Tính chân thực – thách thức lớn của truyền thông nội bộ
Nhân viên là những người chứng kiến và biết rõ nhất những câu chuyện và hoạt động xảy ra hằng ngày trong nội bộ. Tuy nhiên, việc đưa thông tin để nhân viên cảm thấy đủ chân thực là một thách thức cho những người làm truyền thông nội bộ.
Trong một email gửi cho nhân viên đầu tháng 11 vừa qua, CEO McDonald Steve Easterbrook đã thừa nhận mối quan hệ tình cảm với một nhân viên cấp dưới và nói rằng đó là một sai lầm. “Tôi đã dính vào một mối quan hệ đồng thuận với một nhân viên, điều này trái với các chính sách của McDonald. Đây là một sai lầm. Vì những giá trị của công ty, tôi đồng ý với ban quản trị rằng đã đến lúc tôi phải ra đi. Mặt khác, tôi hy vọng các bạn có thể tôn trọng quyền riêng tư của tôi” – Steve Easterbrook cho biết.
Với nhiều người, đặc biệt là lãnh đạo, việc thành thật và thừa nhận sai lầm như cách Easterbrook làm với nội bộ không phải là điều dễ dàng. Làm thế nào để truyền thông với nhân viên chân thực nhất và phản ánh đúng những giá trị doanh nghiệp là điều mà nhiều lãnh đạo cũng như đội ngũ truyền thông nội bộ tìm cách xoay xở.
Ngày nay, truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài đang có xu hướng xoá nhoà ranh giới. Những tin tức tiêu cực về tổ chức không chỉ được che đậy với bên ngoài mà đôi khi còn bị hạn chế công khai trong nội bộ. Những câu từ trong các thông điệp được đưa ra cũng được “đánh bóng” một cách cẩn thận hơn. Những hành vi này xảy ra khi lãnh đạo hoặc những người làm truyền thông nội bộ đang coi truyền thông nội bộ là công cụ để PR chứ không phải là “sợi dây” gắn kết nhân viên trong tổ chức.
Vậy nhưng, sự thật là nhân viên lại chính là người hiểu rõ nhất và biết sớm nhất những gì đang vận hành bên trong tổ chức. Họ sẽ không gặp khó khăn gì để có thể kiểm tra mức độ chính xác trong thông điệp bạn đưa ra bởi họ là những người trực tiếp trải nghiệm những điều bạn nói. Việc “đắp” lên những lớp áo giáp thiếu chân thực vào thông điệp được đưa ra sẽ khiến họ không biết nên tìm đến nguồn thông tin nào chính xác, từ đó, niềm tin vào tổ chức sẽ dần mai một.
Nhân viên dễ dàng tìm ra được những điều bị che giấu bởi họ là người hiểu rõ nội tình nhất.
Vì sao truyền thông nội bộ cần chân thực hơn?
Truyền thông nội bộ là câu chuyện giữa con người với con người. Việc gắn kết sẽ dựa trên nền tảng của sự tin cậy. Nhân viên sẽ tiếp tục đồng hành lâu dài với tổ chức nếu họ luôn được biết về những điều doanh nghiệp thực sự làm, những câu chuyện thật từ những con người thật. Ngược lại, nếu những thông tin họ có được chỉ là những “hào nhoáng” được “tô vẽ” bóng bẩy trên báo chí trong khi thực chất lại không phải vậy hoặc những điều được nhắc tới quá xa vời, không liên quan trực tiếp tới họ, việc rời khỏi tổ chức là điều sớm muộn sẽ xảy ra.
Để sự chân thực không còn là thách thức
Để hạn chế những rủi ro có thể xảy ra khi mất đi sự tin cậy trong nhân viên, truyền thông nội bộ cần phản ánh đúng “hơi thở” của doanh nghiệp. Những nội dung đưa ra cần là những câu chuyện chân thực về giá trị của doanh nghiệp, về những sự kiện và cả những câu chuyện về con người và tâm tư của họ.
Các cách làm sau sẽ giúp bạn xây dựng nội dung cho các kênh truyền thông nội bộ chân thực hơn.
