Đừng để email cứng nhắc “tô xám” bức tranh truyền thông nội bộ của doanh nghiệp

Mặc dù giúp doanh nghiệp vừa giảm thiểu chi phí, vừa tiết kiệm thời gian để dễ dàng truyền đạt thông tin đến mọi thành viên trong tổ chức nhưng bạn đừng quên, email nội bộ cũng chỉ là một sắc màu trong vô số lựa chọn mà bạn có thể dùng để tô lên bức tranh truyền thông nội bộ (TTNB) độc đáo.

TỐI THIỂU CHI PHÍ NGẮN HẠN NHƯNG KHÔNG TỐI ĐA HIỆU QUẢ DÀI HẠN

Xuất phát từ bài toán lựa chọn phương thức tối ưu cho các hoạt động truyền thông của cả trong và ngoài doanh nghiệp, nhiều quản lý đã lựa chọn email như cách thức chính để truyền tải thông tin. Với nhiều lợi ích dễ dàng nhìn thấy như khả năng triển khai tức thì hay tiết kiệm đáng kể ngân sách nhờ vào việc tận dụng hệ thống thư điện tử sẵn có, bộ phận chuyên trách TTNB đơn giản chỉ cần soạn thảo nội dung, nhập danh sách người nhận và nhấn gửi.

Trong khoảng thời gian ngắn, email nội bộ có thể là kênh TTNB hiệu quả nếu doanh nghiệp chỉ muốn tập trung thông báo nhanh về lịch họp, các dịp liên hoan hay hoạt động tập thể định kỳ… Còn xét về dài hạn, việc chỉ cố định truyền đạt mọi thông tin trong tổ chức bằng hình thức này có thể khiến cho bức tranh TTNB của doanh nghiệp trở nên “một màu”. Nếu để ý có thể thấy, phần lớn mọi người có thói quen sử dụng thư điện tử cho công việc hoặc trao đổi thông tin quan trọng trong một nhóm thành viên nhất định. Vậy nên, khi doanh nghiệp cần triển khai nhiều hoạt động lớn và phức tạp thì những con chữ hay hình ảnh cho dù có hấp dẫn, bắt mắt đến đâu cũng nhanh chóng bị che lấp bởi hàng tá thông tin từ các đầu việc đang cần giải quyết.

Với một hòm thư của nhân viên lúc nào cũng đầy ắp công việc cần xử lý như thế này, không khó để lý giải vì sao các thông điệp TTNB lại bị bỏ rơi và lãng quên nhanh đến vậy! (ảnh minh hoạ)

Ngoài ra, email cũng không phải là nền tảng thích hợp để thúc đẩy sự tương tác giữa các thành viên như trên mạng xã hội hay sự kiện trực tiếp. Mọi người khi nhận được thư thông báo cho một nhóm lớn thường có tâm lý ngại phản hồi hay đóng góp ý kiến cá nhân. Lâu dần, các thành viên sẽ dần hình thành thói quen bỏ qua thông tin sau khi đọc, bỏ mặc các thông điệp TTNB về thành những dòng thông tin “một chiều” khô khan. Điều này cũng sẽ khiến các hoạt động khác bị ảnh hưởng theo vì không thu hút được nhiều người tham gia.

HÃY “TÔ ĐIỂM” NHIỀU MÀU SẮC HƠN CHO BỨC TRANH TTNB

Bên cạnh nền tảng thư điện tử sẵn có, thực ra chỉ cần một chút để ý cũng như khéo léo trong việc triển khai, người làm TTNB vẫn hoàn toàn có thể dễ dàng tạo ra kênh TTNB có điểm nhấn. “Nguyên liệu” không đến từ đâu xa, ý tưởng có thể đến từ chính các vật dụng ngay sẵn trong văn phòng hay chính trên… người của các nhân viên. Hãy tưởng tượng, khu vực bảng tin được đính đầy hoa hồng nhân ngày lễ Tình yêu sẽ là điểm check-in đầy lý tưởng cho các chị em và người thương, hay những mẩu giấy nhớ dán đầy trên mặt bàn có nhiệm vụ nhắc nhở cánh mày râu nhớ thực hiện đầy đủ “nghĩa vụ” trong ngày 8/3. Thậm chí, hành lang hoặc thang máy đều là những kênh hấp dẫn để truyền thông điệp tới tất cả mọi người dễ dàng mà không hề tốn kém. Khi hình ảnh về những kênh và thông điệp TTNB thú vị này được nhân viên thích thú và tự nguyện chia sẻ ra bên ngoài, đó là lúc TTNB đã thành công.

Bất cứ mảng tường trống nào tại văn phòng Google, chi nhánh Singapore đều có thể trở thành nơi truyền tải các thông báo, thông điệp nội bộ.

Một góc báo tường nho nhỏ tại VMG Media là kênh TTNB đặc biệt, nơi tất cả thành viên tự do bày tỏ cảm nghĩ của bản thân về cuộc sống, công việc và chia sẻ cảm xúc với nhau…

… Hay standee thông báo đầy màu sắc tại VCCorp dễ dàng khiến mọi người nhận ra và nhanh chóng hoà vào không khí chuẩn bị đầy rộn ràng cho bữa tiệc cuối năm đậm chất VC

Trên thực tế, mỗi một hoạt động TTNB tại từng doanh nghiệp sẽ có những đặc thù và tính chất khác nhau. Theo đó, bộ phận chuyên trách cần cân nhắc kỹ càng để lựa chọn đúng kênh và hình thức triển khai thích hợp. Nếu bạn vẫn đang gặp nhiều vướng mắc mỗi khi bước vào giai đoạn xây dựng chiến lược và cụ thể là bước lựa chọn và xây dựng kênh TTNB, 2 sản phẩm IC Strategy và C Channel do Blue C nghiên cứu và phát triển sẽ là giải pháp gỡ rối hoàn hảo. Chúng tôi tin rằng, những giải pháp này sẽ giúp cho người làm TTNB dễ dàng hơn trong việc tìm thấy các màu sắc phù hợp để hoàn thành bức tranh TTNB độc đáo nhưng “ra chất” của doanh nghiệp mình nhất!