Đầu tư công nghệ – Cốt lõi thành công của trải nghiệm nhân viên khi làm việc kết hợp

Công nghệ ảnh hưởng mạnh mẽ đến hiệu quả công việc, quá trình giao tiếp và tâm lý của mỗi nhân viên trong suốt quá trình làm việc. Các tổ chức, doanh nghiệp nên tận dụng công nghệ như một yếu tố kích hoạt để tạo ra trải nghiệm nhân viên tích cực.

Ở bài viết trước, Blue C đã giới thiệu về cách để cải thiện môi trường vật lý nhằm tăng trải nghiệm nhân viên. Bài viết này sẽ giúp bạn khám phá về môi trường công nghệ.

Môi trường công nghệ của tổ chức đề cập đến tất cả các công cụ mà nhân viên sử dụng để hoàn thành công việc. Điều này bao gồm mọi thứ từ mạng nội bộ của công ty đến các thiết bị di động, máy tính do công ty cung cấp hay các ứng dụng phục vụ cho họp trực tuyến. Công nghệ nơi làm việc cũng bao gồm các phần mềm, ứng dụng, các công cụ đào tạo trực tuyến và những trải nghiệm người dùng khi nhân viên sử dụng các công cụ này.

Không khó để hiểu tại sao công nghệ là một phần quan trọng trong trải nghiệm nhân viên. Bởi một hệ thống lỗi thời sẽ gây cản trở lớn đến quá trình giao tiếp, tương tác trong nội bộ, kéo dài thời gian hoàn thành công việc, tạo ra một môi trường làm việc tràn đầy thất vọng.

Một số điều cần lưu ý dưới đây sẽ giúp các tổ chức biết cách tận dụng công nghệ hiệu quả để thúc đẩy trải nghiệm vượt trội cho nhân viên.

Nắm bắt các công nghệ mới

Nếu một doanh nghiệp muốn cải tiến và phát triển thì họ không thể đứng ngoài sự thay đổi liên tục của thế giới công nghệ. Trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn, điện toán đám mây, chuỗi khối, Internet vạn vật đều là những công nghệ mới mà doanh nghiệp cần phải nắm bắt được. Những thông tin đó ở khắp mọi nơi, từ những bài báo điện tử, các tài liệu nghiên cứu, qua các diễn đàn, hội nghị hay có thể trao đổi với các tổ chức khác. Tận dụng sức mạnh từ công nghệ mới sẽ tạo ra những chuyển đổi mạnh mẽ trong tổ chức, tối ưu vận hành và tạo nên sự khác biệt so với các đối thủ cạnh tranh.

Quan sát cách làm việc của nhân viên

Thông thường các tổ chức sẽ chỉ tập trung vào việc triển khai các công nghệ đáp ứng yêu cầu công việc thay vì đáp ứng nhu cầu của nhân viên. Nghĩa là công ty sẽ chỉ nhìn vào các tiêu chí, thông số kỹ thuật và coi trọng đầu tư về mặt công nghệ hơn là mang đến trải nghiệm số hiệu quả. Đây là một sai lầm phổ biến bởi nhân viên sẽ là người trực tiếp sử dụng công nghệ và đánh giá công nghệ đó có thực sự phù hợp, hiệu quả hay không. Thay vì chỉ xem xét các yêu cầu từ một bảng thông số, hãy cố gắng đào sâu mong muốn, nhu cầu của nhân viên để hiểu tại sao họ sử dụng một số công cụ nhất định.

EY (Ernst & Young) – một trong bốn công dịch vụ kiểm toán chuyên nghiệp hàng đầu trên thế giới, đã nhận ra rằng nhân viên của họ đang sử dụng những công nghệ không phải do phía công ty cung cấp. Thay vì nghiêm cấm, lãnh đạo của EY đã âm thầm cho phép nhân viên sử dụng, đồng thời quan sát cách họ làm việc để tìm ra lời giải đáp khi họ không sử dụng công nghệ của công ty.

Liên tục thử nghiệm

Để hiểu và đánh giá được tác động của công nghệ mới với tổ chức, điều quan trọng là tổ chức cần phải thử nghiệm trước khi triển khai. Tổ chức có thể tập hợp một nhóm nhân viên tự nguyện tham gia thử nghiệm các sản phẩm, công nghệ mới trong môi trường có kiểm soát. Việc này sẽ giúp tổ chức giảm thiểu những rủi ro trước khi áp dụng công nghệ mới đến toàn bộ nhân viên.

Tập trung vào nhu cầu thay vì yêu cầu

Một bản đề xuất cung cấp thiết bị chỉ là một tờ giấy với các yêu cầu như “sử dụng trên Android”, “có tính năng bình luận” mà đôi khi không đề cập đến cách tương tác đến thiết bị, phần mềm đó. Điều này dẫn đến tình huống có thể tổ chức đã đáp ứng được các tính năng đưa ra nhưng việc sử dụng chúng sẽ trở nên phức tạp hơn, chẳng hạn người dùng luôn cần đọc bản hướng dẫn mỗi khi sử dụng hay cảm thấy bị đau nhức vì một thiết bị cồng kềnh, đồ sộ. Khi đó, thiết bị mới không đáp ứng được nhu cầu thực sự của nhân viên. Bởi vậy, trải nghiệm công nghệ không nhất thiết phải là những công nghệ hiện đại mà cần phù hợp với nhu cầu, cách làm việc của nhân viên, đảm bảo quy trình hiệu quả, nhanh gọn. Công nghệ sẽ là công cụ kích hoạt mạnh mẽ nhưng nhân viên mới là người cho biết cách họ kích hoạt chúng.