Tạo dựng niềm tin khi làm việc từ xa: Làm sao cho đúng?

Làm việc từ xa vẫn đang tiếp tục kéo dài và dần trở thành một xu thế trên toàn cầu. Điều này đặt ra bài toán cho những nhà quản lý phải tìm cách củng cố niềm tin trong nội bộ để duy trì tinh thần làm việc hiệu quả.

Khoảng một phần ba số nhân viên của một ngân hàng tại Mỹ đã trở lại làm việc tại văn phòng. Chủ tịch ngân hàng đã tổ chức cuộc họp toàn thể nhân viên hàng tuần bằng hội nghị truyền hình, nhân viên được khuyến khích gửi các câu hỏi ẩn danh để các lãnh đạo cấp cao trả lời.

Trong sáu tuần qua, ngày càng có nhiều người hỏi, “Làm thế nào để chúng tôi biết liệu những người vẫn đang làm việc tại nhà có thực sự đang làm việc hay không?” Một số nhân viên thậm chí đã đề xuất các phương pháp giám sát dựa trên công nghệ cụ thể để theo dõi thời gian và hoạt động trên màn hình của nhân viên từ xa.

Mỗi tuần, chủ tịch đảm bảo với các nhân viên của mình rằng công việc kinh doanh đang đi đúng hướng và các thước đo về năng suất đều cao hơn mong đợi. “Nhưng thật bực mình,” ông nói. “Dù tôi có cố gắng thuyết phục họ thế nào hay thậm chí sử dụng những con số và các loại bằng chứng khác, thì mọi chuyện vẫn không đi đến đâu. Bạn sẽ nghĩ rằng nếu tôi có thể tin tưởng mọi người, chắc chắn họ có thể tin tưởng lẫn nhau. Nhưng thực tế thì không.”

Khủng hoảng lòng tin mà các tổ chức đang phải đối mặt ngày càng phổ biến khi các luồng lao động làm việc từ xa làm suy giảm văn hóa công ty và thiện chí của mọi người. Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo công ty phải làm việc để xây dựng lại và duy trì các mối quan hệ tin cậy – với và giữa các nhân viên của họ.

Khủng hoảng lòng tin mà các tổ chức đang phải đối mặt ngày càng phổ biến khi các luồng lao động làm việc từ xa làm suy giảm văn hóa công ty.

Điều gì tác động đến lòng tin khi làm việc từ xa?

Nhiều doanh nghiệp đã triển khai làm việc từ xa nhiều năm trước, nhưng so với thời điểm hiện tại có điều gì khác biệt? Đầu tiên là bởi trước đây, các công ty chỉ cho phép những người làm việc từ xa là các đối tượng được tín nhiệm cao hoặc có thể dễ dàng kiểm soát, đánh giá công việc, đo lường đầu ra của họ. Nhưng hiện tại, tất cả mọi người đều làm ở nhà, bất kể hiệu suất hay lĩnh vực nào khác.

Thứ hai là khi thay đổi phương thức làm việc đột ngột sang làm việc ở nhà, tất cả không kịp xoay xở từ việc chuẩn bị tiện ích phù hợp hay chưa được đào tạo, chưa chuẩn bị tinh thần sẵn sàng. Một số người sống chung với gia đình sẽ gặp khó khăn hơn bởi lúc này đây trách nhiệm với gia đình tăng lên. Tất cả các thành viên đều sinh hoạt tại nhà khiến không gian riêng tư bị giới hạn.

Hơn nữa, vấn đề kinh tế, công việc, tương lai thiếu ổn định cũng khiến nhân viên bất an, do dự, có xu hướng tách rời tập thể, cảnh giác với người khác. Hay những thách thức khi làm việc ở nhà như thiếu sự hỗ trợ của công nghệ, thay đổi tiêu chí đánh giá công việc, ranh giới giữa công việc và cuộc sống cũng ảnh hưởng đến tiến độ công việc, khiến bào mòn lòng tin trong nội bộ.

Chuyển sang làm việc ở nhà đột ngột khiến nhân viên chịu nhiều áp lực “không tên”.

Niềm tin đến từ thông tin

Khả năng dự đoán là nền tảng cơ bản tạo nên sự tin tưởng. Tức là một người cảm thấy mở lòng, thoải mái bộc lộ bản thân khi phán đoán được phản ứng của đối phương, có lý do tin rằng họ sẽ không lợi dụng hay làm mình thất vọng. Heidi K. Gardner nghiên cứu hơn 3000 nhân viên có học vấn cao và xác định có hai loại niềm tin cần thiết để mọi người làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Đầu tiên, họ cần phải tin rằng người được giao việc sẽ hoàn thành công việc đúng tiến độ và với chất lượng cao (niềm tin vào năng lực). Thứ hai là niềm tin vào phẩm chất tốt và sự chính trực (sự tin tưởng giữa các cá nhân). Để cảm thấy tin tưởng vào đồng nghiệp, xét theo hai khía cạnh này, cần có những tín hiệu rõ ràng như người đó đang làm gì (hành động), tại sao lại làm như vậy (động lực) và liệu họ có tiếp tục làm điều này không (độ tin cậy).

