Đánh giá hiệu suất công việc sao cho hiệu quả?
Hoạt động đánh giá hiệu suất công việc hiệu quả, chuyên nghiệp sẽ giúp nhân viên có ý thức và tập trung công việc cao hơn, tạo sự kết nối chặt chẽ hơn với người quản lý. Đây là cơ hội để doanh nghiệp và nhân viên cùng nhìn nhận đúng về giá trị của những gặt hái và vạch ra được hướng đi tốt nhất cho công việc trong chặng đường tới.
3 điều cần lưu ý trước buổi đánh giá
Đầu tiên nhà quản lý cần làm rõ các tiêu chí, bao gồm cả các tiêu chuẩn đạo đức. Với mỗi vị trí, quản lý sẽ muốn nhân viên đáp ứng được các tiêu chí nào. Không đưa ra các tiêu chí cụ thể sẽ dễ dẫn đến những đánh giá hiệu suất sai lệch, không khách quan so với thực tế. Với các nhà quản lý mới, có thể họ chưa rõ kết quả đánh giá liên kết thế nào đến mục tiêu kinh doanh để đưa ra nhận định chuẩn xác. Hay có trường hợp những nhà quản lý có kinh nghiệm không bắt nhịp kịp với sự thay đổi của chiến lược, thị trường. Hoặc những quản lý mới luân chuyển sang bộ phận khác có thể nhầm lẫn giữa các phương thức đánh giá từng đơn vị
Ngoài ra, việc đánh giá hiệu suất cũng sẽ quyết định liệu một nhân viên có thể được thăng chức, tăng lương, thưởng hoặc hưởng các phúc lợi khác hay không. Do đó, nhà quản lý cần sắp xếp lịch để phản hồi chi tiết, tránh đánh giá qua loa, khiến người tham gia cảm thấy không được tôn trọng. Đồng thời dành thời gian quan sát các hành vi trong công việc hàng ngày sẽ đảm bảo quản lý đưa ra nhận định khách quan, chính xác.
Những đánh giá qua loa, không mang tính xây dựng sẽ khiến quy trình đánh giá trở nên vô nghĩa, phí thời gian.
Thứ ba, phản hồi hiệu quả là khi tìm ra nguyên nhân cho hiệu suất của người đó. Họ làm việc không hiệu quả là do thiếu động lực hay thiếu năng lực. Một số người làm việc chăm chỉ nhưng thiếu những kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc thì liệu đào tạo, huấn luyện có thể cải thiện vấn đề đó không? Hay với những người có năng lực nhưng thiếu nhiệt huyết thì việc khích lệ, đổi mới quy trình có khơi dậy được tinh thần làm việc của họ? Những người thiếu cả động lực và năng lực thì quản lý cần nhìn nhận xem liệu đó có thực sự là công việc phù hợp với họ hay cần chuyển người đó sang vị trí mới và tìm người thay thế.
Đặc biệt với những “ngôi sao” của tổ chức, vừa có tài năng vừa làm việc với tinh thần “máu lửa” thì cần làm gì để khen thưởng, giữ chân họ và truyền thông tấm gương đó đến tập thể.
Truyền tải thông điệp gì khi đánh giá hiệu suất?
Luôn đi kèm mục tiêu phát triển cho nhân viên
Mục đích của hoạt động đánh giá hiệu suất bắt nguồn từ việc cải thiện hiệu suất làm việc của một người. Thay vì chỉ trích, nhắm vào các điểm xấu, nhà quản lý cần điều hướng cuộc trao đổi tập trung vào những đóng góp của nhân viên để khích lệ họ. Đồng thời, không quên nhấn mạnh phạm vi họ cần thay đổi, chẳng hạn: “Em đã làm quen công việc và bắt nhịp với mọi người khá tốt. Anh mong muốn thời gian tới em trưởng thành hơn, tự giải quyết các vấn đề một cách độc lập. Đây sẽ là tiêu chí để anh theo dõi trong lần đánh giá tới.”
Sau đó, quản lý và nhân viên cùng trao đổi rõ trách nhiệm, vấn đề nào nhân viên có thể tự quyết định, vấn đề nào cần kiểm duyệt. Đặt ra các mục tiêu thiết thực vào cuối buổi đánh giá thay vì chỉ đưa ra các phản hồi như “cần tư duy chiến lược hơn” hay “cần làm chủ hơn” sẽ giúp họ có động lực hơn và chăm chỉ hơn để đạt mục tiêu này.
Kết thúc buổi đánh giá bằng những mục tiêu thiết thực sẽ giúp nhân viên có động lực và tập trung hơn vào mục tiêu đó.
