Xây dựng không gian vật lý tạo trải nghiệm tuyệt vời

Môi trường vật lý chiếm 30% trải nghiệm của một nhân viên. Doanh nghiệp cần thiết kế văn phòng làm việc như nào để tạo ra môi trường làm việc thoải mái như ngôi nhà thứ hai, tạo nguồn cảm hứng để khơi nguồn sáng tạo trong quá trình làm việc?

Tạo nhiều không gian sáng tạo

Một doanh nghiệp tập trung vào trải nghiệm vật lý không đơn giản là khiến nhân viên cảm thấy thoải mái tại chỗ ngồi của mình mà còn là tạo nhiều không gian phù hợp, sáng tạo. Chẳng hạn nhiều doanh nghiệp hiện nay thiết kế văn phòng làm việc linh hoạt, không cố định vị trí ngồi của từng người. Họ cũng có các buồng nhỏ cho những người thích không gian riêng tư, có những khu pantry, uống cafe để nhân viên thoải mái ăn uống hay có khu tiếp khách riêng biệt. Một nơi làm việc khiến nhân viên không cảm thấy gò bó, được lựa chọn khu vực với từng nhu cầu phù hợp chính là chìa khóa để tạo trải nghiệm vật lý tích cực.

Để tăng sự hào hứng cho nhân viên mỗi khi vào phòng họp, One Mount đã “biến tấu” tên văn phòng một cách thú vị như Tầng 5 – Superheroes với các phòng Batman, Hulk, Thor, Tầng 4 – Performance có Think Big, Passion, Excellence hay Tầng 3 – Culture gồm có Growth Hack, Critical Thinking…

Những phòng họp với tên gọi độc đáo là nét đặc trưng tại văn phòng làm việc của One Mount.

Phản ánh văn hóa tại văn phòng

Đầu tư vào văn phòng không chỉ là chi tiền mua những chiếc ghế xốp, khu bóng bàn, treo những bức tranh nghệ thuật mà đó phải là những khoản đầu tư có chiến lược, phản ánh được các giá trị mà tổ chức hướng đến. Đơn giản như một công ty đề cao tính hòa nhập, tương tác liên phòng ban không thể thiết kế văn phòng khép kín, tách biệt từng bộ phận.

Là một công ty công nghệ toàn cầu, Cisco thể hiện điều đó ngay chính văn phòng của mình thông qua các trang thiết bị hiện đại. Để tạo trải nghiệm cá nhân hóa, Cisco đã thiết kế không gian mở thông minh, cho phép nhân viên thiết lập không gian, điều chỉnh nhiệt độ, cường độ hay màu sắc ánh sáng phù hợp với bản thân, hoặc tùy vào thời điểm. Ngoài ra, Cisco cũng đặt các con robot có gắn màn hình lớn ở các sảnh để thuận tiện liên hệ, kết nối với đồng nghiệp ở văn phòng khác.

Những bảng điện tử thông minh đặt trong không gian làm việc của Cisco cho thấy thế mạnh về công nghệ của tổ chức.

Nhìn nhận cách làm việc của nhân viên

Mars Drinks, một công ty nước uống có tiếng tại Mỹ đã sử dụng cảm biến trên bàn để đánh giá tần suất ngồi làm việc tại chỗ của nhân viên. Kết quả họ nhận được nói lên nhân viên không thường xuyên làm việc trên bàn làm việc mà có lúc sẽ làm việc trong phòng họp, tìm những khu vực yên tĩnh và thay đổi nhiều vị trí. Bởi vậy, tổ chức đã thiết kế lại văn phòng để đáp ứng nhu cầu này bằng cách tạo nhiều khu vực khác nhau, cho phép nhân viên linh hoạt lựa chọn vị trí cảm thấy thoải mái.

Cách đơn giản hơn mà các doanh nghiệp khác có thể hiểu mong muốn của nhân viên là khảo sát, hỏi nhân viên coi trọng, quan tâm đến yếu tố nào và đưa những điều đó vào văn phòng của họ.

Mar Drinks tận dụng ánh sáng tự nhiên tại văn phòng nhằm điều chỉnh tâm trạng, cải thiện năng suất cho người làm việc.

Thử nghiệm

Nếu như các doanh nghiệp chú trọng đến việc thay đổi, nâng cấp phần mềm công nghệ thì không gian vật lý cũng cần đầu tư thường xuyên như vậy. Chẳng hạn như ở Airbnb với hơn 25 văn phòng tại nhiều quốc gia, điều này đặt ra thách thức trong việc vừa phải kết nối, xây dựng một nền văn hóa toàn cầu, vừa cần tôn vinh những nét riêng biệt của từng nơi. Bởi vậy Airbnb lập riêng đội kiến trúc sư để thử nghiệm nhiều cách bố trí, thiết kế khác nhau với mỗi nước.

Cụ thể nhân viên tại Ireland thích sự cộng tác nên văn phòng ở đây thiết kế mở với nhiều không gian rộng để mọi người dễ dàng trao đổi với nhau. Hay những người ở Pháp thích nấu ăn và ăn uống chung với nhau nên các kiến trúc sư sẽ nhấn mạnh tạo bầu không khí gia đình qua gác xép kiểu Pháp, lấy nhà bếp là trung tâm. Không gian tại Bắc Kinh được thiết kế theo cảm hứng từ những con hẻm như mê cung, các ngôi nhà cổ, phù hợp với những người thích khám phá. Đồng thời văn phòng tại Bắc Kinh có rất nhiều cây trồng và hệ thống lọc khí để giải quyết những lo lắng của nhân viên về vấn đề ô nhiễm không khí. Những trải nghiệm môi trường vật lý được cá nhân hóa như vậy sẽ giúp nhân viên duy trì năng lượng làm việc, luôn cảm thấy thoải mái mỗi sáng thức dậy và đến văn phòng.