Điều gì khiến E-Newsletter trở thành một kênh nội bộ quan trọng?
Sử dụng e-newsletter không chỉ tốt trong việc thu hút lượng truy cập theo dõi tin tức mà còn giúp chăm sóc tốt và đúng với những “khách hàng nội bộ”. Nếu bạn giao tiếp và tương tác tốt bằng e-newsletter, bạn giữ được sự hài lòng nhân viên, thu thập được những thông tin giá trị từ chính họ để cải thiện hiệu quả truyền thông nội bộ với doanh nghiệp.
Trước khi tạo ra một bản tin email nội bộ xuất sắc, điều quan trọng nhất bạn cần biết đó là mục tiêu của các bản tin là gì và những yếu tố xác định chúng. Dưới đây là những lý do các doanh nghiệp lựa chọn tới nhân viên:
- Để thông báo: Bản tin qua email giúp cập nhật tin tức dễ dàng và tiện lợi tới đông đảo các nhóm đối tượng nhân viên khác nhau trong doanh nghiệp, dù là cấp lãnh đạo hay nhân viên, dù là ngồi ở văn phòng hay lực lượng phân tán.
- Phá vỡ “silo”: Ngoài việc phân phối thông tin liên quan đến mọi người trong công ty, các bản tin có thể được sử dụng như một công cụ để khuyến khích sự gắn kết và hiểu nhau hơn giữa các nhóm nhân viên khác nhau trong tổ chức – những nhóm người ít có cơ hội giao tiếp với nhau trong công việc.
- Lan tỏa văn hóa doanh nghiệp: Việc cung cấp các thông tin về giá trị cốt lõi, sứ mệnh hay tầm nhìn, những điều tuyệt vời công ty đem lại cho nhân viên sẽ khiến họ luôn cảm thấy tự hào và sẵn sàng lan truyền những điều tốt đẹp đó tới người thân, bạn bè và các mối quan hệ xã hội của họ.
- Giảm tình trạng quá tải email: Thay vì phải gửi nhiều thông báo, khiến nhân viên cảm thấy bị “bội thực” email, một bản tin nội bộ có thể giải quyết nhiều vấn đề liên quan đến nhân viên hơn.
- Kết hợp với các kênh truyền thông khác: Một bản tin chỉ điểm lại ngắn gọn các hoạt động nội bộ, còn khi muốn đọc chi tiết, nhân viên có thể click từ bản tin để đọc trên portal, facebook group hoặc các kênh khác.
- Dễ dàng đo lường phản hồi và cải thiện hiệu quả truyền thông nội bộ: Sử dụng bản tin là cách dễ dàng thu nhận được phản hồi có giá trị từ nhân viên ở tất cả các bộ phận trong tổ chức, kể cả những nhân viên “ít ồn ào” hoặc ít có cơ hội gặp gỡ nhất. Từ đó, bộ phận truyền thông nội bộ dễ dàng đánh giá đúng thực trạng truyền thông nội bộ đang ở đâu và có cách thức cải thiện kịp thời.
Gửi bản tin với hình thức nào?
Có rất nhiều cách thức để bạn sáng tạo nội dung và thiết kế bản tin nội bộ để gửi đi. Dưới đây là những cách thức thông dụng đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng:
- Outlook: Với Outlook, bạn có thể dễ dàng sử dụng các template để thiết kế bản tin nội bộ cho doanh nghiệp mình mà không cần quá chuyên nghiệp trong thiết kế.
- Mailchimp/ GetRespones: Đây là hai nền tảng email marketing đang được sử dụng phổ biến ở Việt Nam. Với GetRespones, bạn được sử dụng miễn phí tất cả các tính năng trong một tháng và sau đó phải trả phí còn với Mailchimp bạn được sử dụng miễn phí với danh sách 2000 email và gửi tối đa 12.000 email mỗi tháng. Các mẫu bản tin nội bộ của hai nền tảng này có sẵn, cách thức sử dụng khá dễ dàng và việc đo lường hiệu quả. Ngoài ra, giao diện bản tin trên hai nền tảng này được tích hợp với nhiều thiết bị điện tử khác nhau từ PC, Tablet hay điện thoại giúp mọi người dễ dàng đọc tin mọi lúc, mọi nơi.
- HTML: Nhiều đơn vị có đội ngũ thiết kế chuyên nghiệp, tự sáng tạo email nội bộ theo mẫu thiết kế riêng và gửi tới nhân viên theo dạng HTML. Tuy nhiên, hình thức gửi này có điểm trừ là không đo đếm được hiệu quả tương tác.
Những lưu ý để bản tin thu hút bạn đọc
- Công chúng mục tiêu: Các bản tin nội bộ có công chúng mục tiêu cố định, đó là những nhân viên trong công ty. Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng không phải vậy. Các nhân viên trong công ty muốn biết thông tin gì? Điều gì khiến họ thấy thú vị? Đôi khi điều này không cần phải tách biệt rõ ràng nếu bạn có một công ty lớn với nhiều nhân viên có các quyền lợi khác nhau, cộng thêm sự phân khúc cấp phòng ban.
- Tần suất: Nghiên cứu về thói quen và hành vi của nhân viên trong tổ chức, bạn có thể tìm ra một khung giờ và thời điểm phù hợp để gửi bản tin nội bộ làm sao thu hút bạn đọc nhất. Hãy tạo một tần suất cố định để gửi bản tin, có thể là hàng ngày, hàng tuần…Tạo cho độc giả nội bộ thói quen đón nhận bản tin vào đúng thời điểm.
- Thiết kế: Hãy áp dụng một định dạng nhất quán để làm cho các bản tin quen thuộc, dễ đọc cho tất cả mọi người trong doanh nghiệp bạn. Đừng sử dụng quá nhiều chữ mà thay vào đó là những hình ảnh, quotes, video…chắc chắn sẽ khiến người đọc thích thú hơn.
- Giọng điệu và phong cách: Bản tin nội bộ là đại diện hữu hình cho văn hóa doanh nghiệp, vì vậy hãy chọn một giọng điệu và phong cách phù hợp, đúng “chất” doanh nghiệp nhất. Bằng cách này, nhân viên mới cảm thấy bản tin thân thuộc, gần gũi và thích đọc bản tin hơn.
- Nội dung: Muốn thu hút độc giả, bạn phải thật sự đầu tư vào nội dung, để họ không cảm thấy lãng phí thời gian khi mở email và click vào các bài viết trên bản tin. Nhân viên chính là nhóm khách hàng nội bộ bạn cần chinh phục, hãy làm bản tin hấp dẫn ngay từ “dòng chủ đề” và nội dung ban đầu liên quan nhiều tới họ. Ngoài ra, với e-newsletter, bạn hãy cho độc giả quyền lựa chọn đọc những thông tin họ quan tâm và không đọc những nội dung không liên quan bằng cách chỉ tóm tắt nội dung, đoạn trích và sau đó là nút click “đọc thêm”.
Mai Trinh
(nguồn tham khảo: Getresponse)
