Thấu hiểu những gì để xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ hoàn chỉnh?
Xu hướng “bình thường mới” xuất hiện cũng là lúc có nhiều thay đổi với xã hội cũng như bản thân doanh nghiệp. Trong bối cảnh đó, để có một chiến lược truyền thông nội bộ hoàn chỉnh, doanh nghiệp cần có sự thấu hiểu. Có thấu hiểu thì chiến lược mới hoàn chỉnh, rõ ràng, mạch lạc, đúng định hướng và hiệu quả hơn.
Sự thấu hiểu cần được biểu hiện qua 3 khía cạnh:
1. Thấu hiểu bối cảnh
Khi tình hình thế giới bị đảo lộn, guồng quay kinh tế bị trì trệ cũng là lúc nhiều doanh nghiệp nhìn lại xung quanh mình đang xoay chuyển thế nào và chính bên trong họ đang có gì để đáp ứng những sự thay đổi đó. Đó cũng là lúc họ nắm bắt cơ hội cho chính mình để tiếp tục sống sót trong một thế giới hỗn loạn, giống như cách mà anh em nhà Wright (người phát minh ra máy bay) đã bắt lấy cơ hội thay đổi ngành vận tải toàn cầu khi họ nhìn thấy một đàn chim bay.
Thấu hiểu bối cảnh chung, bao gồm thấu hiểu tình hình nền kinh tế, thấu hiểu những xu thế hậu khủng hoảng, từ đó gắn bối cảnh đó vào “bức tranh lớn” với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp sẽ định hướng cho truyền thông nội bộ đi đúng hướng, tối ưu hơn.
Ví dụ rõ ràng nhất đến từ Vietnam Airlines. Mang theo sứ mệnh của dân tộc, thay vì đóng băng hàng loạt máy bay vì lệnh cấm bay, hãng chuyển sang chở hàng cứu trợ, đưa những kiều bào đang mắc kẹt từ tâm dịch về quê hương. Người Vietnam Airlines tự hào về sứ mệnh của tổ chức, ngày đêm cống hiến sức lực và trí lực để cùng doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn. Truyền thông nội bộ cũng đóng góp một phần không nhỏ để hoàn thiện sứ mệnh đó bằng việc trở thành kênh thông tin thường xuyên, đầy đủ trong thời điểm nhân viên cần lắng nghe tiếng nói của doanh nghiệp và mới đây nhất là đưa bản tin nội bộ VNA Spirit lên những chuyến bay, truyền tải những thông điệp từ trái tim tới khách hàng.
Việc đưa VNA Spirit lên những chuyến bay là ví dụ cho việc truyền thông nội bộ gắn với sứ mệnh lớn của doanh nghiệp.
Nếu không hiểu bối cảnh và “bức tranh lớn”, chiến lược truyền thông nội bộ sẽ không xác định được mục tiêu phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức, gây lãng phí ngân sách mà không đem lại kết quả mong muốn.
2. Thấu hiểu hiện trạng truyền thông nội bộ
Bên cạnh thấu hiểu bối cảnh, chiến lược truyền thông nội bộ cũng cần được xây dựng dựa trên sự thấu hiểu hiện trạng kênh, hoạt động và nguồn lực triển khai của doanh nghiệp. Khi đội ngũ nhân viên quay lại văn phòng, rất nhiều cách thức làm việc trước đây đã thay đổi, truyền thông nội bộ cũng có những cách triển khai mới. Các sự kiện nội bộ sẽ hạn chế hơn, thay vào đó là những tương tác trực tuyến; các kênh truyền thông nội bộ được nhân viên theo dõi nhiều hơn để cập nhật tin tức trong doanh nghiệp; nguồn lực triển khai phải tinh giản hơn, đa nhiệm hơn.
Nhân viên quay trở lại văn phòng cũng đồng nghĩa doanh nghiệp sẽ có nhiều sự thay đổi trong cách thức làm việc.
Khi đó, nếu muốn lập chiến lược hoặc lập kế hoạch truyền thông nội bộ mới hậu khủng hoảng, doanh nghiệp cần phân tích cách làm cũ trước đây, từ các sản phẩm và kênh cho đến nguồn lực tổ chức TTNB. Một khi hiểu được hiện trạng này, doanh nghiệp có thể tìm cách để tận dụng những thứ sẵn có, kết hợp với những xu thế mới nhất để có thể phát huy thế mạnh, hạn chế điểm yếu, đề ra chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp và hiệu quả.
3. Thấu hiểu nhân viên
Đây là yếu tố then chốt tạo nên sự thành công của doanh nghiệp nhưng lại là điều thường bị bỏ qua. Chỉ khi thấu hiểu nhân viên của mình một cách bài bản, doanh nghiệp mới có thể xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ phù hợp với mong muốn của nhân viên và được sự đón nhận nhiệt tình, tích cực từ họ.
Việc thấu hiểu nhân viên cần dựa trên sự lắng nghe, khảo sát để hiểu được: họ đang thực sự nghĩ và cảm thấy gì, họ nhìn thấy gì, họ nói và làm gì, họ nghe gì, họ gặp khó khăn ra sao, họ mong muốn như thế nào. Chẳng hạn như khi nhân viên thấy rằng công ty hình như chỉ quan tâm đến lợi nhuận, nhân viên bị cắt giảm lương đầu tiên chứ không phải lãnh đạo, họ nhìn thấy sự chán nản từ chính lãnh đạo, họ nghe thấy những thông tin như “hình như sẽ cắt giảm nhân sự” và họ không có ai nói cho mình biết những gì đang diễn ra, đó là lúc họ mong muốn được lắng nghe những thông điệp rõ ràng về tương lai của doanh nghiệp, tương lai của chính họ và cam kết công ty. Dựa trên những thông tin này, nhiệm vụ của truyền thông nội bộ là cố gắng để đáp ứng được những nhu cầu đó.
Những câu hỏi để thấu hiểu nhân viên.
Cần nhớ rằng, nhân viên là tài nguyên quan trọng nhất của doanh nghiệp. Bạn càng hiểu rõ về họ càng có khả năng giữ cho họ hài lòng, gắn bó và giúp họ phát huy tối đa tiềm năng. Một khi nhân viên của bạn không tin tưởng, tự hào về những giá trị của doanh nghiệp thì liệu rằng họ có thể toàn tâm toàn ý, phát huy hết khả năng để đưa doanh nghiệp vượt qua thử thách và dần đi đến thành công bền vững?
Thấu hiểu là cách tối ưu để chiến lược truyền thông nội bộ hoàn thiện và phù hợp hơn. Nếu bạn chưa có một chiến lược truyền thông nội bộ bài bản, hãy cân nhắc giải pháp IC Strategy của Blue C. Với IC Strategy, bằng một hướng tiếp cận phù hợp với hiện trạng của doanh nghiệp, những ý tưởng khác biệt, sáng tạo và một kế hoạch theo timeline cụ thể, chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp thấu hiểu bối cảnh, thấu hiểu hiện trạng ngành cũng như thấu hiểu nhân viên, từ đó khai thác tối đa vai trò của truyền thông nội bộ trong việc thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức. Tìm hiểu thêm về IC Strategy tại đây nhé.
Thảo Trang
