Điểm mặt 4 nhóm nhân tố “trụ cột” để hoạt động truyền thông nội bộ đạt hiệu quả

“Một cây làm chẳng nên non” cũng như một người không làm nên cả doanh nghiệp. Không phải là cuộc chơi cá nhân, truyền thông nội bộ (TTNB) muốn đạt hiệu quả nhất định lại cần đến sức mạnh của cả tổ chức. Hãy cùng Blue C tìm hiểu 4 nhóm nhân tố “trụ cột” sẽ làm nên sức mạnh đó qua bài viết sau đây.

Hiệu quả xuất phát từ nền tảng tổ chức gắn kết

Về bản chất, TTNB là hoạt động xây dựng và phát triển tổ chức từ bên trong. Chính điều này đặt ra yêu cầu bất cứ thành viên nào trong tổ chức đó cần hiểu rằng, bản thân họ đều là những nhân tố sẽ từng ngày đặt từng viên gạch cho sự phát triển vững chắc. Những viên gạch đó dù lớn hay nhỏ, nhưng khi được tập hợp và gắn kết đúng kết, sẽ là nền tảng sức mạnh tiềm tàng không thể phá vỡ của doanh nghiệp. Từ đó, chúng ta có thể phân ra 4 nhóm nhân tố cốt lõi mà doanh nghiệp cần chú ý để kế hoạch TTNB đạt hiệu quả như mong muốn. Đó là nhóm lãnh đạo cấp cao, nhóm quản lý cấp trung, nhóm chuyên trách TTNB và nhóm nhân viên.

Hiểu rõ bản chất vai trò và chức năng của từng nhóm nhân tố

Thoạt nhìn khi mới đến thăm, văn phòng tổng hành dinh của Facebook có thể khiến nhiều người cảm thấy lộn xộn và có phần kém riêng tư. Nhưng đây lại chính là phong cách, không khí làm việc tại đây ngay từ những ngày đầu mới thành lập. Trong một không gian mở hoàn toàn, tất cả bộ phận lãnh đạo cấp cao cùng ngồi làm việc và trực tiếp đối thoại cùng nhân viên hết sức thoải mái. Đây sẽ là những điều kiện lý tưởng mà Mark Zuckerberg đã mô tả như một cơ hội để người lãnh đạo có thể tận dụng vai trò và hình ảnh của “người dẫn đầu” để vừa nhìn nhận bộ máy tổ chức trên thực tế, vừa kịp thời đưa ra những định hướng phát triển cho cả doanh nghiệp, từng bộ phận hay cá nhân một cách hợp lý.

Còn với Google – một trong số những tập đoàn đa quốc gia lớn nhất thế giới – lại tổ chức hình thức giao tiếp mang tính trao đổi và xác thực thông tin nhanh chóng. Những người quản lý cấp trung ở đây ngoài việc nắm bắt tiến độ các đầu việc của dự án hiện thời, còn là người đóng vai trò cập nhật và phổ biến chi tiết cho thành viên của đội nhóm về những kế hoạch hay dự định phát triển mà doanh nghiệp đang hướng đến. Việc làm này không chỉ giúp từng nhân viên dưới quyền nắm bắt rõ ràng về diễn biến hoạt động nội bộ, mà còn giúp họ luôn cảm thấy tự tin và chủ động hơn trong công việc đang đảm nhiệm.

Nhắc đến VCCorp, chúng ta không thể không nhắc đến nhiều khẩu hiệu TTNB từng tạo nên nhiều dấu ấn như “Nghỉ ở đâu thì nghỉ, đừng nghỉ ở VCCorp”. Chiến dịch với sự sáng tạo và chuẩn bị chu đáo của bộ chuyên trách TTNB đã rất thành công trong việc làm nổi bật nhiều thông điệp đáng chú ý về chế độ đãi ngộ, môi trường làm việc cũng như cơ hội thăng tiến vượt bậc tại nơi đây. Điều này không chỉ giúp VCCorp níu giữ nhân tài ở lại, mà còn tạo ra hiệu ứng tích cực thu hút nhiều ứng viên tiềm năng trong tương lai. Thế mới thấy, bộ phận chuyên trách TTNB trong doanh nghiệp cần đóng vai trò chủ động trong việc quan sát, lắng nghe và tìm hiểu rõ ràng nguyện vọng của tập thể. Để từ đó sẽ là cơ sở đưa ra những phương hướng lâu dài giúp ổn định hoạt động nội bộ và tìm kiếm những cơ hội phát triển từ bên ngoài.

Nhóm nhân tố “trụ cột” cuối cùng được nhắc đến ở đây chính là nhân viên. “Muốn đi xa, hãy đi cùng nhau” – Doanh nghiệp muốn vững mạnh, hãy luôn biết cách gắn kết khối thành viên đông nhất trong tổ chức. Không ai khác, nhân viên sẽ là những người đóng góp nhiều nhất nhằm “hiện thực hóa” bất cứ kế hoạch TTNB trên thực tế – từ việc chuẩn bị, triển khai hay thậm chí tham gia hoạt động và lan tỏa hiệu ứng truyền thông. Với các doanh nghiệp có mô hình tổ chức TTNB bài bản như FPT, mỗi nhân viên tại đây còn được ví như một đại sứ thương hiệu nhằm truyền tải tới các đối tượng bên ngoài hiểu rõ hơn về những nét đẹp văn hóa và thông điệp mà doanh nghiệp muốn gửi gắm.

Thông qua những phân tích trên, chúng ta có thể thấy rằng: Tại bất cứ mô hình tổ chức doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, những người hay bộ phận có quyền quyết định trong các kế hoạch TTNB cần nhìn nhận đúng vai trò ảnh hưởng cùng tầm quan trọng của từng nhóm nhân tố “trụ cột” để xây dựng định hướng và triển khai hoạt động sao cho hiệu quả và phù hợp. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang tìm kiếm một cách thức tối ưu cả về chi phí lẫn hiệu quả triển khai trên thực tế, hãy liên hệ với Blue C để được tư vấn chi tiết về nhóm giải pháp TTNB mang tên IC Discovery. Blue C tin rằng nhóm giải pháp này sẽ là những công cụ và dịch vụ đắc lực để doanh nghiệp có thể nhanh chóng có cái nhìn tổng quát từ thực trạng TTNB trong tổ chức cho đến cách thức xây dựng kết hoạch, triển khai hoạt động và kết hợp tất cả các yếu tố hiện có. Bạn có thể tham khảo ngay thông tin về IC Discovery ngay tại đây.