Đối phó với tình trạng “phát ngán” khi họp ảo
Khi chuyển sang văn phòng ảo, nhân viên sẽ mất đi những giao tiếp, tương tác tự nhiên với mọi người. Thay vào đó, chúng ta phải gắng biểu lộ cảm xúc qua nét mặt rõ ràng hơn, đồng thời tập trung hơn vào màn hình để nắm bắt cảm xúc người khác và cuối cùng dẫn đến tình trạng kiệt quệ.
Cuộc họp ảo khác với cuộc họp trực tiếp như thế nào?
Thiếu giao tiếp phi ngôn ngữ
Cảm xúc và thái độ thường thể hiện qua qua các tín hiệu không lời như nét mặt, âm sắc, cao độ của giọng nói, cử chỉ, tư thế và khoảng cách giữa người giao tiếp. Khi họp trực tiếp, não bộ sẽ xử lý các tín hiệu này một cách tự động. Một người không cần thiết phải đứng sát vào đồng nghiệp và nhìn chằm chằm vào họ. Đôi khi có thể liếc ra phía cửa sổ một chút để nghỉ ngơi hoặc đổi hướng nhìn sang người khác trong phòng. Trong khi đó, các cuộc họp ảo đòi hỏi mọi người cần tập trung hơn vào màn hình để lắng nghe, tiếp nhận thông tin bởi đây là cách duy nhất thể hiện sự chăm chú. Điều đó khiến nhân viên tiêu tốn rất nhiều năng lượng.
“Vị khách mời” không mong muốn
Khi chuyển sang văn phòng ảo, nhân viên sẽ phải chia sẻ không gian riêng của họ với các thành viên khác. Vậy nên chắc chắn có những tình huống đột ngột xuất hiện mà họ không hề mong muốn. Chẳng hạn như những đứa trẻ bỗng xông vào, òa khóc hay tiếng chó sủa bất chợt. Hoặc những bức tường, phông nền phía sau không được đẹp mắt, đồ đạc ngổn ngang cũng là nguyên nhân khiến nhân viên lo lắng vì sợ sẽ làm xấu hình ảnh của họ trong mắt đồng nghiệp.
Khi họp tại nhà, thỉnh thoảng sẽ xuất hiện những “vị khách” không mời đặc biệt.
Không thể di chuyển linh động
Theo Hiệp hội Tâm lý của Mỹ, việc đi bộ có thể cải thiện trí sáng tạo của con người. Có thể là cùng nhau đi đến phòng họp và trao đổi qua một chút trước khi cuộc họp diễn ra. Hay việc di chuyển xung quanh phòng họp hoặc tổ chức cuộc họp đứng cũng trở nên trở nên dễ dàng hơn. Một cách khác như đi lấy một cốc nước, pha cốc cà phê cũng sẽ tiếp thêm năng lượng cho họ. Tuy nhiên, tất cả đều là điều không thể khi tham gia cuộc họp ảo. Khi làm việc từ xa, mọi người sẽ chỉ “đâm đầu” vào công việc, “chăm chăm” để hoàn thành mà ít chú ý dành thời gian nghỉ ngơi.
Tự nhìn thấy sắc mặt bản thân
Một trong những tác nhân khác gây nên tình trạng mệt mỏi trong khi làm việc từ xa là tự nhìn thấy bản thân trên màn hình và quá chú trọng vào các biểu cảm của bản thân. Khi tự nhìn thấy các sắc thái tiêu cực như tức giận, ghê tởm, mọi người thường có xu hướng dẫn đến cảm xúc mãnh liệt hơn so với khi nhìn trên khuôn mặt người khác.
Khi tự thấy sắc mặt bản thân, cảm xúc trở nên mãnh liệt hơn.
“Máy của bạn có đang bị lag không?”
Mặc dù những khoảng lặng trong giao tiếp ngoài đời thực rất tự nhiên, nhưng trong cuộc họp ảo, việc mọi người im lặng sẽ khiến người nói căng thẳng hơn. Ngay cả khi do lỗi đường truyền khiến câu trả lời bị chậm vài giây vẫn tạo cảm giác người nghe thiếu tôn trọng và không tập trung. Ngoài ra, những vấn đề như bật tắt micro, kết nối kém, tiếng ồn cũng ảnh hưởng đến chất lượng của cuộc họp.
Doanh nghiệp cần làm gì để hỗ trợ giải quyết mệt mỏi khi họp ảo cho nhân viên?
Giảm thiểu các yếu tố gây phân tâm: Hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm đóng các tab, tắt các phần mềm không cần thiết khi tham gia cuộc họp. Mặc dù sẽ có người nghĩ rằng nên tận dụng cơ hội để làm nhiều công việc một lúc, rút ngắn thời gian. Nhưng thực tế làm việc đa nhiệm sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Ngoài ra, trước khi bắt đầu cuộc họp, người phụ trách có thể gửi khung nội dung họp để các thành viên chuẩn bị trước và dễ dàng theo dõi.
Chuyển đổi các tác vụ sẽ làm giảm 40% hiệu suất công việc.
Đặt ra các nguyên tắc: Trong các cuộc họp 1:1, việc sử dụng gọi video là cần thiết để dễ dàng trao đổi thông tin qua cả nét mặt, biểu cảm. Tuy nhiên, trong cuộc họp nhóm, họp theo phòng ban, một số cá nhân không bắt buộc phải mở camera và thậm chí có thể đứng lên và đi lại để giảm mệt mỏi.
Thư giãn, đặc biệt là giữa cuộc họp: Việc khuyến khích nhân viên nghỉ giải lao là điều cần thiết để duy trì tinh thần làm việc hiệu quả. Hãy đặt hết mọi thứ liên quan đến công việc sang một bên, dành vài phút tập một số bài thể dục ngắn. Thay vì dành trọn vẹn 30 phút cho cuộc họp, tổ chức có thể cân nhắc rút xuống 25 phút họp và dành 5 phút để nhân viên nghỉ ngơi.
Một vài động tác giãn cơ nhẹ cũng đủ làm giảm căng thẳng.
Tập trung tính cá nhân: Mỗi nhân viên đều có thói quen hay có niềm vui khi họp ảo khác nhau. Việc hiểu rõ từng tính cách ấy sẽ giúp đội ngũ quản lý điều chỉnh phù hợp để đảm bảo chất lượng hiệu quả cho cuộc họp tốt nhất. Các nhà lãnh đạo không nên né tránh việc yêu cầu thành viên đưa ra phản hồi, đề xuất và đồng thời, dành thời gian nhiều hơn để tìm hiểu sở thích của các cá nhân.
Sáng tạo: Các nhà quản lý có thể đưa ra một số hoạt động nhằm gắn kết nhân viên, giảm trạng thái buồn chán, mệt mỏi khi họp ảo. Chẳng hạn như khuyến khích nhân viên vừa đi dạo vừa nghe tham gia họp nếu cuộc họp đó không quá quan trọng với họ. Hay tổ chức các lớp học ảo vui nhộn cho nhân viên. Bởi lẽ không phải mọi hoạt động đều khả thi nên sau mỗi lần thử nghiệm mới, hãy thu thập ý kiến từ mọi người và điều chỉnh lại hướng triển khai.
Vân Anh
(Tổng hợp)
