ còn là trợ thủ cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào khi phải đối diện với các cuộc khủng hoảng lớn. Với tình thế bất khả kháng như hiện nay, điều doanh nghiệp cần lưu tâm hơn cả đó là trấn an nhân viên và đảm bảo nội bộ luôn thông suốt bởi một tổ chức chỉ vững vàng hơn khi có sức mạnh nội tại mạnh mẽ.
Kim Oanh
