Lựa chọn kênh lắng nghe phù hợp cho tổ chức

Để có được góc nhìn đầy đủ và đa dạng về nhân viên, các công ty cần xây dựng hệ thống kênh lắng nghe toàn diện, kết hợp cả dữ liệu định lượng và định tính. Các kênh lắng nghe này càng phong phú, chuyên sâu thì thông tin thu thập càng chất lượng.

Tiến hành khảo sát toàn diện

Các cuộc khảo sát toàn bộ nhân viên thường sẽ mang lại cái nhìn tổng quan, là nguồn cung cấp dữ liệu lớn về năng suất cũng như tâm lý của nội bộ. Ngoài việc tiết lộ các trở ngại ảnh hưởng đến sự gắn kết nhân viên, dạng khảo sát này sẽ giúp tổ chức đo lường được các chỉ số cần thiết, để từ đó đánh giá được tác động của các sáng kiến đổi mới văn hóa, chiến lược phù hợp hay không. Các công ty có thể xen lẫn các cuộc khảo sát ngắn, duy trì đều đặn hàng ngày hoặc hàng tuần để phân tích mức độ hài lòng, tương tác và hiệu suất tức thời. Theo báo cáo của Deloitte, 96% tổ chức có hiệu suất cao sử dụng các cuộc khảo sát nội bộ toàn diện, trong khi đó con số này là 73% với các doanh nghiệp hoạt động kém.

Đối với dạng khảo sát diện rộng như này, nhiều tổ chức thường “tham lam” khi đặt vào quá nhiều câu hỏi. Thực chất điều đó sẽ khiến nhân viên cảm thấy mệt mỏi, “tiêu cực” trước những khảo sát trong tương lai. Vậy nên, doanh nghiệp chỉ nên đưa ra số lượng nhất định, đảm bảo tính mở để nhân viên thoải mái thể hiện suy nghĩ của họ. Đồng thời, thiết kế một chương trình khảo sát theo dõi vòng đời của nhân sự từ khi là ứng viên đến khi nghỉ sẽ hỗ trợ tổ chức cải thiện trải nghiệm của nhân viên. Ngoài ra, việc tận dụng công nghệ để thực hiện khảo sát sẽ mang đến những dữ liệu, thông tin cập nhật nhanh hơn.

Khảo sát toàn diện là hình thức phổ biến nhất mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng.

Theo dõi kênh truyền thông xã hội nội bộ

Ngày càng nhiều nhân viên coi các nền tảng truyền thông nội bộ như một phần công việc hàng ngày của họ. Các công cụ như Slack, Microsoft Teams, Workplace của Facebook và Yammer vừa hỗ trợ nhân viên trong công việc, vừa giúp họ thư giãn, xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp.

Những tương tác của họ trên các nền tảng này tạo thành kênh lắng nghe có giá trị mà ít được khai thác. 52% tổ chức hoạt động hiệu quả sử dụng kênh nội bộ là công cụ để lắng nghe, trong khi chỉ 9% tổ chức năng suất kém triển khai nó.

Các công ty có thể tận dụng các kỹ thuật phân tích văn bản tự động như xử lý ngôn ngữ tự nhiên để trích xuất thông tin, hiểu được ý nghĩa từ lượng lớn dữ liệu phi cấu trúc mà mạng xã hội nội bộ thường thu được. Hay đơn giản chỉ cần đọc các bài đăng, nhận xét, các cuộc trò chuyện trên nền tảng đó cũng sẽ giúp nắm bắt các chủ đề quan trọng mà nhân viên không nói trong các cuộc khảo sát.

Đối với các nền tảng mạng xã hội nội bộ, bước đầu doanh nghiệp phải xác định được xu hướng nền tảng họ sử dụng. Sau đó, áp dụng các công cụ phân tích văn bản tự động để kiểm tra hiệu quả của dữ liệu phi cấu trúc được chọn lọc. Ngoài ra, tổ chức cũng cần cân nhắc xem liệu dành một khoản chi phí cho phương pháp này có hiệu quả hay không.

