“Stay conversation”: Giữ chân nhân viên qua những cuộc trò chuyện

Một sai lầm mà các nhà lãnh đạo thường mắc phải là cho rằng những người không phàn nàn chắc chắn họ đang cảm thấy vui vẻ với công việc hiện tại. Để hiểu hơn nhân viên của mình, người quản lý không nên chờ đến khi họ xin nghỉ mới phỏng vấn thôi việc mà cần tổ chức các cuộc trò chuyện giữ chân (stay conversation), đảm bảo nhân viên có trải nghiệm tốt tại nơi làm việc. Các buổi trò chuyện này có thể tổ chức hàng quý hoặc vào những thời điểm nhân viên đạt dấu mốc quan trọng như kỷ niệm gia nhập công ty.

Thiết lập bối cảnh

Đầu tiên lãnh đạo, quản lý cần đảm bảo nhân viên hiểu rằng đây không phải là một cuộc trao đổi về năng suất công việc hay cuộc họp về các dự án, mà là một cuộc trò chuyện để hiểu cảm nhận của họ trong công việc và cách doanh nghiệp có thể hỗ trợ tốt nhất.

Người quản lý, lãnh đạo có thể gửi trước một email thông báo về buổi trao đổi. Cụ thể nhấn mạnh về việc đánh giá cao năng lực nhân viên đó, và mong muốn họ có trải nghiệm tốt nhất tại nơi làm việc. Đi kèm là những câu hỏi dưới đây để họ có sự chuẩn bị:

Bạn cảm thấy thế nào về công việc hiện tại?
Bạn thích phần nào nhất trong công việc của mình?
Phần việc nào bạn cảm thấy không hứng thú nhất?
Bạn cảm thấy thế nào về việc có thể cân bằng giữa công việc và gia đình?
Thử thách lớn nhất với bạn trong năm hoặc quý này là gì? Tôi có thể làm gì để hỗ trợ bạn tốt hơn không?
Tôi có thể làm gì khác để hỗ trợ bạn và nhóm?
Bạn có muốn tôi đưa ra phản hồi về điều gì không?
Bạn có cảm thấy được học hỏi và phát triển ở đây không? Nếu không, tôi có thể làm gì để cải thiện trải nghiệm của bạn?

Các nhà lãnh đạo, quản lý gửi trước danh sách câu hỏi trong buổi thảo luận sẽ giúp nhân viên chuẩn bị tốt hơn.

Chuẩn bị tinh thần trước các cuộc trò chuyện

Tâm trạng ảnh hưởng phần lớn đến khả năng lắng nghe và kết nối của chúng ta khi tham gia một cuộc trò chuyện. Nếu người quản lý, lãnh đạo đang bị phân tâm, hoặc vội vã để chuyển sang một cuộc họp khác thì chắc chắn sẽ không hoàn toàn lắng nghe hay đồng cảm với thành viên đó. Việc sắp xếp thời gian trống và chuẩn bị trước cho buổi gặp mặt đó cũng rất quan trọng. Đồng thời, lãnh đạo, quản lý cần dành vài phút suy nghĩ về những câu hỏi dưới đây để có thể hiểu rõ về người mà họ sắp gặp và mục đích, lý do của buổi gặp mặt đó.

Người nói chuyện với tôi là ai? Động lực làm việc mỗi ngày của họ là gì?
Điều gì sẽ ảnh hưởng đến tôi và nhóm nếu nhân viên đó rời đi vào ngày mai?

Tập trung vào cuộc trò chuyện

Cho dù là trao đổi trực tiếp, qua điện thoại hay video, hãy loại bỏ mọi tác động gây nhiễu tới cuộc trò chuyện, cụ thể như tắt thông báo, email, các kênh chat, hạn chế sử dụng máy tính và điện thoại. Không điều gì tạo cảm giác thiếu tôn trọng hơn việc người đối diện nhìn đi chỗ khác hoặc làm gì khác khi bạn đang chia sẻ.

Người quản lý cũng cần nói rõ mục đích cuộc họp ngay từ đầu. Nhắc người đó rằng bạn ở đây để lắng nghe, xem xét vấn đề của họ và giúp nâng cao trải nghiệm. Tiếp đến là đặt những câu hỏi mà bạn đã gửi qua email.

Tắt các thông báo và tập trung lắng nghe là cách để thể hiện sự tôn trọng với người tham gia.

