Ba câu hỏi giúp hoàn chỉnh một kế hoạch truyền thông nội bộ

Các doanh nghiệp Việt Nam đã để tâm đến vai trò của truyền thông nội bộ, tuy nhiên, ít doanh nghiệp triển khai hoạt động này một cách bài bản, với kế hoạch và các chỉ tiêu đo lường đánh giá hiệu quả. “Thích gì làm nấy, nghĩ ra cái gì làm cái đó, cần lúc nào làm lúc đó”, cách làm tùy hứng này sẽ dẫn đến sự thiếu thống nhất, không tìm được mục tiêu trọng tâm và giải pháp đồng bộ, khó đo đếm được hiệu quả.

KPMG là một trong 4 nhà cung cấp dịch vụ kiểm toán, thuế và tư vấn quản lý lớn nhất thế giới, với phạm vi hoạt động 154 quốc gia và hơn 200.000 nhân viên trên toàn cầu. Năm 2017, một bài toán đặt ra cho đội ngũ làm TTNB của KPMG: Chúng ta có chiến lược toàn cầu, có chiến lược thị trường, chiến lược khu vực, chiến lược chức năng nhưng không có câu chuyện để mang tầm nhìn, giá trị cốt lõi và cam kết vào đời sống nhân viên. Vậy phải làm thế nào?

Chiến dịch “WHY KPMG?” – “Tại sao là KPMG?” được xây dựng, với mục tiêu lan tỏa thông điệp “WHY KPMG?” bằng câu chuyện về KPMG cho 15.000 nhân viên tại Anh, tới 175.000 nhân viên toàn cầu (số lượng năm 2017) tại 23 văn phòng đại diện.

Kế hoạch của họ là:

• Lôi kéo lãnh đạo tham gia: Đảm bảo 5-10% lãnh đạo KPMG trở thành đại sứ, làm gương và dẫn dắt chiến dịch.
• Để nhân viên kể từng câu chuyện riêng của mình, khuyến khích họ tìm kiếm sự tương đồng trong câu chuyện của bản thân và KPMG.
• Điều chỉnh, hình ảnh hóa thông điệp trở nên gần gũi, chân thực, dễ tiếp cận.
• Tổ chức 23 sự kiện với 7.000 người tham dự với 70 người trực tiếp lên sân khấu và chia sẻ câu chuyện “WHY KMPG?” của mình
• Tất cả các câu chuyện đều được chia sẻ rộng rãi trên các kênh và mạng nội bộ
• Các kênh TTNB được tận dụng một cách tối đa với nhiều phương thức thể hiện phong phú

Chỉ sau hai tháng, 60% nhân viên đã biết câu chuyện “WHY KPMG?” và tất cả đều đánh giá cao sự tham gia của đội ngũ lãnh đạo.

Như vậy, khi có một kế hoạch TTNB rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng nhìn ra được hiệu quả mà không còn băn khoăn với câu hỏi: Như thế này đã đúng hay chưa. Một kế hoạch/ chiến lược TTNB sẽ không quá khó nếu bạn trả lời được 3 câu hỏi WHY – HOW – WHAT.

1. WHY – Xác định mục tiêu

Đơn giản là tại sao bạn phải làm việc này? Chiến lược/ kế hoạch/ chiến dịch TTNB của bạn sẽ giải quyết vấn đề gì? Một kế hoạch TTNB được lập ra cũng sẽ gắn với từng mục đích khác nhau. Có thể kế hoạch TTNB sẽ giúp lãnh đạo lấy được niềm tin, sự ủng hộ của nhân viên; hoặc sẽ giúp doanh nghiệp đạt được sự tin tưởng, cổ vũ tinh thần làm việc của nhân viên; Đưa tầm nhìn, chiến lược, giá trị của doanh nghiệp vào đời sống nhân viên; hay giải quyết một khủng hoảng, mâu thuẫn nội bộ nào đó… Quan trọng nhất, bạn phải xác định được mục tiêu đó là gì?

Bên cạnh đó, bạn cũng cần đưa ra các tiêu chí cụ thể để đánh giá mục tiêu, thống nhất phương thức đo lường. Điều này sẽ là thước đo hiệu quả kế hoạch/chiến dịch TTNB của bạn.

2. HOW – Xác định giải pháp

Sau khi xác định được kế hoạch/chiến lược TTNB sẽ giải quyết vấn đề gì, điều tiếp theo cần làm là bạn sẽ giải quyết vấn đề đó như thế nào? Có rất nhiều giải pháp để bạn lựa chọn, như: gây tò mò; gây chú ý; vinh danh; gây tranh cãi; tạo sự đồng cảm; gây xúc động; mời gọi sự tham gia của số đông; tổ chức những cuộc thi; triển lãm; ngày hội doanh nghiệp; hội thao… hoặc bất cứ phương thức nào, thậm chí là pha trộn, kết hợp nhiều cách khác nhau tạo thành một giải pháp hoàn chỉnh. Để tìm được cách làm phù hợp còn tùy thuộc vào mục tiêu, văn hóa, điều kiện của doanh nghiệp.

3. WHAT – Xác định thông điệp và nội dung

Tìm được giải pháp là lúc bạn đi tìm câu trả lời cho câu hỏi WHAT, bao gồm thông điệp, ý tưởng, nội dung và kênh TTNB.

• Bạn cần chọn được một thông điệp xuyên suốt
• Bạn cần có ý tưởng sáng tạo truyền tải thông điệp
• Bạn cần có nội dung TTNB hấp dẫn cho ý tưởng
• Bạn cần xác định phân phối nội dung đó trên kênh nào đạt hiệu quả nhất

Để hiểu rõ hơn các bước xây dựng kế hoạch/chiến lược TTNB, bạn có thể tham khảo thêm ở sản phẩm IC Strategy hoặc nghe tư vấn trực tiếp từ các chuyên gia của Blue C.

Nguyễn Thắm – Chuyên gia Blue C

Bài viết liên quan:

Bốn bước xây kênh truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ: Đâu chỉ giúp doanh nghiệp “mạnh bên trong”

Nên hay không việc tiếp tục giữ chân những “kẻ nông nhàn” trong tổ chức doanh nghiệp?