Hiểm nguy cần lưu ý khi triển khai mô hình kết hợp (hybrid work)

Tìm ra được những lý do dẫn đến sự thất bại đó sẽ giúp các công ty đang có ý định triển khai mô hình làm việc kết hợp (hybrid work) lường trước được những khó khăn và có sự chuẩn bị tốt cho kế hoạch lâu dài.

Thất bại 1: Ưu tiên giao tiếp trực tiếp

Khi chuyển sang mô hình làm việc kết hợp, nếu chỉ tập trung những tương tác, giao tiếp trực tiếp, chắc chắn doanh nghiệp sẽ thất bại. Bởi khi quay trở lại văn phòng làm việc, mọi người thường có xu hướng làm theo cách thức truyền thống. Họ có thể trao đổi nhanh khi tình cờ gặp nhau trong thang máy, qua bàn làm việc của đồng nghiệp để hỏi một vấn đề nào đó hoặc dễ dàng tổ chức các cuộc họp ngẫu hứng, đột xuất. Dường như cách thức này khiến những nhân viên làm việc tại nhà luôn nhận thông tin sau cùng.

Trong các cuộc họp, nhóm nhân viên làm từ xa khó giao tiếp, trao đổi hơn bởi đôi khi có thể bị ảnh hưởng bởi đường truyền hoặc tiếng nhỏ. Điều này cũng khiến những ý kiến, ý tưởng của họ không được lắng nghe, đánh giá cao so với nhóm còn lại.

Để làm việc kết hợp hiệu quả, các nhóm cần tập trung giao tiếp trên các kênh số để không ai bị bỏ lỡ thông tin. Những thành viên làm việc tại văn phòng cũng cần tham gia vào cuộc họp trực tuyến thay vì ngồi phòng chung để đảm bảo mọi người có quyền chia sẻ, lắng nghe bình đẳng. Lãnh đạo, quản lý nên dành thời gian đều cho cả hai nhóm. Chẳng hạn như nếu một hôm ăn trưa với những người tại văn phòng thì hãy dành một hôm ngồi cùng nhóm làm việc ở nhà.

Khi tổ chức họp giữa hai nhóm, đừng bỏ qua những ý kiến, chia sẻ từ đội ngũ làm việc tại nhà.

Thất bại 2: Thời gian làm việc cứng nhắc

Doanh nghiệp sẽ thất bại nếu chỉ cho phép linh hoạt về không gian, địa điểm mà không xét trên khía cạnh thời gian. Bởi cho dù tổ chức ấn định ngày nào làm việc tại văn phòng, ngày nào có thể ở nhà, nhân viên vẫn mong muốn có thể điều chỉnh thời gian linh động. Bởi bên cạnh công việc, nhân viên còn có cuộc sống cá nhân của riêng họ. Có người hàng ngày phải tất bật đưa đón con nhỏ đến trường, chuẩn bị bữa sáng cho cha mẹ già. Hay có người sức khỏe không tốt, thường xuyên phải đi khám định kỳ. Tất cả thách thức này đều khiến việc đến văn phòng phần nào trở nên khó khăn hơn.

Vậy nên thay vì yêu cầu họ làm việc theo cách truyền thống từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, doanh nghiệp có thể cho phép sắp xếp lịch làm việc linh động. Những cuộc họp chung của nhóm sẽ là “cột mốc” để mọi người tuân theo và điều chỉnh việc cá nhân phù hợp. Còn những khoảng thời gian khác có thể sắp xếp phù hợp lịch trình riêng, miễn sao đảm bảo hiệu quả công việc và không ảnh hưởng đến đồng nghiệp, khách hàng.

Mô hình làm việc kết hợp cho phép linh hoạt thời gian sẽ giúp nhân viên dễ dàng chăm sóc người thân trong gia đình.

Thất bại 3: Đánh giá nhu cầu mọi người như nhau

Nếu cho rằng mọi người đều muốn những điều giống nhau, đều có chung cảm nhận mà không xây dựng chính sách phù hợp với từng nhóm đối tượng, mô hình làm việc kết hợp sẽ không hiệu quả. Vì một trong những lợi ích lớn nhất của làm việc kết hợp là mang lại cho nhân viên sự linh hoạt và khả năng kiểm soát. Chẳng hạn có người sẽ cảm thấy cô đơn khi làm việc tại nhà, không cảm thấy thoải mái khi ngồi làm tại bàn ăn. Trong khi có người thấy khó tập trung tại công ty, việc di chuyển, đi lại đến chỗ làm mỗi ngày là điều vô cùng phiền toái, họ yêu thích không gian yên tĩnh, riêng tư tại nhà hơn. Hay những chính sách làm việc tại nhà sẽ không phù hợp với những người sống một mình.