Lãnh đạo phải coi trọng sự chân thực
Truyền thông nội bộ sẽ khó có thể đưa ra những tiếng nói chân thực nếu lãnh đạo che giấu những sai lầm của mình hoặc của tổ chức. Thừa nhận, chọn cách đối mặt với cả nội bộ và bên ngoài sẽ góp phần khiến thương hiệu trở nên đáng tin cậy và minh bạch hơn.
Lắng nghe nhiều hơn
Việc thiếu đi những ý kiến phản hồi, đóng góp từ nhân viên sẽ khiến thông điệp trở nên một chiều, thiếu những dẫn chứng đáng tin cậy. Truyền thông nội bộ là công việc xuất phát từ hoạt động hằng ngày của nhân viên, vì nhân viên, do vậy họ sẽ luôn nắm rõ nhất những điều đang xảy ra và chuẩn bị xuất hiện trên bản tin. Lắng nghe họ và sử dụng những thông tin có được để làm chất liệu cho thông điệp bạn đưa ra sẽ khiến cho việc truyền thông nội bộ trở nên chân thực và chính xác hơn.
Đơn giản hóa cách làm
Một trong số những nguyên nhân khiến thông điệp bớt chân thực hơn xuất phát từ cách bạn diễn giải, giới thiệu về thông điệp đó. Hãy hạn chế những lời khen có cánh trước những thành tích, giải thưởng doanh nghiệp đạt được hoặc những câu từ “nói giảm nói tránh” trước những thông tin tiêu cực. Hãy chọn cách trao đổi thẳng thắn nhất, đơn giản nhất để nhân viên có cảm nhận của riêng họ về tổ chức.
Những cách thức truyền thông không nhất thiết phải qua những kênh chính thống như email, bản tin nội bộ. Một cuộc họp nhóm, một buổi café hoặc một buổi ăn trưa tại canteen cũng giúp nhân viên tiếp nhận thông tin một cách dễ dàng và chân thực nhất.
Cá nhân nhiều hơn
Hãy chia sẻ những câu chuyện thật về các cá nhân trong tổ chức. Đó có thể là câu chuyện của lãnh đạo hoặc từ chính những người đồng nghiệp mà hằng ngày họ tương tác. Việc kể những câu chuyện gần với họ nhất, họ biết rõ nhất sẽ giúp nhân viên củng cố niềm tin vào những thông điệp bạn đưa ra.
Với kinh nghiệm làm công tác TTNB tại các tập đoàn lớn như PwC, Foresters Financial…, Russel Evans – Giám đốc truyền thông PwC Canada chia sẻ về cách mà anh kể chuyện trong tổ chức. Với nhiệm vụ giới thiệu vị CEO mới tới nhân viên, Russel đã tạo một trang blog để chia sẻ những thông tin về kinh nghiệm, kỹ năng quản lý, kế hoạch xây dựng cho công ty và cả những câu chuyện cá nhân.
Điều khiến Russel bất ngờ đó là những bài viết được nhân viên quan tâm nhất lại là những chia sẻ về sở thích của vị CEO này, một trong số đó là danh sách top 10 đĩa nhạc CEO yêu thích.
Câu chuyện trên là một ví dụ để thấy rằng nhân viên thích những điều liên quan mật thiết nhất với họ, những điều họ có thể dễ dàng bình luận quan điểm cá nhân và khiến họ tin rằng những con người họ được nghe giới thiệu, những câu chuyện về họ trên báo chí là có thật.
Công thức H.O.T của truyền thông nội bộ gồm: Honest – Trung thực, Open – Cởi mở và Two-way – Hai chiều.
Tính chân thực là một trong ba thành phần không thể thiếu của truyền thông nội bộ được Blue C định nghĩa theo công thức H.O.T (Honest, Open, Two-way). Có nghĩa là, truyền thông nội bộ phải là hoạt động giao tiếp hai chiều, trên tinh thần cởi mở và trung thực. Ba đặc trưng này cần được lồng ghép trong cách thức tổ chức và triển khai nội dung cho các kênh truyền thông nội bộ nhằm đem đến những trải nghiệm chân thực nhất cho nhân viên.
Kim Oanh
(Theo Ragan)
Bài viết liên quan:
CEO của ANZ chiếm trọn trái tim khách hàng và nhân viên bằng sự chân thành
ServiceNow: Mỗi nhân viên truyền thông là một người kể chuyện
Truyền thông nội bộ sai cách đã phá hủy niềm tin của nhân viên như thế nào?
