Đối phó với những thách thức khi thay đổi văn hóa

Thay đổi văn hóa là điều cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn thành công, là công cụ hỗ trợ tổ chức nhanh chóng thích ứng với những thay đổi của công nghệ, thị trường và sự mong đợi của khách hàng. Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu như xuất hiện các cá nhân phản kháng lại sự thay đổi đó?

Những rào cản khi thay đổi văn hóa

Chống lại sự thay đổi

Trong một tổ chức chắc chắn vẫn sẽ có khả năng xuất hiện những cá nhân không thích phải thay đổi, thậm chí có những người còn “ương bướng”, chống lại với điều đó. Những nhân viên “gieo rắc” điều tiêu cực như vậy sẽ ảnh hưởng lớn đến quá trình thay đổi của doanh nghiệp. Họ sẽ bộc lộ sự chống đối với quản lý một cách mạnh mẽ, lôi kéo những người khác ủng hộ theo quan điểm của họ. Đối với trường hợp này, những người thực thi văn hoá doanh nghiệp phải bình tĩnh, kiên nhẫn với họ, giải thích tầm quan trọng và giá trị mà việc đổi mới văn hóa mang lại.

Bên cạnh đó, các biểu hiện chống đối có khả năng xuất hiện ngay cả khi kết thúc quá trình thay đổi. Bất chấp mọi người đều tuân thủ, thực hiện những nguyên tắc mới thì những người này vẫn “bảo thủ” đi theo hướng cũ. Hoặc có trường hợp sự phản kháng đến từ những nhân viên lớn tuổi, họ không tỏ thái độ bất đồng ra ngoài nhưng năng suất và mức hài lòng với công việc suy giảm.

Tổ chức cần giải quyết ngay các hành vi “gieo mầm” tiêu cực để không lây lan cho người khác.

Thiếu động lực thay đổi

Thúc đẩy mọi người cùng tham gia vào hành trình thay đổi văn hóa là thách thức vô cùng lớn. Để nhân viên tiếp nhận văn hóa, tổ chức cần hướng đến các nguyên tắc, giá trị mà tạo được tính liên kết và khiến lực lượng lao động ủng hộ. Tuy nhiên, thu hút nhân viên chỉ là một phần của thách thức. Việc quan trọng, khó khăn hơn cả là thuyết phục cấp trên dành thời gian và nguồn lực để triển khai kế hoạch bởi thay đổi cần xuất phát từ trên xuống. Nếu nhóm điều hành không sẵn sàng thực hiện các thay đổi, con đường đó chắc chắn sẽ trở nên khó khăn.

Thiếu quyền làm chủ

Thay đổi văn hóa trong doanh nghiệp là trách nhiệm của tất cả mọi người, không chỉ riêng bộ phận truyền thông nội bộ hay nhân sự. Julie Foss đến từ tổ chức 4Good Consulting cho rằng “không phải ai cũng cảm thấy có trách nhiệm trong việc thay đổi văn hóa hoặc tin rằng họ có khả năng tác động đến nó”. Vậy nên, những người thực thi văn hoá doanh nghiệp cần khích lệ, nhấn mạnh vai trò của họ và cởi mở chia sẻ về những thay đổi mong muốn. Khi đó, những người đồng nghiệp sẽ sẵn sàng chia sẻ các sáng kiến, đóng góp khác nhau để có thể tạo nên những thử nghiệm đa dạng trên nhiều nhóm.

Trao tiếng nói cho mọi người để người thực thi văn hóa doanh nghiệp không “đơn độc” trong hành trình này.

Có sự tự mãn

Sự tự mãn xuất phát từ cảm giác chiến thắng và mải “ngủ quên” trong thắng lợi đó mà bỏ qua việc tìm kiếm cơ hội hoặc mối nguy mới. Họ hầu như chỉ bám vào cách làm quen thuộc, làm những công việc đã từng làm trong quá khứ. Để vượt qua được rào cản này, tổ chức cần liên tục giao tiếp, củng cố những kỳ vọng văn hóa mới.

Giới hạn về nguồn lực

Những giới hạn về năng lực của nhân viên cũng là tiếng chuông đánh thức doanh nghiệp phải bắt đầu thay đổi. Phân bổ lại ngân sách và thời gian cho đào tạo, nâng cao kỹ năng cho nhân viên và xây dựng văn hóa học tập, phát triển có thể giúp doanh nghiệp vượt qua thách thức này.

Cần làm gì để “kìm hãm” những rào cản đó?

Giao tiếp với nhân viên

Trao đổi giữa lãnh đạo và nhân viên là “chìa khóa” quan trọng trong đổi mới văn hóa.

Toàn bộ quá trình thay đổi văn hóa không chỉ “gói gọn” trong một email gửi đến tất cả mọi người. Trước khi bắt đầu, tổ chức cần có kế hoạch hoàn chỉnh, mở các cuộc họp để thông báo cho đội ngũ nhân viên nắm được những thay đổi, cũng như có thể tham gia đóng góp.

Vấn đề cần chú trọng nhất là đảm bảo không ai ngạc nhiên, “hoang mang” trước những đổi mới sắp tới. Tầm nhìn, mục tiêu, quy trình thực hiện đều phải được truyền đạt một cách rõ ràng, nhất quán, liên tục để giảm thiểu sự phản kháng.

Đảm bảo thay đổi thật “chậm mà chắc”

Đổi mới văn hóa trong tổ chức không phải là vấn đề diễn ra ngay lập tức, trong “một sớm một chiều” mà phải từng bước thực hiện, chậm rãi mà chắc chắn. Thay vì đưa ra “dồn dập” các email, cuộc họp, tổ chức cần tạo thời gian để nhân viên kịp thời thích nghi, điều chỉnh phù hợp với nền văn hóa mới. Kế hoạch này có thể sẽ mất vài tuần hay thậm chí vài tháng để đạt được thay đổi như kỳ vọng nhưng nhân viên sẽ cảm thấy dễ dàng, thoải mái hơn và hào hứng hơn trước những điều mới lạ.

Bắt đầu bằng một tầm nhìn rõ ràng

Tầm nhìn, mục tiêu cụ thể, rõ ràng đảm bảo nhân viên cùng đi chung một hướng.

Tổ chức cần nhớ rằng phải đặt nhân viên làm trọng tâm và đừng thay đổi chỉ vì đối thủ làm như vậy. Trước khi “bắt tay” thực hiện, doanh nghiệp cần xác định rõ kết quả mong muốn đạt được trong mọi khía cạnh từ tài chính, con người và nhìn nhận xem liệu những lời nói với cách hành động có thật sự “đi đôi” với nhau. Đồng thời, việc sẵn sàng “ăn mừng” mỗi khi đạt được sự đổi mới, thành tích nào đó hay dám thất bại sẽ là “bàn đạp” khuyến khích nhân viên luôn thử cái mới.

Biến nỗ lực thay đổi thành một hoạt động vui vẻ

Game hóa trong quá trình thay đổi là một trong những cách “đổi gió” cho nhân viên, tạo niềm vui để họ tham gia vào kế hoạch. Để giảm sự phản kháng của nhân viên đối với sự thay đổi, oMelhorTrato.com đã áp dụng hình thức tạo các trò chơi với các giải thưởng cho người chiến thắng, bảng điểm, quy tắc độc lạ. Từ đó, tổ chức đã thành công và cải thiện tốc độ tiếp nhận nền văn hóa mới thêm 26,3% mà không làm gián đoạn quy trình làm việc.