Kỹ năng phù hợp để làm truyền thông nội bộ
Theo IoIC – Học viện Truyền thông nội bộ hàng đầu tại Anh, một người làm truyền thông nội bộ cần có ít nhất 6 kĩ năng sau. Việc nắm được những kĩ năng này sẽ giúp bạn làm chủ công việc của mình và cải thiện hiệu suất tốt hơn.
1. Lên chiến lược/kế hoạch
Đội ngũ làm truyền thông nội bộ luôn là người phải hiểu rất rõ về chiến lược, mục tiêu và môi trường làm việc của tổ chức cũng như vai trò của từng cá nhân đối với thành công của doanh nghiệp. Họ cũng cần phải nắm bắt và phân tích những yếu tố thách thức và ngoại cảnh có thể ảnh hưởng đến chiến lược chung của tổ chức để có thể xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp và gắn kết mọi người với một mục tiêu chung. Bên cạnh đó, với việc phụ trách rất nhiều sự kiện lớn, nhỏ và quản lý đa kênh trong doanh nghiệp, đội ngũ chuyên trách truyền thông nội bộ cũng cần có kĩ năng lên kế hoạch triển khai và đặt ra các KPI phù hợp cho từng sự kiện, từng kênh.
2. Thấu hiểu nhân viên
Nhân viên là trung tâm cho những điều truyền thông nội bộ làm. Để truyền thông hiệu quả tới họ, truyền thông nội bộ phải hiểu các yếu tố liên quan đến tâm lý của nhân viên có thể tác động tới họ cũng như cách họ tiếp nhận thông điệp.
Để thấu hiểu nhân viên, người làm truyền thông nội bộ cần chú trọng vào nhu cầu, động lực, môi trường xung quanh, quan điểm của họ để tạo ra những sản phẩm được nhân viên ủng hộ và thông điệp gắn kết họ với tổ chức. Truyền thông nội bộ cũng cần xác định các hoạt động thúc đẩy sự gắn kết dựa trên nhu cầu của nhân viên. Những hoạt động đó nếu gắn với các giá trị văn hóa công ty còn có thể nâng cao tinh thần và động lực cho nhân viên và giúp họ hiểu được vai trò của mình trong bức tranh lớn của tổ chức
Đối tượng mà truyền thông nội bộ hướng đến thường khá đa dạng trong nhu cầu, sở thích cũng như phương thức tiếp cận nội dung.
3. Biết cách sáng tạo cho thông điệp
Đối tượng mà truyền thông nội bộ hướng đến thường khá đa dạng trong nhu cầu, sở thích cũng như phương thức tiếp cận nội dung. Bởi vậy, nhiệm vụ của người làm truyền thông nội bộ đó là đưa ra các thông điệp phức tạp theo cách diễn đạt rõ ràng, truyền cảm hứng, có liên quan để đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu.
Để làm được điều này, cần phải coi người làm truyền thông nội bộ cũng giống như một nghệ sĩ chứ không đơn thuần chỉ là người đưa tin. Khi đó, những cách làm sáng tạo như nghệ thuật kể chuyện, kĩ năng báo chí chuyên nghiệp hay thiết kế bắt mắt sẽ trở nên rất quan trọng để nội dung truyền thông nội bộ đưa ra bớt khô khan, cứng nhắc với đối tượng công chúng.
4. Nhạy bén với công nghệ
Công nghệ đang phát triển với tốc độ chóng mặt. Nếu không theo kịp nhịp độ này, truyền thông nội bộ có thể bị bỏ lại phía sau. Nhờ có sự bùng nổ của các ứng dụng hỗ trợ công việc và mạng xã hội, công việc truyền thông trở nên dễ dàng hơn khi thông tin có thể tiếp cận tới nhiều đối tượng hơn, cập nhật hơn. Để luôn trở nên “hợp thời” trong mắt nhân viên, những người làm truyền thông nội bộ cần tìm hiểu kênh nào phù hợp cho thông điệp và cho đối tượng muốn hướng đến, có thể ứng dụng những xu hướng “hot” nào vào nội dung bên trong để người xem thích thú hơn, có thể linh hoạt trong các sự kiện nội bộ bằng những thủ thuật công nghệ tân tiến nào. Làm chủ được công nghệ cũng là lúc truyền thông nội bộ dễ dàng giải quyết được những bài toán khó trong việc tiếp cận và làm hài lòng đối tượng mục tiêu của mình.
Nếu không theo kịp tiến độ phát triển của công nghệ này, truyền thông nội bộ có thể bị bỏ lại phía sau.
5. Huấn luyện và hỗ trợ
Một vai trò quan trọng của người làm truyền thông nội bộ đó là tạo ảnh hưởng. Đó cũng là vai trò thường thấy của một huấn luyện viên, một người hỗ trợ. Nói cách khác, truyền thông nội bộ cần luôn sẵn sàng là “tổng đài” để giải đáp mọi thắc mắc của nhân viên. Truyền thông nội bộ cũng cần là cầu nối giữa nhân viên với nhau, với lãnh đạo và với tổ chức, là “phát thanh viên” cho những điều nhân viên muốn nói.
6. Lắng nghe và đo lường hiệu quả
Quan trọng hơn cả, truyền thông nội bộ phải cho nhân viên thấy rằng họ được lắng nghe. Việc ghi nhận phản hồi và xử lý phản hồi không phải dễ dàng, do vậy truyền thông nội bộ phải biết cách để cho nhân viên thấy rằng công ty đang làm gì để giải quyết những phản hồi của họ.
Cùng với đó, để luôn đem lại sự cải thiện tốt nhất, những người làm truyền thông nội bộ cũng cần biết cách thức đo lường hiệu quả công việc. Nếu không có công cụ đo lường, truyền thông nội bộ sẽ không biết mình đang làm tốt hay dở đến đâu.
Truyền thông nội bộ phải cho nhân viên thấy rằng họ được lắng nghe.
Cần lưu ý rằng, 6 kĩ năng Blue C chia sẻ tới bạn dưới là những kĩ năng cơ bản nhất, dựa trên thực tế các công việc phổ biến mà một người làm truyền thông nội bộ thực hiện. Nếu bạn thấy mình đang thiếu bất kỳ kĩ năng nào, điều đó báo hiệu bạn cần xem lại tính hiệu quả của các hoạt động truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp bạn. Nếu chưa có chiến lược, hãy nhanh chóng bắt tay vào thực hiện. Nếu chưa biết những cách hay ho để sáng tạo nội dung, hãy tham gia các khóa học nâng cao kĩ năng. Nếu chưa có công cụ đo lường, hãy tìm hiểu và lựa chọn công cụ phù hợp. Còn nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy cùng tìm hiểu về dịch vụ đào tạo truyền thông nội bộ của Blue C tại đây nhé.
Kim Oanh
(Theo All Things IC)