Những tín hiệu này khi làm việc từ xa thường mờ nhạt hơn. Bởi thời gian gặp mặt trực tiếp ít hơn nên mọi người ít có cơ hội quan sát. Chẳng hạn như không còn những cuộc gặp gỡ, va chạm, tình cờ hỏi thăm nhau để xây dựng mối quan hệ. Không còn những “vết tích” của một nhân viên làm xuyên đêm như hộp đồ ăn còn sót lại để cho thấy những nỗ lực của người đó. Thiếu những dữ liệu như vậy khiến việc thiết lập hay duy trì lòng tin giữa mọi người trở nên khó khăn hơn.

Có thể dễ dàng tìm thấy các tín hiệu nhân viên đang làm việc khi làm trong cùng không gian.

Niềm tin nhìn từ góc độ khoa học

Nhiều lãnh đạo, quản lý cho rằng kiểm soát chặt chẽ là phương thức hiệu quả để tránh bảo mòn lòng tin, ví dụ như sử dụng phần mềm theo dõi máy tính hay giám sát từng đầu mục công việc. Tuy nhiên, việc giám sát kỹ lưỡng chỉ giúp cấp trên giải quyết loại bỏ nỗi lo lắng của chính họ mà không hướng đến tạo dựng niềm tin lâu bền. Hướng đi đúng là cần tạo không gian riêng cho nhân viên và ngăn chặn việc lợi dụng nó. Nghĩa là không tin tưởng một cách mù quáng mà cần xây dựng dựa trên góc độ khoa học.

Xuất phát từ hai chiều: Khi nhắc đến niềm tin, nhiều người sẽ tập trung vào việc khiến đối phương tin tưởng vào bản thân mà bỏ sót thực tế rằng niềm tin không độc lập, tách rời mà cần dựa trên sự qua lại hai chiều. Khi càng tin tưởng, hành xử đúng mực với người khác, họ càng cảm thấy tin tưởng bạn hơn. Để củng cố niềm tin với nhân viên, bạn cần chuyển sang tín hiệu đáng tin xuất phát từ bản thân. Hãy nhớ rằng tín hiệu bạn gửi đi là một trong số ít điều có thể tự kiểm soát.

“Bậc thang” niềm tin: Các nghiên cứu về sự thay đổi, từ liên quan đến hành vi hay văn hóa đều đưa ra kết luận rõ ràng về cách tốt nhất tạo sự thay đổi lâu dài là qua từng bước nhỏ, lặp đi lặp lại. Việc tạo dựng niềm tin cũng không ngoại lệ. Để người khác tin tưởng vào bạn, hãy tìm kiếm thêm nhiều cơ hội làm việc cùng nhau mà ít gây rủi ro, giúp bạn thể hiện năng lực, sự chính trực của mình. Chẳng hạn tổ chức các buổi Lunch & Learn để mọi người thể hiện tài năng bản thân. Bắt đầu củng cố niềm tin từ những hành động, khoảnh khắc nhỏ, sau đó dần biểu hiện lớn hơn.

Duy trì cập nhật: Các nhà lãnh đạo đều hiểu rõ tầm quan trọng của việc thay đổi. Tuy nhiên, trước tốc độ thay đổi tăng liên tục như hiện nay, việc truyền thông về những điều không thay đổi quan trọng không kém. Đó chính là những giá trị cốt lõi, sứ mệnh mà doanh nghiệp đang hướng tới. Những người đứng đầu phải giúp nhân viên hiểu được họ đang tin tưởng vào điều gì, từ đó họ sẽ giảm bớt những mối lo không đáng có, an tâm trước những quyết sách của công ty.

Vun đắp từ hai phía: Cách xây dựng, duy trì, củng cố niềm tin ở mỗi người là khác nhau và cần xuất phát từ cả hai phía. Có những người tin tưởng một cách mặc nhiên nhưng cũng có những người tin tưởng người khác dựa trên bằng chứng cụ thể. Người tin tưởng mặc nhiên sẽ tin vào đối phương trừ khi có điều gì phá vỡ sự tin tưởng đó. Trong khi những người xây dựng niềm tin dựa trên bằng chứng cần người khác chứng minh mức độ đáng tin của họ. Hiểu được sự khác biệt đó chính là cách để giao tiếp hiệu quả và xây dựng sự tin tưởng trong nội bộ tổ chức.