4 điểm chạm tác động trải nghiệm nhân viên làm việc từ xa
Khi làm việc từ xa, nhân viên sẽ gặp phải những thách thức trong việc kết nối với đội nhóm, quy trình làm việc cũng phức tạp hơn, dễ cảm thấy bị cô lập. Do đó doanh nghiệp cần thiết kế các trải nghiệm hướng đến cả nhóm làm việc từ xa để đảm bảo mọi nhân viên luôn giữ sự gắn kết.
Tôi được cung cấp công cụ, thiết bị, thông tin và hỗ trợ đào tạo để hoàn thành tốt công việc hay không?
Điều nhân viên quan tâm mỗi ngày là liệu họ có đang được doanh nghiệp hỗ trợ để phát triển hay không. Với nhân viên làm từ xa, họ sẽ chú trọng đến việc chuẩn bị công cụ, tiện ích văn phòng tại nhà. Doanh nghiệp có thể hỗ trợ bằng cách chi một khoản phí để nâng cấp gói mạng wifi, mua một số đồ văn phòng để nhân viên mang về, cung cấp laptop, hỗ trợ vận chuyển máy tính bàn về nhà. Có đầy đủ trang thiết bị phục vụ công việc tại nhà chính là cách tạo trải nghiệm tích cực cho nhân viên từ xa, để họ an tâm hoàn thành tốt công việc.
Ngoài ra, công nghệ cũng giúp tạo trải nghiệm từ xa liền mạch. Bộ phận IT cần đảm bảo nhân viên từ xa được kết nối với hệ thống làm việc, đồng thời duy trì tính bảo mật dữ liệu. Việc thiết lập điện toán đám mây đã trở thành tiêu chuẩn chung cho mọi doanh nghiệp bởi nó sẽ cung cấp quyền để người làm dễ truy cập vào môi trường làm việc ảo dễ dàng dù ở bất cứ đâu.
Ngoài ra, truyền thông, giao tiếp cũng là chìa khóa để đảm bảo hiệu suất khi làm việc từ xa. Nhân viên mong muốn được kết nối, cung cấp đầy đủ thông tin, do đó những phần mềm, nền tảng giao tiếp, họp trực tuyến là điều không thể thiếu. Quản lý sẽ cần duy trì tương tác, kết nối, cập nhật thông báo kịp thời. Ví dụ có thể tổ chức cuộc họp đầu giờ sáng trước khi “bắt tay” làm việc sẽ giúp mọi người kết nối, cập nhật thông tin của công ty, đồng nghiệp. Phương thức này như một cách nhắc nhở các thành viên đang cùng một đội nhóm, gắn kết mọi người hơn.
Đồng thời, quản lý nên đưa ra các quy định, hướng dẫn rõ ràng về tần suất, hình thức trao đổi và thời gian phù hợp. Chẳng hạn nếu như có việc gấp, hãy gọi điện hoặc nhắn tin trực tiếp cho người đó thay vì sử dụng email. Các nhà quản lý cũng nên báo về thời gian rảnh của họ với nhân viên để nhân viên nắm bắt, có thể kết nối đúng lúc.
Bài viết tham khảo: 8 lời hứa hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa của IBM
Việc học, đào tạo cũng là một trong những yếu tố tác động đến trải nghiệm nhân viên. Khi nhân viên không ở văn phòng hay ở cùng nhau không có nghĩa việc học tập sẽ dừng lại. Nhờ có công nghệ, việc đào tạo trở nên thuận tiện hơn, người đi làm có thể chọn thời gian phù hợp, đạt hiệu quả cao nhất, tập trung nhất.
Tôi có cảm thấy kết nối với quản lý của mình không?
Tầm quan trọng từ công nghệ là điều không thể phủ nhận nhưng cảm giác kết nối với quản lý còn sâu sắc hơn cả. Môi trường làm việc từ xa tạo cơ hội tuyệt vời để quản lý có thể kết nối 1:1 với nhân viên. Cấp trên có thể dành 15-20 phút mỗi tuần để trò chuyện trực tiếp với từng thành viên, hỏi thăm tình hình công việc, cuộc sống của họ, đặt ra các ưu tiên, mục tiêu trong tuần mới và đưa ra trợ giúp nếu cần thiết. Khoảng thời gian này giúp nhân viên được thoải mái chia sẻ câu chuyện của mình và lãnh đạo sẽ thể hiện vai trò là người lắng nghe. Từ đó nhân viên gắn bó hơn với công việc, với người sếp, với công ty.
Tôi có cảm thấy kết nối với đội nhóm không?
Công việc không chỉ mang đến cho nhân viên việc để làm mà còn cả những mối quan hệ, tình cảm bạn bè, gắn bó với nhau ngoài đời sống. Người làm trong tổ chức vẫn có thể duy trì những tương tác đó ngay cả khi làm từ xa qua việc tổ chức lễ kỷ niệm cho công ty, những buổi ăn trưa hay nghỉ giữa giờ trực tuyến. Ngoài ra, tổ chức cần tạo thêm nhiều cơ hội để nhân viên làm việc trực tiếp với nhau. Khi quản lý không “động tay” vào, nhân viên được toàn quyền kiểm soát công việc, tự tìm cách kết nối, nâng cao trách nhiệm bản thân, từ đó tự tạo ra những trải nghiệm tích cực.
Tôi có thể tạm ngừng công việc được không?
Khi làm việc từ xa, nhân viên dễ dàng trong trạng thái “đang hoạt động”. Cách thức làm việc kiểu mới đòi hỏi cần có sự linh hoạt. Một khi các kỳ vọng về thời gian trao đổi, những công việc phải hoàn thành được thiết lập rõ ràng, nhân viên có thể sắp xếp thời gian làm việc phù hợp để dành ưu tiên cho những mối quan tâm khác. Những người quản lý sẽ cần tập trung vào kết quả của công việc, dự án thay vì quản lý vi mô từng đầu việc hàng ngày. Trao quyền để nhân viên kiểm soát thời gian làm việc sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái, duy trì tinh thần lạc quan, năng lượng khi làm việc.
Vân Anh
(Theo Forbes)
Hàng loạt những xáo trộn từ dịch bệnh Covid-19 trong thời gian qua đã thay đổi môi trường làm việc, kéo theo những trải nghiệm, những mối lo, kỳ vọng của nhân viên cũng thay đổi. Nếu bạn quan tâm đến trải nghiệm nhân viên, quan tâm đến những thay đổi trong môi trường làm việc đang tác động đến nhân sự trong tổ chức, hãy tham gia khảo sát của Blue C để nhận được các insight về trải nghiệm nhân viên tại Việt Nam.
Link khảo sát: https://bluec.i-survey.vn/weblink/EX
