Làm việc từ xa thời kì đại dịch: Cuộc thử nghiệm lớn nhất thế giới

Trước sự phức tạp của dịch bệnh, các nhà máy, cửa hàng, khách sạn và nhà hàng tại Trung Quốc đang phải đóng cửa và biến các đô thị sầm uất thành “thành phố ma”. Trong bối cảnh đó, nhiều doanh nghiệp đang cố gắng tìm cách duy trì hoạt động bằng việc cho phép nhân viên làm việc từ xa.

Sự dịch chuyển theo phương thức làm việc mới

Bloomberg đã mô tả sự dịch chuyển này qua những câu chuyện từ các doanh nghiệp thuộc các thành phố chịu ảnh hưởng bởi dịch bệnh. 

Alvin Foo, giám đốc điều hành của Repawn Digital, một công ty quảng cáo ở Thượng Hải với 400 người, thành viên của Tập đoàn Interpublic, cho biết: “Đối với một công ty quảng cáo sáng tạo đòi hỏi mọi người phải cùng nhau ngồi thảo luận để đưa ra ý tưởng, việc cho phép nhân viên làm việc tại nhà không dễ dàng chút nào. Video chat hay các cuộc gọi giờ đây trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.”

Các trung tâm tài chính tại Hồng Kông và Thượng Hải – những doanh nghiệp có bộ phận kinh doanh chính phụ thuộc vào hàng trăm nghìn nhân viên trong lĩnh vực tài chính, vận tải, bảo hiểm, luật và các công việc văn phòng khác cũng đang dần thay đổi cách thức làm việc để nhân viên làm việc từ xa.

Một nhân viên ngân hàng Hồng Kông cho biết sẽ kéo dài kỳ nghỉ ở nước ngoài của mình vì anh ta có thể làm việc tại bất cứ đâu với máy tính xách tay và điện thoại. Những người khác nói rằng họ có thể tiết kiệm chi phí đi lại nhờ làm việc từ xa thay vì phải dành thời gian, tiền bạc cho các cuộc ăn uống, gặp gỡ khách hàng. 

Các đơn vị giải trí, luyện tập thể thao thậm chí cũng đang điều chỉnh cách hoạt động để phù hợp hơn với nhu cầu khách hàng. Fenix Chen – chủ một phòng thể hình ở Thượng Hải đã khuyến khích khách hàng luyện tập tại nhà và đăng tải những video hướng dẫn trên mạng để họ theo dõi.

Nhân viên được yêu cầu làm việc tại nhà để hạn chế sự lây lan của dịch bệnh.

Lực lượng nhân viên làm việc từ xa đang ngày càng đông đảo, hùng hậu hơn. Bloomberg dự đoán sau kỳ nghỉ Tết Nguyên Đán, các doanh nghiệp hoạt động trở lại, đó sẽ là thời điểm để họ có cuộc thử nghiệm làm việc từ xa lớn nhất thế giới, có thể biến xu hướng này thành hiện thực sớm hơn dự định. Điều này có nghĩa sẽ có thêm nhiều người cố gắng tổ chức các cuộc họp trao đổi với khách hàng và với thành viên trong nhóm qua các ứng dụng video chat, thảo luận các kế hoạch dựa trên các nền tảng công nghệ nâng cao hiệu suất như Wechat Work, Slack…

Những lưu ý cho doanh nghiệp khi quản lý nhân viên làm việc từ xa

Tạp chí Forbes đã chỉ ra 3 nguyên tắc quan trọng mà doanh nghiệp và đặc biệt là các trưởng nhóm, quản lý trực tiếp cần ghi nhớ để đảm bảo việc làm việc từ xa trở nên hiệu quả.

1 – Không nên xem nhẹ các công cụ giao tiếp: Giao tiếp với nhân viên từ xa có thể khó khăn bởi họ không có mặt để trực tiếp trao đổi công việc và dễ dẫn đến việc họ bị bỏ lỡ thông tin quan trọng. Quản lý và các thành viên trong nhóm cần biết những gì nhân viên từ xa đang làm và tìm cách tiếp cận họ một cách nhanh chóng ngay khi có vấn đề. Một lưu ý quan trọng đó là bạn cần các công cụ giao tiếp mà tất cả nhân viên của bạn có thể sử dụng, phổ biến là email, điện thoại, video conference hoặc phần mềm nhắn tin nhanh.

Hình thức họp qua video, tele-conference đang trở nên phổ biến hơn.

2 – Giám sát thời gian làm việc của nhân viên: Việc làm việc từ xa có thể khiến nhân viên “ăn gian” thời gian làm việc bởi họ không có ai giám sát tại chỗ. Việc theo dõi thời gian làm việc của họ sẽ giúp bạn kiểm soát được tiến độ công việc và tạo kỷ luật cho nhân viên cho dù họ đang không ngồi cùng bạn. Bên cạnh đó, làm việc từ xa còn đòi hỏi nhân viên phải cân bằng khối lượng công việc ở nhà và của công ty, do vậy, nắm được lượng thời gian họ dành cho công việc cũng giúp quản lý điều chỉnh phù hợp hơn. Các phần mềm quản lý thời gian có thể theo dõi thời điểm nhân viên bắt đầu làm việc cho đến khi họ hoàn thành là một gợi ý cho bạn.

3- Theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên: Bên cạnh việc kiểm soát thời gian, quản lý hay trưởng nhóm cũng cần nắm được tiến độ làm việc của nhân viên cho các dự án đang triển khai đến đâu. Để các dự án dễ theo dõi hơn, hãy tham khảo các phần mềm quản trị dự án. Với phần mềm này, nhân viên có thể thấy được những nhiệm vụ họ cần thực hiện, quản lý có thể thấy những dự án nào đang được tiến hành và ai phụ trách dự án đó. Ngoài ra, việc yêu cầu nhân viên gửi báo cáo công việc cuối ngày cũng giúp quản lý dễ kiểm soát tiến độ công việc hơn. 

Kim Oanh

(Theo Bloomberg, Forbes)