Lãnh đạo Facebook chia sẻ về cách xây dựng niềm tin khi làm việc từ xa

Khi không nhìn thấy trực tiếp nhân viên đang làm việc, một số người quản lý có thể nảy sinh nghi ngờ, không tin tưởng vào các thành viên trong nhóm. Điều này sẽ khiến làm giảm tinh thần làm việc của nhân viên, phá vỡ sự cân bằng giữa gia đình, công việc và gây ra căng thẳng trong nội bộ.

Lãnh đạo bằng sự thấu cảm

Với hơn 20 năm kinh nghiệm làm quản lý, Melinda P., Giám đốc bộ phận quản lý nhóm khách hàng doanh nghiệp vừa và nhỏ của Facebook đã trải qua không ít khó khăn, thách thức. Nhưng khi đại dịch Covid-19 xuất hiện, nhiều nhà lãnh đạo kinh nghiệm cũng khó kịp “trở tay” vì vừa phải thích ứng với môi trường làm việc ảo, đồng thời vừa phải trau dồi, học hỏi liên tục.

Melinda chia sẻ: “Khi tất cả chuyển sang làm việc tại nhà, dường như mọi thứ đều trở nên mơ hồ. Trong hai tuần đầu tiên, chúng tôi cố gắng giao tiếp quá nhiều. Nhưng khi sang đến tuần thứ ba, mọi người cảm giác như tất cả đều xoay quanh cuộc họp ảo. Vì vậy, tôi đã phải điều chỉnh để đảm bảo các cuộc họp đều tổ chức có mục đích”. Cô ấy tiếp tục: “Nhiều thành viên trong nhóm sống một mình, xa gia đình. Đây quả thực là một thách thức lớn, thời gian lúc này thật sự quý giá.”

Melinda hiểu rằng khi làm việc từ xa sẽ thiếu đi các cuộc trò chuyện, trao đổi trực tiếp, cấp trên rất khó để kiểm soát công việc thực tế nhân viên đang làm. Nhưng không vì thế mà cô giám sát mọi người chặt chẽ. Cách quản lý hiệu quả nhất trong giai đoạn này là tin tưởng vào những công việc nhân viên đảm nhận, tập trung vào kết quả cuối thay vì thường xuyên theo dõi cả quá trình. Việc cho phép nhân viên tự làm chủ thời gian của họ, tự đặt ra các ưu tiên sẽ giúp duy trì tinh thần, năng lượng làm việc.

Theo Melinda, sự thấu cảm là phẩm chất cần thiết của lãnh đạo trong giai đoạn khủng hoảng này.

Xây dựng gắn kết nội bộ chặt chẽ

Khi không gặp nhau trực tiếp, mất đi các tín hiệu giao tiếp không lời, nhân viên càng phải cởi mở để mọi người hiểu nhau hơn, duy trì sự gắn bó, từ đó tạo nên tính tin cậy lâu dài. Hơn nữa, việc duy trì kết nối trong nội bộ sẽ giúp “nạp lại pin”, kích hoạt năng lượng tích cực, sôi nổi.

Melinda hiện quản lý bốn nhóm khác nhau thuộc bộ phận Doanh nghiệp Toàn cầu. Cô nói: “Tôi biết những người quản lý đều đang đảm nhận tốt việc kết nối các thành viên trong nhóm trong giai đoạn đầy thử thách này. Nhưng tôi không muốn mọi người làm việc từ xa với tư cách từng nhóm riêng biệt. Tất cả phải gắn kết, làm việc với nhau như một đội.”

Để duy trì liên lạc khi làm ở nhà, Media đã lựa chọn ngẫu nhiên mỗi nhóm một thành viên để tham gia vào buổi trò chuyện. Họ có thể chia sẻ thoải mái về các chủ đề đời thường khác nhau, từ cách mua hàng trực tuyến hay công thức nấu ăn thú vị. Dành thời gian thảo luận về kỹ năng, sở thích và mối quan tâm bên ngoài công việc sẽ giúp mọi người hiểu nhau hơn, phối hợp chặt chẽ ngay cả khi làm việc từ xa.

