5 ưu tiên cho truyền thông nội bộ 2022

Chúng ta đang bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên số hóa truyền thông nội bộ. Khi “khói bụi” từ đại dịch lắng xuống, chiến lược cho truyền thông nội bộ trong năm 2022 hay thậm chí tương lai xa hơn nên ưu tiên những gì?

Năm 2021 là một năm hỗn loạn.

Các doanh nghiệp ở mọi lĩnh vực, địa bàn phải vật lộn với những cách thức làm việc thay đổi khi tần suất làm việc kết hợp tăng mạnh mẽ. Hàng loạt bài báo, quan điểm đề cập đó chính là sự khởi đầu của một “bình thường mới”, nhưng cho dù chúng ta “chán ngấy” với cụm từ đó như nào thì chúng ta vẫn ở đây.

Nhưng, trong năm 2022, đó không còn là một “bình thường mới” nữa. Nó trở thành những điều “bình thường tiếp theo” (next normal). Hoạt động doanh nghiệp không phải đang thay đổi mà đã thay đổi. Công nghệ “nắm quyền” nhiều hơn trong các công việc hàng ngày.

Chúng ta có nhiều công cụ công nghệ hơn bao hết. Những người làm truyền thông có vô vàn lựa chọn để tiếp cận, thu hút và gắn kết nhân viên. Năm 2022 dự kiến sẽ có nhiều đổi mới hơn khi những người làm TTNB sẽ có nhiều không gian để tự sáng tạo, tự động hóa, tối ưu các chiến dịch. Đây là một “chân trời mới” thúc đẩy đào sâu hơn vào việc tìm kiếm những mong muốn, nhu cầu thực sự của nhân viên, thấu hiểu những vấn đề của họ, gắn kết họ và giúp họ hoàn thành công việc để tất cả cùng chiến thắng.

Chúng ta đang bước vào một kỷ nguyên mới, kỷ nguyên số hóa truyền thông nội bộ. Khi “khói bụi” từ đại dịch lắng xuống, câu hỏi đặt ra là đâu sẽ là cách tiếp cận mới của truyền thông nội bộ? Những ưu tiên trong năm 2022 hay thậm chí tương lai xa hơn sẽ là gì?

Nắm bắt những ưu tiên truyền thông nội bộ trong năm 2022 sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tâm thế sẵn sàng để phục hồi mạnh mẽ

# 1. Hãy suy nghĩ như một nhà tiếp thị và tăng cường trải nghiệm nhân viên

Trong bối cảnh Covid đã thay đổi cách thức, quy trình và cả không gian lẫn thời gian làm việc, thì truyền thông nội bộ không thể giữ nguyên cách cũ. Thực tế tạo ra những mối đe dọa mới với nhân viên: sự mệt mỏi, các tổn thương tâm lý, lo lắng cho sự ổn định về thu nhập, mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống, mất kết nối, mất định hướng… Truyền thông nội bộ sẽ phải hướng nhiều hơn đến việc gắn kết và tăng cường trải nghiệm nhân viên.

Cách thức giao tiếp sẽ phải thay đổi để mang tính cá nhân hơn, hướng đến đúng đối tượng, đúng thời điểm, tạo ra những trải nghiệm tốt hơn. Những đòi hỏi này truyền thông nội bộ phải tiếp cận nhân viên giống như cách tiếp cận của trải nghiệm khách hàng. Xây dựng hành trình trải nghiệm nhân viên, xác định các điểm chạm, các yếu tố cần cải thiện, sáng tạo cùng các khoảnh khắc đáng nhớ. Những thông điệp hướng đến nhân viên cũng cần bắt kịp với các xu hướng nội dung hiệu quả. Truyền thông nội bộ cũng cần tìm kiếm những cách làm mới sáng tạo để thu hút nhân viên, giảm nhiễu thông điệp, cân bằng “sân chơi” giữa nội bộ và bên ngoài.

Nhân viên làm truyền thông nội bộ trong tương lai cần thay đổi tư duy như người làm tiếp thị để thu hút lực lượng lao động.

#2. Xây dựng lòng tin là tất cả

Chúng ta hiện đang đối mặt với một cuộc khủng hoảng lòng tin. Lòng tin vào truyền thông, lòng tin vào chính quyền, và lòng tin vào mạng xã hội đạt ở mức thấp nhất mọi thời đại, theo nghiên cứu của Edelman. Khi đó, các doanh nghiệp trở thành nguồn đáng tin cậy hơn bất kỳ ở đâu khác.

Nhân viên mong muốn có những hướng dẫn đảm bảo an toàn và làm việc hiệu quả. Nhân viên mong muốn được biết rõ ràng về các chính sách liên quan đến mình. Nhân viên mong muốn được lãnh đạo công ty chia sẻ về định hướng lâu dài để họ yên tâm gắn bó. Đáp ứng được những mong muốn này, truyền thông nội bộ chính là công cụ để doanh nghiệp chiếm trọn niềm tin của nhân viên, từ đó tạo ra sự ổn định và sẵn sàng phục hồi, bứt phá.