Trang mạng nội bộ sẽ trở thành “vũ khí” bí mật nếu các tổ chức biết cách tận dụng.

Đo lường trên dữ liệu định tính của nhân viên

Ngoài phương tiện truyền thông xã hội nội bộ, tổ chức có thể thu thập dữ liệu định tính từ nhiều nguồn khác như: phiếu khảo sát nhân sự, các buổi đánh giá hiệu suất cuối năm, họp nhóm hay phỏng vấn thôi việc. Tất cả kênh lắng nghe này đều mang đến giá trị to lớn mà chưa được tận dụng triệt để.

Đây là công cụ hữu ích để phân tích các vấn đề gần gũi xoay quanh nhân viên. Chẳng hạn như dữ liệu liên quan đến mục tiêu hàng năm của các cá nhân sẽ giúp xác định những người có chung hướng đi thuộc mọi phòng ban, từ đó sẽ dễ dàng xây dựng các nhóm cộng đồng trong tổ chức. Hoặc những dữ liệu liên quan đến sở thích trong công việc của nhân viên sẽ hỗ trợ tạo cơ hội phù hợp với năng lực mỗi người. Các thông tin từ buổi phỏng vấn thôi việc sẽ giúp tổ chức thay đổi kế hoạch nhằm giữ chân nhân viên.

Các doanh nghiệp cũng cần để tâm một số lưu ý như: xác định nguồn thu thập tiềm năng, kiểm soát tần suất họp nhóm hiệu quả, ghi nhận sự nỗ lực, thời gian tham gia khảo sát của nhân viên.

Dữ liệu định tính thu thập được sẽ tiết lộ nhiều “góc khuất” mà không nói lên qua các con số.

Áp dụng công nghệ mới

Thông tin chi tiết về sự gắn bó và mong muốn, nhu cầu của nhân viên không phải lúc nào cũng đến từ các cuộc khảo sát hàng năm, các buổi họp nhóm mà tồn tại trong các mẩu chuyện hàng ngày. Tuy nhiên, việc xem xét các cuộc trò chuyện một cách thủ công để nắm bắt chủ đề, xu hướng thịnh hành là việc làm cồng kềnh, tốn kém. Và đối với các tổ chức đang sử dụng công cụ mới như tích hợp chatbots, trí tuệ nhân tạo, robot, điện toán nhận thức… thì việc phân tích hành vi, dự đoán các vấn đề và mối quan tâm liên quan đến nhân viên không còn là điều khó khăn.

Tuy nhiên, chính sự hiện đại, chính xác của công nghệ này cũng là cản trở lớn. Các tổ chức cần chú ý đến các vấn đề về quyền riêng tư và bảo mật để không gây xáo trộn đến đời sống riêng của họ.

Tối ưu các công nghệ hiện đại mà tổ chức đang áp dụng sẽ giúp tiết kiệm nguồn lực lớn.

Phân tích dữ liệu công khai

Dữ liệu được tạo ra từ các kênh cộng đồng, bao gồm các trang mạng xã hội, nền tảng kết nối chuyên nghiệp như LinkedIn và các kênh tuyển dụng cũng có thể là một kênh lắng nghe hữu ích. Loại hình này thậm chí hiệu quả hơn kênh nội bộ bởi nhân viên hay ứng viên sẽ cảm thấy an toàn khi thể hiện quan điểm, suy nghĩ bên ngoài nơi làm việc.

Dữ liệu công khai như vậy sẽ cung cấp thông tin chi tiết, cảm nhận chân thật của nhân viên đối về cấp trên và doanh nghiệp của họ. Đồng thời, đây cũng là nguồn cung cấp dữ liệu dồi dào để tổ chức có thể sớm nhìn nhận được xu hướng phát triển nhân tài, đổi mới văn hóa, sau đó so sánh với các chiến lược hiện tại, kịp thời bắt kịp, cạnh tranh với các đối thủ.