3 môi trường không thể bỏ qua tạo nên trải nghiệm nhân viên

Jacob Morgan, tác giả của cuốn The Employee Experience Advantage, chia sẻ rằng mọi trải nghiệm của nhân viên, bất kể quy mô hay phạm vi của một tổ chức, đều chịu ảnh hưởng bởi ba yếu tố môi trường cơ bản: văn hóa, công nghệ và vật lý.

Môi trường văn hoá (CELEBRATED Culture)

Văn hóa doanh nghiệp không còn là khái niệm xa lạ với nhiều doanh nghiệp và được hiểu theo nhiều cách khác nhau. Có người nói vui rằng “đó là điều xảy ra khi người quản lý rời khỏi văn phòng”, hay người khác cho rằng văn hóa bắt nguồn từ các giá trị, thái độ, thói quen và sứ mệnh của tổ chức, và cũng có ý kiến cho là văn hóa được kiểm soát bởi CEO, giám đốc. Cho dù được hiểu theo nghĩa nào thì điểm chung là văn hóa thuộc về cảm nhận.

Nếu môi trường vật lý là những thứ có thể nhìn thấy, chạm vào hay nếm, ngửi thì môi trường văn hóa là những thứ cảm nhận được, là “rung cảm”, là tâm trạng, giai điệu mà nơi làm việc tạo ra. Văn hóa thể hiện qua phong cách lãnh đạo, cơ cấu tổ chức, mục đích và ý nghĩa của công việc, cơ hội hợp tác, làm việc theo nhóm, học hỏi và thăng tiến… Đó là những điều có thể không được viết ra hay nêu rõ, nhưng là một trong những yếu tố quan trọng nhất để thiết kế trải nghiệm của nhân viên. Văn hóa doanh nghiệp sẽ cung cấp năng lượng làm việc nhưng cũng làm một người kiệt quệ, chúng thúc đẩy hoặc làm họ nản lòng, trao quyền cho họ hoặc có thể làm họ “nghẹt thở”. Tất cả chúng ta đều trải nghiệm văn hóa doanh nghiệp của tổ chức mình mỗi ngày, cho dù nó tích cực hay tiêu cực.

Môi trường văn hóa được đánh giá qua 10 tiêu chí, viết tắt là CELEBRATED, bao gồm:

Danh tiếng công ty được đánh giá tích cực
Mọi người đều cảm thấy mình có giá trị
Mọi người đều tìm thấy ý nghĩa, mục đích trong công việc
Ai cũng cảm thấy mình là một phần của đội nhóm
Tin tưởng vào sự đa dạng và hòa nhập
Nhân viên tự tin giới thiệu ứng viên cho tuyển dụng
Khả năng học hỏi những điều mới, được trang bị nguồn lực để học hỏi và phát triển bản thân
Công ty đối xử công bằng với nhân viên
Lãnh đạo, quản lý là huấn luyện viên và người cố vấn
Tận tâm chăm sóc sức khỏe và tinh thần của nhân viên

Môi trường vật lý (COOL Office Spaces)

Không gian làm việc thực tế là không gian mà chúng ta có thể nhìn thấy, chạm vào, nếm và ngửi. Đó là những bức tranh được treo trên tường, bàn ghế hay bất kỳ đặc quyền nào tại văn phòng như bữa ăn trưa, máy pha cà phê, phòng tập thể dục, khu vực tiếp khách… Những yếu tố tại văn phòng, công ty cũng sẽ ảnh hưởng cảm xúc, tâm trạng của họ.

Không phải mọi nhân viên đều yêu thích thiết kế văn phòng mở đang rất phổ biến hiện nay, nhưng hầu hết mọi người cũng không muốn làm việc trong các buồng nhỏ. Không gian vật lý tốt nhất là nơi cho phép họ được lựa chọn về không gian linh hoạt để làm việc. Đồng thời, văn phòng cần phản ánh các giá trị của công ty như tính minh bạch, tinh thần đồng đội và sự cộng tác.

Jacob Morgan đánh giá một môi trường vật lý COOL qua 4 yếu tố:

(Đủ hấp dẫn để) Nhân viên mời bạn bè hoặc người thân đến công ty
Chỗ ngồi linh hoạt
Các giá trị cốt lõi được thể hiện rõ ràng trong tầm mắt
Tận dụng nhiều lựa chọn nơi làm việc (văn phòng mở, khép kín, có tủ cá nhân, khu vực tiếp khách, khu vực làm việc riêng…).

Môi trường công nghệ (ACE Technology)

Môi trường công nghệ của tổ chức chính là các công cụ mà nhân viên sử dụng để hoàn thành công việc của họ, từ mạng xã hội nội bộ đến các thiết bị hỗ trợ như laptop, màn hình để bàn, điện thoại và cả ứng dụng, phần mềm phục vụ họp nhóm hay học tập. Công nghệ là hệ thống thần kinh trung ương của tổ chức, nhiều công việc không thể hoàn thành nếu thiếu công nghệ.

Không khó để hiểu tại sao công nghệ là một phần quan trọng trong trải nghiệm của nhân viên. Nếu một người đi làm và phải sử dụng công nghệ được coi là “tuyệt vời” từ những năm 1990 thì rõ ràng họ sẽ thất vọng với việc hoàn thành công việc của mình. Sử dụng các công nghệ lỗi thời, thiết kế kém sẽ ảnh hưởng đến việc giao tiếp và cộng tác với nhân viên, hiệu suất công việc, từ đó khiến họ thất vọng, tức giận và giảm hiệu quả. Do đó cần đảm bảo nhân viên được đóng góp ý kiến về công nghệ họ sử dụng để đảm bảo công ty đạt được mục tiêu của mình.

3 tiêu chí đánh giá công nghệ được viết tắt ACE bao gồm:

Công nghệ sẵn sàng với mọi nhân viên
Công nghệ ở cấp độ người dùng (các công cụ mới, hữu ích và có giá trị và nhân viên sẽ sử dụng một cách tự nguyện, thoải mái).
Công nghệ tập trung nhu cầu của nhân viên thay vì mong muốn của lãnh đạo