3 lợi ích “không ngờ” của truyền thông nội bộ qua mạng xã hội

Rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo với nhân viên, thể hiện sự tôn trọng ý kiến và giúp nhân viên thay đổi hành vi là ba lợi ích mà mạng xã hội mang lại khi thực hiện truyền thông nội bộ.

Chuyên gia truyền thông Nguyễn Thanh Sơn, chủ tịch MVV Group, cho rằng: “Xây dựng thương hiệu trước tiên phải thông qua truyền thông nội bộ và gắn với việc xây dựng văn hóa của doanh nghiệp, trước khi quảng bá ra bên ngoài”.

Đã có rất nhiều “bí kíp” để duy trì truyền thông nội bộ một cách hiệu quả cho doanh nghiệp như: công khai mục tiêu chung, gia tăng sự tương tác hai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên hay tăng cường lắng nghe và có những sự tôn trọng giữa hai bên. Hiện nay, mạng xã hội có xu hướng trở thành cầu nối thông tin giữa lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên.

Một nghiên cứu của Weber Shandwick kết hợp với KRC Research tiến hành cho thấy, sau khi trải qua một sự thay đổi tại nơi làm việc thì có đến 55% số người được hỏi cho rằng họ muốn được kết nối mạng xã hội nhiều hơn. Vậy, các doanh nghiệp cần làm thế nào để có thể biến chúng trở thành một kênh truyền thông nội bộ hiệu quả?

1. Rút ngắn khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên

Thực tế cho thấy, bất kì một CEO nào cũng cần có được lòng tin từ nhân viên của mình và ngược lại, họ cũng cần phải tạo được lòng tin cho nhân viên. Nếu không có sự truyền thông để hai bên cùng thấu hiểu chủ trương của doanh nghiệp, chắc chắn mỗi nhân viên sẽ có một cách hiểu và phát tán những thông điệp khác nhau ra bên ngoài. Hơn thế nữa, các thông tin không đúng sự thật sẽ gây ấm ức dẫn đến nói xấu lãnh đạo, đồng nghiệp cùng với thực hiện sai kế hoạch của công ty. Các mạng nội bộ phát triển đã tạo ra những cuộc đối thoại cởi mở giữa lãnh đạo và các bộ phận liên quan cũng như nhân viên trong công ty một cách kịp thời.

Ông Lê Quang Vũ, Giám đốc điều hành Blue C Content Development Company chia sẻ rằng: “Các doanh nghiệp bây giờ hầu hết đều có các account trên các mạng xã hội và chính các account đó sẽ là các kênh tiếp cận với khách hàng. Mỗi nhân viên đều có thể là một đại sứ thương hiệu của doanh nghiệp. Chính vì thế, chúng ta cần có một chính sách của công ty dành cho việc tương tác này để làm sao có một cách hành xử đúng với văn hóa, tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp”.

2. Thể hiện sự tôn trọng ý kiến của nhân viên

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về nhân sự, lâm vào tình thế khủng hoảng hay gặp phải bất kì một vấn đề liên quan đến lợi ích của nhân viên thì điều tất yếu là họ sẽ cảm thấy vô cùng lo lắng khi không nhận được một thông tin chính xác. Nếu biết cách lắng nghe tốt và kịp thời, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ vừa  xử lí được các vấn đề trước mắt mà còn có thể định hình, vạch ra chiến lược cho thời gian tiếp theo.

Ở Việt Nam, các tập đoàn như FPT hay MVV Group thường xuyên thực hiện khảo sát nội bộ qua mạng xã hội để lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của nhân viên cũng như truyền đạt những thông tin từ ban lãnh đạo.

3. Giúp nhân viên thay đổi hành vi

Mạng xã hội sẽ là nơi lý tưởng nhất để nhà lãnh đạo và các nhân viên để lại những lời khen ngợi từ hai phía. Một số công ty khác lại tận dụng mạng xã hội để giúp nhân viên của mình thay đổi hành vi như: thay đổi cách làm việc, tạo cơ hội kết nối giữa các nhân viên với nhau.

Sử dụng Facebook fanpage như một kênh thông tin nội bộ là cách mà VPBank đang làm để kết nối nhân viên và truyền thông về các sự kiện của doanh nghiệp. Kênh Facebook này có tên “Các sự kiện nội bộ VPBank”, luôn cập nhật thông tin sự kiện đang diễn ra trong chính nội bộ ngân hàng này. Kênh Facebook này đến nay đã đạt tới 18.118 lượt likes. Ảnh trên là sự kiện “Tam đỉnh khai minh” sắp diễn ra dành cho toàn thể nhân viên VPBank (Ảnh: Facebook VPBank)

Tóm lại, các nhà lãnh đạo cần đưa ra những chiến lược truyền thông hợp lý và lâu dài để mạng xã hội trở thành một công cụ hiệu quả của truyền thông nội bộ. Mặt khác, các lãnh đạo doanh nghiệp cũng cần “chiêu mộ” các nhân viên có tầm ảnh hưởng trong công ty để có thể điều hành mạng xã hội nội bộ của công ty một cách trơn tru nhất. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng không nên quá lạm dụng mạng xã hội để truyền thông nội bộ mà hãy thường xuyên kết hợp với những cuộc gặp trực tiếp để duy trì lòng tin và thúc đẩy tinh thần nhân viên.