Thay vì cho rằng mọi người đều thích hay không thích làm việc tại văn phòng vì những lý do giống nhau, tổ chức cần khảo sát, trò chuyện với từng nhóm, từng cá nhân nhiều hơn để hiểu và có thể hỗ trợ cho họ. Thay đổi, mở rộng mô hình làm việc phù hợp với nhu cầu của từng đối tượng sẽ khiến nhân viên cảm thấy hài lòng, nâng cao trải nghiệm tích cực.

Thất bại 4: “Bỏ quên” sự gắn kết

Đừng nhầm tưởng rằng nhóm làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa không cần đến sự gắn kết. Cho dù thực tế là những người thường xuyên làm việc tại văn phòng sẽ gần gũi, khăng khít hơn do có nhiều cơ hội tương tác, trò chuyện trực tiếp. Nhưng điều này vô tình khiến đôi lúc những người làm từ xa cảm thấy bị bỏ rơi. Tự xây những khối “silo” như vậy khiến công việc sẽ chỉ mang tính chất giao dịch, trao đổi qua lại, thiếu đồng lòng và sự thấu hiểu.

Vậy doanh nghiệp làm thế nào để gắn kết nội bộ khi làm việc mô hình kết hợp? Hãy tạo thêm nhiều cơ hội để kết nối với nhau, bắt đầu từ cấp độ cá nhân như rủ nhau đi ăn tối, tổ chức buổi teambuilding ngoài trời, hẹn nhau cùng đến văn phòng để tạo sự khăng khít, duy trì quan hệ.

Đừng quên hẹn nhau những buổi gặp trực tiếp để gia tăng sự hòa nhập, gắn bó.

Thất bại 5: Đánh giá hiệu suất theo lối cũ

Một trong những thất bại doanh nghiệp dễ gặp phải là đánh giá dựa trên sự có mặt của mọi người mà không nhìn vào kết quả cuối. Khi chuyển sang mô hình làm việc kết hợp, tổ chức cần đảm bảo mọi người được đánh giá, ghi nhận công bằng. Nhiều doanh nghiệp vẫn thường đánh giá hiệu suất theo cách truyền thống dựa trên sự hiện diện, có mặt của nhân viên bởi “trăm nghe không bằng một thấy”. Vậy nên lãnh đạo thường có cái nhìn tích cực với những người ngồi làm trực tiếp tại văn phòng.

Hơn nữa, cấp trên đã quen với các phương pháp đánh giá truyền thống, chưa thể thay đổi ngay thói quen cũ. Họ sẽ cảm thấy không thoải mái khi không nắm được nhân viên đang làm gì khi ở nhà.

Để phá bỏ suy nghĩ, cách thức đánh giá này, doanh nghiệp không nhất thiết phải quay trở lại mô hình làm việc tại văn phòng như cũ mà có thể điều chỉnh tập trung đánh giá hiệu suất dựa trên đầu ra, thành quả nhân viên mang lại. Khi cảm thấy những nỗ lực được công nhận, nhân viên sẽ có thêm động lực để hoàn thành kết quả tốt hơn bất kể họ làm ở đâu hay lúc nào.

Ngoài ra, cho phép nhân viên đánh giá chéo cũng là một cách để xem xét hiệu suất công việc. Bởi sự công nhận từ đồng nghiệp đôi khi là thúc đẩy động lực lớn hơn từ phía quản lý.

Thất bại 6: Coi giao tiếp là một chiều

Chỉ đưa thông tin , ra quyết định từ một chiều sẽ khiến việc xây dựng mô hình làm việc kết hợp tại doanh nghiệp đi sai hướng. Chuyển đổi sang mô hình làm việc kết hợp đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư nhiều cả về thời gian, cố gắng. Để quá trình chuyển đổi thành công, kế hoạch cần được xây dựng từ hai phía. Tuy nhiên, trong thời gian qua, lượng thông tin mỗi ngày tương đối lớn. Nhiều doanh nghiệp chỉ truyền thông, ra quyết định theo hình thức một chiều và đo lường dựa trên những công cụ tự động, các con số, chẳng hạn như qua lượt mở mail, theo dõi số lượng người tham gia họp. Cách thức này không sai, tuy nhiên để đạt hiệu quả cần phải đánh giá từ phía nhân viên nghe và hiểu.

Lãnh đạo, quản lý, những người làm truyền thông nội bộ cần kiểm tra, đánh giá dựa trên nhu cầu thực tế của nhân viên, lắng nghe ý kiến, suy nghĩ của họ thay vì chỉ đưa thông tin một phía, điều chỉnh mô hình làm việc dựa trên đánh giá từ tổ chức. Duy trì trao đổi hai chiều sẽ giúp đội ngũ cấp trên học hỏi thêm những kinh nghiệm trong quá trình làm việc của họ để từ đó điều chỉnh kế hoạch đúng hướng hơn.