Đồng thời để duy trì niềm tin và tương tác, đội ngũ TTNB cũng phải “vào vai” người bảo vệ chất lượng thông tin. Tính chính xác và mức độ liên quan của các thông tin trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Mỗi thông tin đưa ra đều cần xem xét, kiểm chứng cẩn thận. Với sự trợ giúp của công nghệ hiện nay thì việc phân tích độ chính xác của thông tin không còn là điều khó khăn. Công nghệ sẽ trở thành “trợ thủ” đắc lực cho người làm truyền thông.

Niềm tin là “sợi dây” gắn chặt đội ngũ nhân viên với tổ chức.

#3. Tập trung nhiều hơn vào sức khỏe (wellbeing)

Theo báo cáo của McKinsey, vào năm 2021, 96% công ty trên toàn cầu đã cung cấp thêm các nguồn lực sức khỏe tinh thần. Mặc dù vậy, chỉ có 1/6 nhân viên cho biết họ cảm nhận được sự hỗ trợ đó.

Nhu cầu được hỗ trợ về sức khỏe sẽ là yếu tố cố định lâu dài cho công việc tương lai. Deloitte mới đây đã tiến hành khảo sát nhóm Millennial và Gen Z – hai nhóm đối tượng chiếm phần lớn lực lượng lao động. Kết quả cho thấy bốn ưu tiên hàng đầu của Millennial và Gen Z ngoài yếu tố về tài chính là:

Đảm bảo cân bằng công việc và cuộc sống
Hỗ trợ sức khỏe thể chất và tinh thần của nhân viên
Hỗ trợ sự phát triển
Để nhân viên được là chính mình

Theo đó, 70% doanh nghiệp muốn cung cấp những hỗ trợ sức khỏe vào năm 2022, theo báo cáo của Gallagher. Các doanh nghiệp cần phải “đan cài” yếu tố sức khỏe (wellbeing) vào văn hóa của tổ chức và những người truyền thông nội bộ phải đưa ra nhiều hơn những sáng kiến về sức khỏe vào các hoạt động của mình.

Vai trò của công nghệ trong việc hỗ trợ phúc lợi của nhân viên cũng phải được xem xét. Hãy đảm bảo rằng công nghệ sẽ giúp nhân viên làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn, dễ dàng hơn chứ không phải là tạo ra những quá tải, hay sự vô cảm mới. Công nghệ cần phải hướng đến sự nhân văn, giúp kết nối con người, tạo không gian để nhân viên duy trì tương tác, trao đổi, lắng nghe, không còn cảm thấy cô lập.

Truyền thông nội bộ sẽ cần giúp nhân viên hiểu được những nguồn lực hỗ trợ sẵn có về sức khỏe từ doanh nghiệp

#4. Lãnh đạo tham gia làm truyền thông

Khi niềm tin vào các chính trị gia giảm xuống thì nhu cầu các lãnh đạo doanh nghiệp giải quyết những thách thức mà xã hội phải đối mặt cũng tăng lên.

Năm 2022, mọi con mắt sẽ đồ dồn vào lãnh đạo. Chiến lược truyền thông nội bộ phải cung cấp cho nhân viên tầm nhìn rõ ràng, đi cùng với tầm nhìn lãnh đạo. Truyền thông lãnh đạo cũng cần một kênh hiển thị “mở” và nguồn cấp nội dung (content feeds) cho nhân viên. Nội dung phải dẫn dắt bằng sự thật, thể hiện sự đồng cảm, từ đó tạo nên sức mạnh niềm tin vững chắc, thể hiện sự trung thực và công bằng. Sử dụng kênh video, audio sẽ là cách tăng tính hiện diện của lãnh đạo, mang đến cảm giác cá nhân, gần gũi hơn, minh bạch hơn.

Thông điệp từ lãnh đạo cũng phải thể hiện rõ sứ mệnh, tầm nhìn của mình, nói lên những vấn đề nhân viên quan tâm. Can đảm trao đổi thẳng thắn cũng là cách để giải quyết nỗi sợ hãi của mọi người. Đặc biệt, lãnh đạo phải kết hợp giữa nói với làm để thực sự làm gương, xây dựng niềm tin, cũng như củng cố nền văn hóa lắng nghe, tôn trọng.

Thông điệp trực tiếp từ lãnh đạo là cách củng cố niềm tin của nhân viên với tổ chức.

# 5. Phân tích dữ liệu nội bộ

Nhu cầu đo lường, đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ sẽ gia tăng. Các doanh nghiệp mong muốn có những con số đo lường về hiệu quả của các chiến dịch, kênh, hay hoạt động (giống như với các chiến dịch truyền thông bên ngoài).

Tận dụng những dữ liệu thu thập được qua các phản hồi, khảo sát, đố vui, bài viết.. của nhân viên, người làm truyền thông nội bộ sẽ có cái nhìn sâu hơn về đối tượng truyền thông, những vấn đề, nhu cầu của họ.

Các dữ liệu cũng sẽ cho người làm truyền thông nội bộ phân tích tốt hơn độ thành công của các chiến dịch, hiệu quả của các dạng nội dung, mức độ phổ biến của các kênh, dự báo những thay đổi trong nhân sự và đo lường tác động của các chính sách.

Lê Quang Vũ