Truyền thông nội bộ: Giải pháp “gỡ rối” cho doanh nghiệp Việt

Tỉ lệ nhân viên nghỉ việc cao, rắc rối trong quản lý tầm trung và thiếu sự gắn kết những nguy cơ các doanh nghiệp lớn gặp phải khi chưa thực sự hiểu về tầm quan trọng của truyền thông nội bộ (TTNB).

Năm 2016, một khảo sát được thực hiện bởi Ragan Communications đã chỉ ra rằng, ngân sách cho hoạt động TTNB ngày càng tăng trưởng, chứng tỏ sự quan tâm của doanh nghiệp với TTNB ngày càng lớn.

Trên thế giới, các công ty có những chính sách nhân sự mới lạ, tạo điều kiện cho nhân viên làm việc trong môi trường tốt nhất có thể kể đến như Apple, Starbucks, Google… Tại Việt Nam, các doanh nghiệp thực hiện bài bản các hoạt động TTNB được biết đến nhiều như Tập đoàn FPT, Công ty CP Tập đoàn HiPT, Ngân hàng VP Bank… (Ảnh: Internet).

Mặc dù vậy, nhiều doanh nghiệp chưa thực sự hiểu đúng về TTNB nên gặp nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện.

Tỉ lệ nhân viên nghỉ việc cao

Theo khảo sát được Anphabe thực hiện từ tháng 9 – 12/2015, stress chính là nguyên nhân khiến năng suất lao động giảm và nhân tài rời bỏ công ty. Khảo sát cũng chỉ ra rằng, ba nguyên nhân chính khiến nhân sự Việt Nam áp lực nhất là lo lắng cho tương lai, công việc quá tải và cơ hội không rõ ràng. Ngoài ra, hai nguyên nhân stress ảnh hưởng tiêu cực nhất đến độ gắn kết nhân viên là thiếu tin tưởng vào ban lãnh đạo và giảm động lực làm việc.

Trong tình huống này, nếu làm tốt TTNB, các công ty có thể giảm rủi ro tỉ lệ nhân viên nghỉ việc quá cao bằng cách giúp nhân viên giảm tối đa áp lực khi làm việc. TTNB giúp công ty có định hướng rõ ràng hơn. Theo một khảo sát toàn cầu với sự tham gia của 26.000 người dùng LinkedIn, 74% mong muốn có một công việc thực sự có ý nghĩa và được ưu tiên bởi cả công ty và nhân viên. Ngoài ra, theo Staffbase, 73% nhân viên gắn kết hơn khi họ được làm việc trong một công ty có định hướng rõ ràng.

Gặp rắc rối trong quản lý tầm trung

Quy mô công ty càng lớn càng đòi hỏi sự phân cấp quản lý thứ bậc. Đi kèm với vấn đề này là khoảng cách giữa nhân viên bậc thấp nhất tới cấp lãnh đạo cao nhất sẽ ngày càng lớn. Bởi vậy, thông tin dễ dàng bị “nhiễu” hay “ách tắc” khi truyền đạt ở cả hai chiều từ trên xuống và từ dưới lên, gây ra hiểu lầm về những thông tin chính sách.

TTNB giúp cho cấp quản lý tầm trung – mấu chốt truyền tải thông tin hiệu quả của doanh nghiệp – có được đầy đủ thông tin cần thiết từ cả hai chiều, tăng hiệu quả giao tiếp trong nội bộ công ty.

Thiếu sự gắn kết

Không chỉ gặp khó khăn trong việc quản lý, công ty lớn còn phải đối mặt với sự rời rạc khi nhân viên không cảm thấy được gắn kết với nhau và với nơi làm việc. Điều này ảnh hưởng tới hiệu quả công việc và văn hóa công ty. Trong khảo sát Inside Internal Communication 2016, Paulson Training cho biết, nhân viên với mức độ gắn kết cao nhất làm việc tốt hơn 20% và giảm tỉ lệ bỏ việc tới 87%, góp phần tăng hiệu quả thành công của doanh nghiệp.

TTNB phát huy hiệu quả ở giai đoạn này. TTNB là một bộ phận “kết dính” trong tổ chức, có nhiệm vụ nắm bắt các vấn đề và liên hệ chặt chẽ với các bộ phận khác trong nội bộ nhằm triển khai các thông điệp cần thiết của lãnh đạo doanh nghiệp đến nhân viên.

Trước năm 2010, CMC – tập đoàn công nghệ với hơn 1.600 nhân viên khắp Bắc – Trung – Nam – đã bắt tay vào làm TTNB. Tuy nhiên, ở thời điểm ấy, các kênh TTNB chưa mang tính chính thống và ổn định để kết nối toàn bộ tập đoàn. Ví dụ như các bản tin newsletter còn rải rác, hệ thống trao đổi, đào tạo, thông báo còn bị giới hạn riêng rẽ từng công ty. Vì vậy, CMC gặp khó khăn trong xây dựng văn hóa, chưa đánh giá hiệu quả quy trình, tổ chức…

Khắc phục các khó khăn ấy, cuối năm 2010, hệ thống TTNB của CMC bắt đầu có bước thay đổi lớn với sự ra đời của tập san nội bộ – Người CMC – phát hành hàng tháng.

Cộng đồng Người CMC bắt đầu có những kết nối mang tính mở đầu tiên trên Internet thông qua mini site Cộng đồng CMC tại địa chỉ: https://cmc.com.vn/vi/nhip-song-cmc và fanpage Người CMC trên facebook. (Ảnh: Facebook Người CMC)

Có thể nói, nền tảng phục vụ TTNB của CMC hiện tại khá tốt với đầy đủ các kênh TTNB cần thiết nhất và các kênh này đang được duy trì, phát triển một cách bài bản. Khả năng kết nối thông tin giữa các đơn vị thành viên, giữa các vùng miền luôn sẵn sàng…