Viết cho nội bộ cần “chính quy” như thế nào?
Nhiều ý kiến cho rằng viết cho nội bộ chỉ cần mang bản sắc riêng của doanh nghiệp là được, nhân viên viết thế nào, cứ dùng và đăng thế ấy. Song, theo ý kiến từ chuyên gia Lê Tiên Long, chuyên gia của Blue C, người có nhiều kinh nghiệm làm truyền thông nội bộ cho các doanh nghiệp lớn như Vin Group, Vietnam Airlines, Vinaphone… thì viết cho nội bộ chắc chắn cần phải có quy chuẩn, càng rõ ràng càng tốt.
Chuyên gia Lê Tiên Long chia sẻ, dù viết báo hay viết cho nội bộ, nếu không theo quy chuẩn chung sẽ gặp rất nhiều vấn đề từ quy trình đăng duyệt bài đến các vấn đề về nội dung như bài viết quá dài, quá lan man đến viết sai chính tả, thiếu thành phần câu, viết sai dấu chấm câu, viết sai tên sai chức vụ… Chính những điều này sẽ làm ảnh hưởng lớn tới hiệu quả truyền thông trong nội bộ.
Vậy làm thế nào để các bài viết được “chính quy”? Dưới đây là những kinh nghiệm mà chuyên gia Lê Tiên Long chia sẻ để giúp các doanh nghiệp dù đội ngũ viết bài là chuyên viên nội bộ hay là nhân viên kiêm nhiệm hay được thuê từ bên ngoài đều tuân thủ đúng.
Xây dựng và tuân thủ quy trình làm việc ngay từ đầu
Ngay từ khi bắt đầu xây dựng chiến lược cho truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hay xây dựng kênh truyền thông của doanh nghiệp, hãy xây dựng quy trình làm việc rõ ràng ngay từ đầu. Bắt đầu từ những đội ngũ nhân sự, từ quy trình ai là người viết bài, ai là người duyệt bài. Khai thác nguồn tin từ đâu, cách viết bài ra sao, biên tập và đăng tải tin bài như thế nào? Sau đó quy định về thời gian đưa tin, xử lý, trả nhuận bút, đánh giá chất lượng định kỳ… Khi đã có một quy trình bài bản, việc áp dụng sẽ giúp quá trình xử lý bài vở được chuyên nghiệp và đơn giản hơn rất nhiều.
Phổ biến rộng rãi
Sau khi xây dựng quy trình bài bản, để đạt được hiệu quả tốt nhất, quy trình đó phải được lan tỏa đến đông đảo CNCNV trên toàn doanh nghiệp. Việc phổ biến không chỉ cho đội ngũ trực tiếp làm nội dung truyền thông nội bộ mà cần phải lan tỏa đến lãnh đạo, đến đội ngũ nhân viên trên toàn doanh nghiệp.
Đào tạo kỹ năng cho nhân viên tham gia viết bài nội bộ
Nên tổ chức hướng dẫn, đào tạo cho đội ngũ CBCNV nhiệt tình với công tác truyền thông nội bộ để họ nắm được những nguyên tắc viết bài, những bước xử lý thông tin, cách viết tiêu đề hấp dẫn, quy định “style guide” càng rõ ràng càng tốt. Style guide có thể quy định từ số lượng chữ cho từng thể loại bài, các quy định chuẩn về chính tả, về thuật ngữ chuyên môn…
Cá nhân tự trau dồi kỹ năng
Đây là yêu cầu “tự nguyện” nhưng cần thiết với người làm truyền thông nội bộ. “Không biết phải hỏi, muốn giỏi phải học”, các bạn cần hãy trau dồi kỹ năng cho bản thân từu nhiều nguồn kiến thức khác nhau (online và offline), học hỏi qua đồng nghiệp và những người cùng làm truyền thông nội bộ ở các doanh nghiệp, tự nâng cao tính “chính quy” của bản thân mình.
Hiện nay, một số doanh nghiệp đã nhờ các nhà báo chuyên nghiệp về để hướng dẫn đội ngũ làm truyền thông nội bộ cách tổ chức đề tài, hoặc nhờ biên tập bài vở, hướng dẫn CTV cách viết, nhờ đó chất lượng bài viết trong nội bộ của các doanh nghiệp được cải thiện rất nhiều. Một số đơn vị khác có điều kiện, họ thuê riêng một đội ngũ outsource để công tác biên tập, thiết kế để ấn phẩm của mình được “pro” nhất!
Song, để ấn phẩm nội bộ hay, mang đúng bản sắc văn hóa doanh nghiệp, thể hiện được những câu chuyện thú vị nhất, thì người viết vẫn nên là CBNV đơn vị.