Thăm dò, sau đó hãy “thực sự” lắng nghe

Thông thường, các nhà lãnh đạo, quản lý lo ngại nếu nhân viên đưa ra vấn đề ngoài khả năng của họ như tăng lương hay thăng chức. Sẽ tốt hơn nếu bạn tìm hiểu lý do vì sao nhân viên của bạn muốn những điều đó, thay vì tìm cách để đáp ứng hay phớt lờ. Trong hầu hết các trường hợp, sự thấu hiểu từ việc lắng nghe sẽ giúp hai bên hiểu nhau, đồng thời tìm được cách giải quyết, hoặc ít nhất là tìm được một lối đi chung.

Khi nhân viên chia sẻ kinh nghiệm của họ, hãy thực sự lắng nghe. Sau đó, chúc mừng họ và “thăm dò” bằng cách đào sâu tìm hiểu những thứ đang hoạt động hiệu quả. Dưới đây là ví dụ về một vài trường hợp khi bạn lắng nghe vấn đề của nhân viên:

“Tôi thực sự thích làm việc từ xa và tôi cảm thấy cộng tác nhóm hiệu quả hơn nhiều.”

Chúc mừng: “Thật tuyệt khi được nghe điều đó, tôi cũng cảm thấy như vậy.”
Đào sâu: “Bạn thấy điều gì đã tạo nên sự khác biệt từ những việc đó?”

“Tôi thực sự rất thích làm việc trong khoảng thời gian ra mắt ứng dụng mới!”

Chúc mừng: “Tôi rất vui khi nghe điều đó. Tôi thích cách bạn say mê với nó.”
Đào sâu: “Bạn thích điều gì nhất trong khoảng thời gian đó?”

Tìm kiếm sự cam kết “ẩn giấu”

Nếu nhân viên bắt đầu chia sẻ sự thất vọng hoặc những lời phàn nàn về công việc của họ, chẳng hạn như về làm việc từ xa hay thiếu các chính sách chăm sóc gia đình… hãy nhớ rằng đằng sau mỗi lời phàn nàn là một sự cam kết. Thay vì bị cuốn vào các biện pháp, đề xuất để giải quyết vấn đề, nhà lãnh đạo, quản lý cần tập trung vào các cam kết, điều chỉnh lại nó và cùng nhau tìm hướng giải quyết.

“Tôi cảm thấy như mình đang bị cuốn vào các cuộc họp không ngừng và thức đến nửa đêm mỗi ngày để hoàn thành công việc của mình.”

Điều chỉnh lại: “Tôi hiểu rằng bạn đã nỗ lực hoàn thành công việc xuất sắc nhất và sẽ thực sự khó khăn khi bạn cảm thấy mình không có đủ thời gian trong ngày để thực hiện công việc đó sớm hơn.”
Đào sâu: “Bạn nghĩ chúng tôi có thể làm gì để thay đổi điều đó?”

“Tôi cảm thấy như mình đang làm cùng một việc mỗi ngày và tôi không đi đến đâu trong sự nghiệp của mình.”

Điều chỉnh lại: “Tôi hiểu rằng bạn cam kết phát triển và hiện tại, bạn không cảm thấy điều đó.”
Đào sâu: “Bạn nghĩ chúng tôi có thể làm gì để thay đổi điều đó?”

Đừng quên phải hành động

Vài phút cuối của cuộc trò chuyện là lúc tập trung vào các bước hành động tiếp theo. Nếu không có thời gian, hãy sắp xếp thêm buổi khác để tiếp tục thảo luận. Ngoài ra, việc ghi lại hành động cụ thể từng người để thực hiện những cam kết sắp tới sẽ giúp thành viên của bạn biết được bạn đã thực sự lắng nghe họ.

“Cảm ơn vì bạn đã cởi mở, chia sẻ về tất cả những gì bạn đã làm trong cuộc trò chuyện hôm nay, tôi thực sự đánh giá cao chúng. Như đã cam kết, tôi sẽ thực hiện những gì đã ghi trong danh sách này, đồng thời hẹn gặp bạn vào buổi trao đổi tiếp theo sau hai tháng. Và, nếu có bất kỳ điều gì xảy ra, bạn có thể thông báo với chúng tôi, thời gian gặp mặt hoàn toàn có thể linh hoạt.”

Mặc dù, một số người nghĩ rằng các cuộc trò chuyện “giữ chân” nhân viên như này là “thêm việc” cho họ. Nhưng trên thực tế, chúng không mất quá nhiều thời gian. Chính những hành động đơn giản nhất lại thường có tác động lớn nhất.

Hiệp Nguyễn (Lược dịch theo Harvard Business Review)