9 mẹo chuẩn bị bộ câu hỏi chuẩn cho khảo sát nội bộ
Việc biên soạn nội dung cho bất kỳ cuộc khảo sát nào dù là ít hay nhiều cũng cần được lập kế hoạch rõ ràng và thích hợp. Hi vọng với các mẹo dưới đây, các bạn sẽ có thêm nhiều dữ liệu cần thiết để đưa ra các bộ khảo sát hấp dẫn.
- Luôn rõ ràng về mục tiêu
Bộ khảo sát này sẽ giúp bạn giải quyết hay đánh giá về vấn đề gì? Đo lường về độ gắn kết của nhân viên trong công ty? Đo lường hiệu quả các chương trình nội bộ đã triển khai?… Hãy làm rõ ngay từ đầu những mục tiêu cho bộ khảo sát nội bộ của bạn.
- Biết rõ kết quả sẽ được sử dụng thế nào
Kết quả này sẽ được phân tích đánh giá dựa trên các dạng biểu thị nào? Bạn sẽ báo cáo lại kết quả này ra sao cho người tham gia khảo sát? Trong các tổ chức, việc báo cáo lại các kết quả khảo sát là cách để củng cố lòng tin và thể hiện giá trị của khảo sát.
- Xác định thời gian, thời lượng và thời hạn
Ngày phát hành khảo sát, mất bao lâu để hoàn tất và thời hạn hoàn thành đều đóng vai trò quan trọng để đánh giá hiệu quả khảo sát.
- Thời gian phát hành / bắt đầu: Hãy chọn khoảng thời gian phù hợp với tất cả các nhân viên trong công ty, tránh những dịp quan trọng như các mùa nghỉ lễ, các thời điểm khối lượng công việc nhiều chồng chất… để họ có thể thực hiện khảo sát một cách thoải mái nhất.
- Thời lượng khảo sát: Bài khảo sát càng dài thì nguy cơ tham gia càng thấp. Hãy đảm bảo mất không quá 5 phút để họ có thể hoàn thành 01 bài khảo sát. Số lượng câu hỏi phù hợp từ 5-9 câu hỏi. Đối với bài khảo sát hàng năm, số lượng câu hỏi có thể nhiều hơn.
- Thời hạn: Thông thường các bài khảo sát sẽ có thời hạn từ 2-3 tuần để trả lời. Lý do là bởi nó sẽ giúp nhân viên có kế hoạch cho quỹ thời gian của họ, giảm nguy cơ không đầy đủ người trả lời do họ đi nghỉ hoặc đi công tác. Thời hạn quá dài cũng không giúp bạn có thêm câu trả lời.
- Quyết định xem bạn có cần thiết biết về người trả lời hay không
Thông thường, các nhân viên khi làm khảo sát không thích lộ thông tin cá nhân. Để đảm bảo ẩn danh, bạn có thể sử dụng dịch vụ của bên thứ ba như các Agency, các đơn vị cho thực hiện khảo sát trực tuyến…
Việc làm ẩn danh người trả lời tương đối dễ dàng nhưng cũng đồng nghĩa với nguy cơ là bạn không thể xác thực câu trả lời. Vì vậy hãy quyết định trước khi bắt đầu. Việc xác định thông tin người trả lời có thể thực hiện thông qua ID máy tính hoặc thông qua một số câu hỏi cụ thể mà bạn yêu cầu.
- Chọn bối cảnh
Hãy chọn một quan điểm cho tất cả các câu hỏi hoặc câu và sử dụng nó một cách nhất quán trong suốt quá trình ra đề bài khảo sát, để giúp người đọc theo được một mạch trả lời xuyên suốt.
- Đặt câu hỏi trung lập
Câu hỏi của bạn sẽ luôn có sự ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến câu trả lời của người dùng. Vì vậy hãy luôn đảm bảo sự trung lập, không mang tính chất chủ quan của người viết vào các câu hỏi. Điều này đảm bảo độ khách quan nhất cho kết quả khảo sát.
- Luôn đơn giản hóa mọi câu hỏi
Để làm được việc này, hãy đặt ra giới hạn mỗi câu hỏi là một ý riêng biệt.
Ví dụ như câu hỏi “Bạn đánh giá thế nào về chất lượng và độ dài của bài viết này?” nên chia ra thành 02 câu hỏi “Bạn đánh giá thế nào về chất lượng của bài viết này?” và “Bạn đánh giá thế nào về độ dài của bài viết này?”
- Chọn chủ đề và thể loại câu hỏi
Để giữ sự tập trung cho người tham gia khảo sát, hay chia nhỏ các chủ đề trong bài khảo sát để họ có thể thực hiện lần lượt theo chuỗi tự nhiên hoặc lựa chọn những chủ đề họ quan tâm để trả lời trước.
Về các loại câu hỏi, có rất nhiều dạng câu hỏi để thu thập đáp án của người trả lời: câu hỏi mở, câu hỏi chọn 1 hoặc nhiều đáp án, câu hỏi đánh giá theo thang điểm, câu hỏi mở…
- Đừng quên phần giới thiệu
Lời giới thiệu mở đầu rất quan trọng và góp phần khuyến khích sự tham gia của mọi người. Hãy làm rõ những thông tin cơ bản như:
- Mục đích cuộc khảo sát này là gì?
- Ai sẽ nhận được bản khảo sát?
- Cam kết về thời gian thực hiện khảo sát?
- Điều gì sẽ xảy ra với kết quả?
- Deadline cho khảo sát?
- Thông tin liên hệ khi cần?
Theo Ragan