Những chương trình đố vui cũng là một cách khác Melinda áp dụng cho nhóm của cô. Dù mọi người đến từ nhiều khu vực, đất nước khác nhau, Melinda vẫn cố gắng đảm bảo tất cả cảm thấy gắn bó. “Sau vài hoạt động đố vui tập trung nhiều về Hollywood hay thể thao Mỹ, tôi đã nhận một số góp ý về việc họ không thể tham gia do không hiểu rõ nền văn hóa phương Tây. Sau đó, chúng tôi đã điều chỉnh lại phù hợp, đa dạng hơn để mọi người đều có cơ hội tham gia công bằng”, Melinda nói.

Các thử thách thể lực cũng khá phổ biến. “Những thử thách này vừa giúp mọi người cải thiện tinh thần, chuẩn bị cho sự trở lại. Việc một thành viên thách đố đồng nghiệp cũng tạo nên kết nối thú vị. Chẳng hạn như gần đây một bạn đã thực hiện động tác plank trong 5 phút và thách thức lại tôi”.

Melinda hy vọng khi quay trở lại văn phòng, mọi người sẽ mang những bài học từ thời điểm khó khăn này áp dụng cho môi trường trực tiếp. “Chúng ta càng cố gắng xây dựng mối quan hệ, hiểu nhau hơn thì lòng tin càng được bồi đắp bền vững”.

Bộ phận quản lý khách hàng doanh nghiệp toàn cầu của Facebook thường xuyên duy trì kết nối qua video.

Kết nối với bên ngoài

Một trong những sáng kiến khác mà Melinda thực hiện trong giai đoạn này là hỗ trợ cộng đồng, kết nối mạng lưới bên ngoài tổ chức. Bởi khi nhân viên nhận thấy những điều công ty đang làm cho xã hội, họ sẽ có thêm niềm tin vào những chiến lược, kế hoạch của tổ chức. Đồng thời, họ sẽ hiểu hơn về mục đích, ý nghĩa công việc hàng ngày.

Đầu năm ngoái, khi nước Úc bị tàn phá bởi đợt cháy rừng lớn, nhóm của Melinda đã xây dựng các chương trình ứng phó nhằm giúp đỡ những doanh nghiệp bị ảnh hưởng, chẳng hạn như coupon giảm giá hoạt động chạy quảng cáo trên Facebook, hỗ trợ cập nhật các tính năng trên fanpage. 

Ngoài ra, nhóm Quản lý nhóm khách hàng doanh nghiệp của Melinda cũng đưa việc phát triển quan hệ đối tác vào kế hoạch dài hạn. Họ bắt đầu liên kết với Cơ quan Thương mại, Doanh nghiệp New Zealand và Ủy ban Thương mại và Đầu tư Úc. Mục tiêu là nhằm tìm hiểu cách nhóm của Melinda có thể hỗ trợ trong việc giáo dục các doanh nghiệp khác mà họ làm việc cùng. Hai ưu tiên lớn nhất là iúp các doanh nghiệp nhỏ cải thiện kiến ​​thức về nền tảng kỹ thuật số và giúp họ hiểu cách sử dụng các nền tảng của Facebook để đưa sản phẩm, dịch vụ ra thị trường tiêu dùng quốc tế. 

Trong giai đoạn giãn cách hiện nay, nhóm đã chuyển hướng đưa chương trình đào tạo cho các doanh nghiệp nhỏ Facebook’s Community Boost sang nền tảng trực tuyến. Nhóm của Melinda sẽ chia sẻ về cách kiểm duyệt nhóm trên Facebook hiệu quả và cách tối ưu hóa Messenger để trò chuyện với khách. Thông qua hoạt động này, các chủ doanh nghiệp sẽ có thêm thông tin để tận dụng Facebook, đồng thời xây dựng được mạng lưới những người cùng chí hướng.

Cho dù làm việc trực tiếp hay qua nền tảng công nghệ ảo, Melinda đều tự hào khi nhắc đến những thành quả của nhóm. “Chúng tôi thực sự có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ ước mơ lớn và phát huy hết tiềm năng của họ”.

Vân Anh

(Theo Facebook)