Truyền thông nội bộ – Vượt khó khi một mình chinh chiến

Không phải ai cũng hiểu rõ những vất vả mà người làm truyền thông nội bộ gặp phải. Khó khăn càng chồng chất hơn khi nhiệm vụ đó chỉ do một mình bạn gánh vác. “Đơn thương độc mã” một chiến tuyến, bạn nên giải quyết mọi việc ra sao? 

Theo khảo sát do Blue C thực hiện vào tháng 1/2019 với hơn 50 doanh nghiệp quy mô nhân sự khác nhau, có đến 33% doanh nghiệp hiện chỉ có duy nhất một người làm công tác truyền thông nội bộ và tới 51% chưa có đầu mối tin tức tại các đơn vị. Có thể thấy, không phải doanh nghiệp nào cũng nhận thức đầy đủ và sẵn sàng đầu tư nhân lực cho truyền thông nội bộ.

Hãy thử tưởng tượng một mình bạn là người phải lo đủ các công việc từ lên kế hoạch, sản xuất nội dung, đưa tin sự kiện, lắng nghe phản hồi… trong nội bộ. Bạn sẽ có cảm giác khá cô đơn nếu không có đồng đội hỗ trợ cùng thực hiện, hay mọi người không hưởng ứng những hoạt động do bạn nghĩ ra. Có những đêm bạn phải vắt tay lên trán suy nghĩ xem vì sao bài viết này chưa được sếp duyệt, vì sao đồng nghiệp lại từ chối phỏng vấn hay vì sao tin bài này lại ít tương tác.

Nói chung, công việc nào cũng sẽ có khó khăn, nhất là khi phải “chinh chiến” một mình. Song, vấn đề nào cũng có thể giải quyết. Để không bị choáng ngợp giữa muôn vàn câu hỏi vì sao, hãy cùng Blue C tìm “phao cứu hộ” cho chính mình nhé!

Nhìn vào thực tế, chọn thứ tự ưu tiên

Nếu nguồn lực có hạn, hãy thực tế khi lên kế hoạch. Đừng cố gắng vẽ ra quá nhiều thứ để gây ấn tượng. Thay vào đó, hãy cố gắng hình dung khối lượng công việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hạng mục.

Xây dựng mạng lưới cộng tác viên

Đừng cố gắng hát đơn ca trong khi bạn hoàn toàn có thể chỉ huy một dàn hợp xướng. Hãy tìm sự trợ giúp từ những cá nhân có ảnh hưởng trong tổ chức của bạn, những “KOL nội bộ” cũng như đội ngũ cộng tác viên có thể là cán bộ nhân sự, hành chính, công đoàn của các đơn vị. Họ là nguồn thông tin tin cậy của riêng bạn, là những người tích cực lan tỏa thông tin do bạn cung cấp, hỗ trợ bạn trong các chiến dịch truyền thông hay sự kiện nội bộ, sẵn sàng cung cấp cho bạn những cái nhìn sâu sắc về các nhóm nhân viên khác nhau.

Nếu có thể, bạn hãy thiết lập một cơ chế hoạt động cho nhóm cộng tác viên này bao gồm việc chia sẻ tin tức, ý tưởng, ghi nhận phản hồi, lắng nghe tiếng nói nhân viên. Đừng quên đề xuất ngân sách để duy trì hoạt động của mạng lưới này thông qua các hình thức như phụ cấp kiêm nhiệm, đào tạo, team buiding, các phần thưởng ghi nhận…

Tận dụng thông tin từ đội ngũ PR, marketing

Ranh giới giữa truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài đang ngày càng mờ đi và hãy tận dụng lợi thế này để tránh những trùng lặp trong công việc. Đội ngũ Truyền thông, Marketing hay PR cũng thường xuyên phải sản xuất các nội dung liên quan đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp. Hãy khai thác triệt để những nội dung do họ cung cấp để tái sử dụng nguồn tin. Chỉ cần bạn tìm cách khai thác phù hợp với nhân viên là đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian rồi!  

Khuyến khích nhân viên sản xuất nội dung

Với sự phát triển vượt bậc của các phương tiện truyền thông xã hội, ai cũng được trao quyền để sản xuất nội dung theo cách riêng của mình. Nếu bạn đang một mình “bơi” trong một biển thông tin nội bộ, hãy giải phóng mình và khuyến khích mọi người tạo ra những nội dung truyền thông khác nhau.

Tuy nhiên, mọi thứ vẫn phải nằm trong quyền kiểm soát của bạn. Hãy cung cấp cho họ một bộ “style guide” chuẩn trong giao tiếp nội bộ và sẵn sàng đầu tư thời gian để hướng dẫn họ và kiểm duyệt nội dung. Mọi người sẽ không nhận ra rằng họ có một cái gì đó đáng để chia sẻ cho đến khi bạn giúp họ tìm ra và giúp họ thể hiện được câu chuyện của mình.

Học hỏi từ bên ngoài

Thế giới của những người làm truyền thông nội bộ nhỏ bé nhưng rất hùng mạnh. Bạn hãy tìm đến sinh hoạt tại các Câu lạc bộ dành cho những người làm công tác truyền thông nội bộ. Từ đây bạn sẽ tìm thấy cho mình những con người đang cùng đam mê, cùng tâm sự và sẵn sàng giúp đỡ bạn khi bạn bí ý tưởng hay khi bạn cần giải quyết những tình huống bất ngờ.

Ngoài ra, bạn có thể tham gia vào các khóa đào tạo về kỹ năng dành cho người làm truyền thông nội bộ để nâng cao kiến thức cho bản thân, từ đó góp phần phát triển sự nghiệp của mình được tốt hơn.

Hãy nghĩ đến thuê ngoài!

Khi doanh nghiệp có những sự kiện đặc biệt như sinh nhật công ty, thay đổi nhân sự cấp cao, sát nhập với doanh nghiệp khác… hãy nghĩ đến việc tìm kiếm các đối tác tư vấn và triển khai. Việc thuê ngoài không làm giảm vai trò của bạn, ngược lại, sẽ giúp bạn ghi điểm ấn tượng hơn nhờ quy trình chuyên nghiệp và đội ngũ hỗ trợ hùng hậu

Cuối cùng, đừng bao giờ nghĩ rằng mình đang phải “solo” trên con đường đầy gai hoa hồng và sỏi đá. Hãy tạo ra động lực chính mình và tìm đến những người bạn, những người thầy và những nguồn kiến thức khổng lồ bên ngoài xã hội, bạn sẽ không còn cô đơn nữa!

Mai Trinh