5 bài học truyền thông nội bộ nhìn từ cuộc khủng hoảng Covid-19

Covid-19 xuất hiện đòi hỏi mọi thông tin phải được truyền tải nhanh chóng. Sự xoay chuyển gấp gáp khiến người làm truyền thông nội bộ không đủ thời gian để nhìn nhận và đánh giá những việc mình làm đã đúng và đủ hay chưa, bài học nào cần rút ra trong giai đoạn này. Blue C sẽ giúp bạn đúc kết những bài học đó để cuộc chiến lâu dài với Covid-19 “dễ thở” hơn.

Bài học đầu tiên: Tránh xa thuật ngữ

Khi thuật ngữ “giãn cách xã hội” xuất hiện, những người làm truyền thông nội bộ “rùng mình” vì không biết làm thế nào để nhân viên hiểu và vận dụng đúng. Một cuộc khủng hoảng không phải là lúc để giới thiệu những từ hoặc cụm từ xa lạ, khó hiểu hoặc có khả năng gây nhầm lẫn cho mọi người. Điều người làm truyền thông nội bộ “cần kíp” nhất trong lúc này là phải hiểu đúng, hiểu đủ về các khái niệm mới và phổ cập nó đến mọi nhân viên của mình theo cách dễ hiểu nhất.

Chẳng hạn, thay vì yêu cầu nhân viên “giãn cách xã hội”, hãy định nghĩa khái niệm này là “không ra ngoài khi không thực sự cần thiết”. Hãy cụ thể hóa những thuật ngữ bằng những hành động cụ thể, dễ hiểu nhất. Những câu kêu gọi sẽ không chỉ dễ hiểu, dễ nhớ mà còn có sức lan tỏa cao.

Thuật ngữ? Nếu bạn cũng không hiểu thì cần xem lại cách diễn đạt của mình.

Bài học thứ hai: Khủng hoảng là phép thử của sự sẻ chia, đồng cảm

Đã có nhiều trường hợp từ thực tế chỉ ra rằng nhiều nhân viên cảm thấy sốc vì họ bị cho thôi việc chỉ bằng một email thông báo được gửi thẳng thừng từ lãnh đạo. Tác giả của những email đó cho rằng họ đang làm việc một cách thực tế và minh bạch. Tuy nhiên, họ nên biết rằng trong thời gian nhạy cảm này, thay vì cố gắng thể hiện sự rõ ràng một cách cứng nhắc, điều họ cần hơn là thể hiện sự chia sẻ và đồng cảm với những người sẽ mất việc trong nay mai.

Mỗi nhân viên đều có một cuộc sống, hoàn cảnh riêng. Việc thông báo thôi việc hay bất kỳ điều gì ảnh hưởng đến tương lai của họ trong thời điểm này đều cần cân nhắc kĩ lưỡng. Với người phụ trách truyền thông nội bộ, đây là lúc để đặt bản thân vào địa vị của nhân viên để đưa ra những thông điệp và cách giao tiếp phù hợp, nhân văn.

Việc sẻ chia, cảm thông không chỉ nằm ở cách đưa ra thông điệp mà còn phụ thuộc vào nội dung bạn muốn truyền tải. Chúng ta đã chứng kiến nhiều doanh nghiệp ưu tiên truyền thông về những tin tức liên quan đến dịch bệnh, những khuyến cáo, khuyến nghị, thông báo khẩn mà Nhà nước ban hành. Đây là cách để vừa cập nhật thông tin cần thiết, vừa trấn an đội ngũ của bạn, đồng thời thể hiện sự quan tâm đúng lúc từ đội ngũ truyền thông nội bộ.

Bài học thứ ba: Quan sát và thấu hiểu nhân viên là rất quan trọng

Câu chuyện nhiều người dân vẫn tụ tập bất chấp các khuyến cáo của Chính phủ về giãn cách xã hội là một ví dụ cho việc không phải lúc nào con người cũng sẽ làm theo những gì được nhắc nhở.

Với truyền thông nội bộ, làm ra sao, nói thế nào để nhân viên hiểu và tuân thủ không phải điều dễ dàng. Thời điểm này là lúc người làm truyền thông nội bộ hiểu rằng, trước khi muốn ai hưởng ứng với những gì diễn ra trong tổ chức, đầu tiên phải nắm rõ hành vi của họ. Nhân viên thích nghe gì, nhân viên quan tâm điều gì, nhân viên thường sử dụng những kênh nào, vì sao nhân viên nên biết thông tin đó, những câu hỏi này cần luôn thường trực trong suy nghĩ của người làm truyền thông nội bộ. Cần nhớ rằng, truyền thông nội bộ không chỉ đơn giản là việc chọn đúng kênh truyền tải, sử dụng đúng ngôn từ cho thông điệp, truyền thông nội bộ còn là câu chuyện của việc thấu hiểu nhân viên và hiểu được vì sao phải làm những việc đang làm.

Thấu hiểu hành vi nhân viên cần được xem là điều quan trọng với người làm truyền thông nội bộ.

Bài học thứ tư: Có rất nhiều công cụ, tài nguyên có sẵn

Khi rơi vào hoàn cảnh bế tắc, nhiều người làm truyền thông nội bộ nhận ra một sự thật: xung quanh vẫn tồn tại rất nhiều công cụ, tài nguyên hỗ trợ hoạt động cho truyền thông nội bộ, đặc biệt trong giai đoạn chống Covid-19 như hiện nay. Nhiều cá nhân, tổ chức sẵn sàng chia sẻ thời gian, kinh nghiệm của họ để tạo ra các hướng dẫn và bộ công cụ có thể hỗ trợ cho một cộng đồng rộng lớn hơn.

Có rất nhiều công cụ, tài nguyên có sẵn cho người làm truyền thông nội bộ.

Bài học thứ năm: Lửa thử vàng và thời của truyền thông nội bộ

Có thể thấy trong thời gian qua một dấu hiệu khả quan khi sự cam kết, đam mê, tài năng của những người làm truyền thông nội bộ được bộc lộ nhiều hơn bao giờ hết. Họ cố gắng hết mình để tìm kiếm và đưa ra lời khuyên, chia sẻ những câu chuyện liên quan, chịu khó lắng nghe nguyện vọng của nhân viên, tìm mọi cách để duy trì hoặc điều chỉnh các hoạt động, sự kiện nội bộ. Dù khó khăn cả về ngân sách, nguồn lực và các yếu tố vật chất khác, truyền thông nội bộ vẫn đang nỗ lực để làm tốt công việc của mình nhằm đảm bảo đem lại những kết quả đáng kinh ngạc. Bởi vậy, nếu bạn thấy công việc hiện tại có nhiều thử thách, hãy lạc quan, vững tin vì chúng ta đã và đang bằng mọi cách vượt qua chúng.

Bạn đã làm tốt, nhưng bạn còn có thể làm tốt hơn nếu có sự hỗ trợ từ một người đồng hành và những công cụ thích hợp. Blue C sẽ giúp bạn làm điều đó. Không chỉ đồng hành cùng doanh nghiệp với giải pháp STAY STRONG, Blue C còn giúp bạn tìm kiếm các lời khuyên, giải pháp tư vấn tuyệt vời nhất cho doanh nghiệp, đặc biệt cho giai đoạn phục hồi sau khủng hoảng.

Thảo Trang

(Theo Alive With Ideas)