Giao tiếp hiệu quả với nhân viên – Lãnh đạo cần gì?
Đã qua rồi thời giao tiếp trong công ty chỉ mang tính một chiều, lãnh đạo ra chỉ thị và nhân viên mặc định thừa hành. Trong thế giới ngày càng phẳng, một doanh nghiệp muốn sở hữu một lực lượng lao động tinh nhuệ luôn cần các kênh giao tiếp, tương tác hiệu quả giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên.
Không chỉ chủ động và tích cực giao tiếp, tương tác với nhân viên, mà mỗi cấp lãnh đạo cần có một hướng tiếp cận truyền thông phù hợp. Quản lý cấp trung cần là đầu mối lắng nghe, giao tiếp thường xuyên với nhân viên, tiếp thu ý kiến phản hồi và đề xuất các hành động phù hợp… Lãnh đạo cấp cao cần chủ động tạo cơ hội tương tác, tạo kênh giao tiếp và cung cấp đủ thông tin mà nhân viên muốn nghe thay vì chỉ những thông điệp họ muốn cấp dưới nghe.
Bài viết này giới thiệu với bạn một số cách tiếp cận có thể giúp các lãnh đạo giao tiếp tốt hơn với nhân viên.
Với các quản lý trực tiếp/lãnh đạo cấp trung:
- Biết cách lắng nghe: “Nghe có vẻ rất đơn giản, nhưng đây là một trong những thiếu sót giao tiếp lớn nhất mà các nhà quản lý thường mắc phải”, – Maureen Dolan Rosen, một chuyên gia nhân sự tại hãng Chapel Hill cho biết. Lắng nghe nhân viên không có nghĩa là “nghe xong để đấy” mà là ghi nhận và giải đáp ngay lúc đó hoặc cam kết thời gian trả lời/hành động cụ thể.
- Học cách giao tiếp trò chuyện trước các nhóm nhân viên cụ thể: Nếu bạn không thể trình bày tốt tại các buổi họp hay trước một nhóm nhân viên, sức thuyết phục của bạn sẽ thuyên giảm, bạn sẽ đánh mất vị thế của một nhà quản lý. Bạn cũng cần lưu ý tới những điều tương tự khi viết e-mail đồng gửi cho nhiều nhân viên.
- Thường xuyên trò chuyện với nhân viên trực tiếp dưới quyền về công việc, định kỳ có đánh giá một cách nhất quán. Nếu lãnh đạo không thể gặp gỡ nhân viên hàng tuần, hãy thực hiện ít nhất một lần trong một tháng. Hãy thể hiện cho nhân viên thấy sự quan tâm đầy đủ của bạn. Động viên và gợi ý nhân viên về khả năng đóng góp nhiều hơn cũng như thăng tiến trong công ty.
- Để nhân viên đánh giá năng lực quản lý: Những công ty lớn như Microsoft, Apple… thường áp dụng cách đưa ra các mẫu góp ý về công việc của “sếp” tại công sở. Các nhân viên được phát mẫu góp ý định kỳ và điền vào (có thể ghi tên hay dấu tên tuỳ theo quyết định của nhân viên). Đây là một cách thức để lãnh đạo đánh giá bản thân và cũng là cách thức hiệu quả để đánh giá những vấn đề khác.
- Hành động trên những phản hồi của nhân viên: Lãnh đạo nên giải quyết ngay những phàn nàn, chỉ trích của nhân viên một cách khách quan trong phạm vi quyền hạn. Những ý kiến mà bạn không đủ thẩm quyền thực hiện hoặc thấy không phù hợp, hãy nêu rõ lý do với thái độ cởi mở, vì công việc. Các nhân viên luôn cảm kích trước thái độ giao tiếp và tình cảm chân thành của các “sếp” trước những ý kiến đóng góp của họ, thậm chí cả khi “sếp”, sau khi đã suy nghĩ, vẫn không đồng tình với họ.
Với lãnh đạo cấp cao (Tổng giám đốc, Chủ tịch Tập đoàn…)
- Thiết lập một chiến lược truyền thông hiệu quả: giúp cho nhân viên luôn được biết rõ về những phát triển quan trọng, các mục tiêu kinh doanh và vấn đề ưu tiên của công ty; đồng thời thiết lập phương tiện để tiếp nhận và phản hồi ý kiến từ nhân viên.
- Ưu tiên giao tiếp với nhân viên thành hoạt động có tính dài hạn, định kỳ: từ các cuộc gặp/họp, tổ chức đối thoại “leader talk” hàng quý, hàng năm đến việc khảo sát, gặp gỡ từng đơn vị/bộ phận bất kỳ mà Lãnh đạo thấy cần thiết.
- Giao tiếp qua nhiều nền tảng: Mỗi nhóm nhân viên lại có đặc thù công việc và thói quen dùng kênh truyền thông khác nhau. Do đó, để tiếp cận được tất cả các nhân viên, lãnh đạo cơ quan nên sử dụng nhiều nền tảng: từ thảo luận và email trực tiếp, đến các kênh hội nghị video, mạng xã hội dành cho doanh nghiệp (workplace), và các kênh mạng xã hội khác.
- Duy trì các kết nối, giao tiếp mở giữa lãnh đạo và nhân viên: Các cơ quan có thể thúc đẩy giao tiếp mở bằng hình thức nhân viên gặp gỡ trực tiếp với các nhà lãnh đạo, tổ chức hội thảo online, đường dây nóng, hòm thư góp ý…
- Thực hiện/phản hồi mọi đề xuất từ cấp dưới: Khi các nhà lãnh đạo thực hiện và phản hồi đầy đủ mọi ý tưởng, góp ý từ cấp dưới, nhân viên sẽ thấy rõ mình được tôn trọng, lắng nghe, cho dù mọi hành động của lãnh đạo sẽ chưa cải thiện ngay những điều kiện nhân viên đưa ra. Những hành động tích cực này sẽ giúp nhân viên thấy mình có giá trị hơn với tổ chức, gắn kết hơn với công ty.
Nguyễn Vân Anh
(Nguồn tham khảo: Washington Post, Career Builder)
