Truyền thông nội bộ với ngân sách “con kiến”
Với ngân sách 9000 bảng Anh, tương đương với 280 triệu đồng, giải pháp được Tổ chức Cứu trợ Trẻ em Quốc tế (Save the Children International – SCI) lựa chọn chính là tìm ra một công cụ để đo lường và phân tích hiệu quả của tất cả các bản tin nội bộ được gửi đi toàn cầu cho các nhân viên.
Tổ chức Cứu trợ Trẻ em Quốc tế có hơn 14.000 nhân viên, làm việc tại 120 quốc gia khác nhau. Văn phòng của tổ chức đặt tại Anh đối mặt với thách thức trong việc quản lý truyền thông nội bộ. Đó là việc các email và bản tin gửi đến nhân viên trên toàn cầu mà không được đo lường đầy đủ về phản hồi và tương tác. Do không quản lý được việc các độc giả đã mở và click theo từng vùng và quốc gia, họ cũng gặp khó khăn khi nhận biết hiệu quả của các nội dung khác nhau.
Qua tư vấn của agency, nhóm truyền thông nội bộ của SCI đã lựa chọn giải pháp tiết kiệm với ngân sách 9,000 bảng Anh, tương đương 280 triệu đồng. Với danh sách email toàn cầu đã được xác định, ứng dụng của Bananatag cho phép họ theo dõi email gửi đi bằng một cú nhấp chuột, ngay từ cửa sổ soạn thư của Outlook.
Với báo cáo dữ liệu thời gian thực mở email cũng như liên kết nào trong email nhận được nhiều nhấp chuột nhất, đội dự án đang bắt đầu hiểu rõ loại nội dung mà các đồng nghiệp của họ quan tâm. Chỉ sau một thời gian ngắn theo dõi, họ đã đưa ra quyết định giảm tần suất bản tin từ ba lần mỗi tuần xuống một lần một tuần và tập trung vào nội dung được quan tâm nhiều nhất.
Nhóm dự án cũng nỗ lực thúc đẩy nhân viên trở thành những cộng tác viên xuất sắc, tạo động lực cho họ để họ viết những nội dung và chia sẻ các hình ảnh về các dự án từ khắp nơi trên thế giới.
Chia sẻ tại Hội nghị Gắn kết nhân viên năm 2017 được tổ chức tại Anh, bà Melissa Stewart, người phụ trách truyền thông nội bộ của Tổ chức Cứu trợ Trẻ em Quốc tế cho biết việc áp dụng ngân sách nhỏ để tạo ra ảnh hưởng lớn không phải là việc quá khó khăn. Bà đã tiết lộ những điểm cần chú ý để thành công. Đó là:
- Đo lường tất cả và mang tất cả bằng chứng đặt lên bàn. Hãy đo lường tất cả các bản tin. Báo cáo tất cả phản hồi. Survey hàng năm không đủ. Cần phải có một bảng điều khiểnđể theo dõi các tiến triển hàng tháng của hoạt động truyền thông nội bộ.
- Hãy giữ cho mọi thứ thật chân thật. Mọi người không có nghĩa vụ phải đọc bản tin của công ty hay chia sẻ của CEO. Hãy nghĩ về việc làm cách nào để mọi người chú ý và tương tác với các nội dung mà bạn đưa cho họ. Hãy kể những câu chuyện thực bằng giọng thật.
- Hãy nhớ không chỉ có công việc và công việc. Cố tìm ra những gì mà mọi người thực sự quan tâm.
- Hãy khuyến khích cả những tiếng chỉ trích hay hoài nghi. Khuyến khích mọi người phát biểu, kể cả là những lời tiêu cực.
- Hãy cố gắng kéo mọi người vào các hoạt động livestream, video hay một sự kiện nào đó và làm cho họ trở nên liên quan.
- “Bạn có thể kể câu chuyện nay theo một cách khác không?” Hãy luôn tự hỏi điều đó để tránh nhàm chán khi chia sẻ những câu chuyện thành công.
Bài viết liên quan:
Bốn bước xây kênh truyền thông nội bộ
