“Silo”: Biến nhược thành ưu

“Silo” được hiểu là khi các phòng ban, bộ phận không muốn chia sẻ, hợp tác với nhau. Trạng thái này thường được nhận biết theo hướng tiêu cực, khiến giảm tinh thần làm việc, ảnh hưởng đến hiệu suất chung của công ty. Tuy nhiên, nếu biết cách khai thác “silo”, doanh nghiệp có thể biến những nhược điểm đó thành lợi thế.

Các khối silo đã tồn tại trong các tổ chức doanh nghiệp từ lâu.

Tại sao “silo” vẫn tồn tại?

Chuyên môn hóa

Việc “ranh giới” silo tồn tại giúp chuyên môn hóa, cung cấp công việc trọng tâm và có cột mốc cơ bản để dễ dàng đánh giá, phát triển chuyên môn một cách liên tục trong phòng ban đó.

Dễ dàng quy trách nhiệm

Silo tạo ra các ranh giới và hệ thống phân cấp để có thể phân công trách nhiệm giữa các phòng ban. Từ đó, các phòng ban, đơn vị dễ dàng xác định được mục tiêu phù hợp, phân bổ nguồn lực và truyền đạt hay đưa ra các quyết định một cách nhanh chóng.

Tạo bản sắc rõ nét

Chúng tạo ra sự ổn định và cho phép phát triển các chuẩn mực hành vi tập thể và cách thức làm việc đồng nhất. Những người trong bộ phận đó sẽ dễ dàng bắt nhịp, hòa nhập và cảm thấy thoải mái khi làm việc trong môi trường đó.

Làm thế nào để xây dựng cầu nối giữa các “ranh giới silo”?

Thay vì phá vỡ, chúng ta có thể xây dựng cầu nối để phát huy các ưu điểm của Silo.

1. Xây dựng giá trị cốt lõi chung

Nền tảng văn hóa với các tuyên bố tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và bộ chuẩn hành vi sẽ là một chiếc “la bàn” điều hướng hành vi hiệu quả cho tất cả mọi người. Chẳng hạn khi đưa “hợp tác” vào bộ giá trị cốt lõi, công ty khuyến khích nhân viên kết nối với nhau, phát huy sức mạnh tập thể vì mục tiêu chung.

2. Điều chỉnh cách thức vận hành

Những người trong cùng bộ phận, phòng ban biết rõ hàng ngày họ cần làm những công việc gì, và sẽ rất khó để họ sẵn lòng hợp tác với bộ phận khác. Điều này có thể cải thiện bằng cách xây dựng các quy trình rõ ràng (ví dụ: phê duyệt, họp ý kiến và trao đổi), cung cấp cơ sở hạ tầng hỗ trợ (ví dụ: nền tảng công nghệ chung), hoặc áp dụng các mô hình gán trách nhiệm như RACI, PACSI.

3. Kết nối mạng lưới nội bộ

Các công ty phải tạo cơ hội cho mọi người từ các bộ phận, đơn vị khác nhau tìm hiểu về năng lực và sở thích của nhau, chẳng hạn như thông qua các chương trình đào tạo, các sáng kiến đổi mới và mạng lưới chuyên gia trong toàn công ty. Khi thói quen được thiết lập, mọi người sẽ kết nối dễ dàng hơn bất cứ khi nào có nhu cầu hợp tác cụ thể. Đồng thời, các kỹ năng về kết nối cũng cần được đưa vào trong quy trình tổ chức như khi tuyển dụng, thiết kế chương trình đào tạo, luân chuyển – thăng tiến hay đánh giá, đo lường hiệu suất.

4. Lãnh đạo “làm gương”

Việc xóa nhòa ranh giới silo phần lớn phụ thuộc vào các nhà lãnh đạo của công ty, cho dù áp dụng các sáng kiến khuyến khích kết nối hay đưa vào quy tắc, luật lệ chính thức. Họ cần có có kỹ năng và động cơ để kết hợp cả hai cách thức đó. Cụ thể như có khả năng đo lường hành vi mong muốn hay tôn trọng quyết định chung được đưa ra bởi đội ngũ quản lý.