Mô tả cụ thể những điều đã quan sát
Những phản hồi càng cụ thể, rõ ràng sẽ giúp người nhận càng hiểu rõ những gì nên làm để tăng năng suất và hiệu quả trong công việc. Trái lại, các đánh giá chung chung, mơ hồ, chỉ nhấn mạnh các sự cố nhân viên gây ra hay những phản hồi “vô thưởng, vô phạt” sẽ khiến họ thấy phí thời gian, nản chí hơn là cởi mở chia sẻ.
Chẳng hạn, câu nói “Bản báo cáo của em rất tệ” thể hiện sự phán xét và ép buộc người đó phải thay đổi. Trong khi đó, câu nói như “Báo cáo của em nên bổ sung phần nhân khẩu học, chi phí tổng” sẽ giảm bớt tính tiêu cực, nặng nề và tập trung hơn vào yếu tố cần sửa đổi.
Bài đọc thêm: Công nhận nỗ lực của nhân viên: Hành động nhỏ tạo động lực lớn
Chia sẻ chi tiết những điều đã quan sát sẽ giúp nhân viên cảm nhận được sự quan tâm của quản lý.
Nêu tác động của cá nhân đến tổ chức
Một số nhân viên trong tổ chức không nhận thức rõ tác động từ hành động của họ đến tổ chức nên quản lý phải trao đổi rõ về mối liên hệ giữa hành vi của họ đến kết quả.
Nhân viên sẽ không thay đổi tính cách, hành vi hoàn toàn ngay sau khi buổi đánh giá hiệu suất kết thúc. Nhà quản lý chỉ nên tập trung vào các hành vi trong khả năng kiểm soát của một họ. Và người đánh giá cần phân định rạch ròi giữa chuyện cá nhân, cảm tính và công việc để đánh giá xem nhân viên của mình đang làm việc kém hiệu quả hay do cách thức làm việc của họ không phù hợp với mình.
Yêu cầu phản hồi
Một buổi đánh giá hiệu quả là khi có sự trao đổi thông tin hai chiều, lành mạnh, hai bên cùng thoải mái chứ không chỉ là những nhận xét từ phía nhà quản lý. Bởi thực tế hiệu ứng Rashomon có tồn tại trong tổ chức. Hai người có thể cùng quan sát một sự việc nhưng có cách giải thích khác nhau.
Do đó giao tiếp đối thoại không chỉ để thể hiện lịch sự mà còn nhằm kiểm chứng lại sự thực, hướng đến đánh giá khách quan. Các nhà quản lý cần đưa ra các câu hỏi gợi mở để khuyến khích nhân viên phản hồi. Cụ thể như “Anh thấy em tương tác với đồng nghiệp như vậy liệu có đúng không? Những điều anh vừa chia sẻ em có muốn bổ sung gì không? Đây là một số ưu tiêu sắp tới của nhóm, em có thắc mắc gì không?”
Kết quả đánh giá sẽ phụ thuộc rất nhiều vào khả năng kết nối và truyền đạt của người đánh giá.
Một buổi đánh giá công việc hiệu quả là khi hai bên cùng trao đổi qua lại thẳng thắn.
Những lưu ý sau buổi đánh giá
Cung cấp phản hồi liên tục
Các nhà quản lý chỉ đưa ra phản hồi trong các buổi đánh giá hiệu suất một năm một lần là không đủ. Trong thời đại công nghệ số phát triển, việc đo lường hiệu suất công việc trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc để phân tích hiệu suất của nhân viên và đưa ra phản hồi nhanh chóng, kịp thời và sát với thời gian thực.
Nghiên cứu về các chương trình tiết kiệm cho thấy các tin nhắn đơn giản thông báo về tỷ lệ tiết kiệm của người đó so với người khác có hiệu quả tương đương với các cuộc gặp mặt trực tiếp đến 80%. Hay những lời nhắc trong lĩnh vực sức khỏe, từ bỏ thói quen uống rượu bia hoặc ngay cả kêu gọi bầu cử cũng cải thiện kết quả đáng kể.
Tìm kiếm các quy trình, sáng kiến mới
Quá trình đánh giá, phản hồi nhân viên cũng là cơ hội để các nhà quản lý xem xét và phân bổ chi phí, thời gian, nhân lực phù hợp với chiến lược. Những đề xuất, chia sẻ trải nghiệm thực tế của nhân viên về công việc có thể mang lại những cải tiến tuyệt vời để tối ưu thời gian, chi phí vận hành.
Vân Anh (Theo HBR)
