Có nên sử dụng Facebook Group làm kênh nội bộ không?

Xét một cách tổng thể, Facebook Group khi sử dụng làm kênh nội bộ sẽ có tác động tốt tới nhóm đối tượng mục tiêu là nhân viên trong toàn công ty. Song, sử dụng Facebook Group thế nào cho hiệu quả hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây.

Theo số liệu của Hootsuite và We Are Social công bố, riêng tại Việt Nam, đến hết tháng 1/2019, hơn 62 triệu người có tài khoản mạng xã hội (chiếm 64% tổng dân số). Với Facebook, lưu lượng truy cập trung bình là 341,6 triệu lượt/tháng với tổng thời gian truy cập là 24 phút 46 giây/lượt. Đây là nền tảng mạng xã hội được người dùng sử dụng nhiều nhất.

Những con số trên cho thấy Facebook đã trở thành kênh thông tin quan trọng với đông đảo người Việt Nam. Đó cũng là lý do ngày nay, các doanh nghiệp đang sử dụng Facebook làm cầu nối giữa với cả khách hàng bên ngoài và nhân viên nội bộ bên trong.

Tại sao lại là Facebook Group?

Fanpage, Facebook Group hay Profile cá nhân là những hình thức khác nhau giúp người dùng kết nối trên mạng xã hội Facebook. Tùy mục đích sử dụng, mỗi loại hình lại có những cách thức xây dựng content khác nhau và những tính năng khác nhau. Profile đại diện cho các cá nhân đơn lẻ với mục đích sử dụng phi thương mại. Fanpage thường được dùng để quảng bá hình ảnh hay thương hiệu doanh nghiệp. Còn Facebook Group là nơi tuyệt vời để kết nối gia đình, bạn bè, đồng nghiệp hay những người có mối quan tâm chung.

Nếu bạn muốn sử dụng Facebook làm kênh giao tiếp trong nội bộ, Facebook Group sẽ là lựa chọn tối ưu giúp bạn xây dựng và duy trì cộng đồng, trao đổi thông tin tốt nhất với nhân viên. Đặc biệt, từ năm 2018, thuật toán mới của Facebook cũng đã ưu tiên hiển thị các bài viết đăng từ các nhóm trên new feed hơn và hạ thấp phạm vi tiếp cận của các trang. Chính vì thế, việc tiếp cận nhân viên thông qua Facebook Group sẽ chiếm ưu thế hơn.

Những ưu điểm khi sử dụng Facebook Group cho nội bộ

• Miễn phí:

Đây là ưu điểm lớn nhất mà Facebook Group mang lại cho bạn. Nếu bạn làm bản tin giấy hay sử dụng poster, bạn sẽ mất chi phí in ấn. Nếu bạn sử dụng mạng intranet, bạn cũng mất các chi phí để quản trị hệ thống. Nếu bạn tổ chức sự kiện, bạn sẽ mất các chi phí thuê địa điểm và tổ chức…

Với Facebook Group, bạn không phải mất bất cứ chi phí nào, chỉ cần tạo một nhóm riêng và quản trị thông tin trên nhóm này.

• Dễ dàng thu hút sự quan tâm và duy trì mối quan hệ các thành viên trong tập thể

Hầu hết ai cũng có Facebook cá nhân nên việc sử dụng Facebook Group như kênh truyền thông nội bộ thì rất dễ dàng thu hút sự tham gia của mọi người. Facebook Group sẽ trở thành cầu nối giữa lãnh đạo doanh nghiệp với nhân viên, giữa nhân viên với nhau một cách thoải mái và đơn giản.

Các thành viên trong nhóm của bạn cũng có thể học hỏi lẫn nhau và duy trì các mối quan hệ dễ dàng. Mọi người có thể đặt cũng như trả lời các câu hỏi cũng như theo dõi các cuộc trao đổi họ có quan tâm.

• Dễ dàng tổ chức các sự kiện/đào tạo online cho các thành viên

Với những tính năng ưu việt từ Facebook, doanh nghiệp bạn hoàn toàn có thể tổ chức các sự kiện online, cuộc họp trực tuyến hay đào tạo trực tuyến ngay tại Facebook Group. Đặc biệt, với những tổ chức đang có lượng nhân viên làm việc trải dài ở nhiều tỉnh thành hay nhiều quốc gia khác nhau, việc trao đổi theo hình thức trực tuyến thông qua Group Facebook là một giải pháp tối ưu.

• Dễ dàng kiểm soát và đánh giá hiệu quả

Đây là ưu điểm mà người phụ trách truyền thông nội bộ rất ưng ý. Bạn sẽ khó kiểm soát được bao nhiêu người đọc tin cho ấn phẩm tạp chí nội bộ hay bao nhiêu người click vào email nội bộ. Song với Facebook Group, bạn sẽ dễ dàng đo lường được mức độ tăng trưởng thành viên, các bài viết có nhiều tương tác, các cá nhân tích cực tham gia đóng góp… Từ đó, bạn sẽ biết được mình cần duy trì và cần tiết chế các nội dung nào cũng như tận dụng sự hỗ trợ từ những nhân vật nào trong group.

Những vấn đề cần lưu ý khi sử dụng Facebook Group làm kênh nội bộ

Bên cạnh những ưu điểm tuyệt vời vừa nêu ở trên, khi sử dụng Facebook Group làm kênh nội bộ, bạn cần lưu ý những vấn đề sau:

• Dùng tài khoản của doanh nghiệp đăng tải thông tin

Nhiều đơn vị thường không để ý đến vấn đề này khi mỗi cá nhân làm công tác truyền thông nội bộ sẽ sử dụng chính tài khoản cá nhân của mình để đăng tải tin tức nội bộ của doanh nghiệp. Và như thế, các thành viên sẽ khó phân biệt được đâu là thông tin quan trọng do bộ phận truyền thông đưa tin, đâu là thông tin các thành viên khác trong nhóm thảo luận.

Để đảm bảo tính chuyên nghiệp, bạn nên chỉ sử dụng một tài khoản chung của doanh nghiệp để thiết lập cũng như quản trị các nội dung đăng tải trên group. Cách làm này cũng góp phần giúp các thành viên phân biệt được tin tức chính thống do đội ngũ truyền thông mang đến và những tin túc thảo luận khác.

• Quản lý thành viên

Khi trở thành “admin” (quản trị viên), bạn phải “chăm sóc” tất cả các thành viên thật kỹ lưỡng, cả nhân viên cũ và nhân viên mới.

Với các thành viên mới, bạn cần phải có những câu hỏi kiểm duyệt để đảm bảo chắc chắn họ đúng là “người nhà mình”. Bạn nên yêu cầu người dùng điền câu trả lời cho một số câu hỏi bạn đưa ra (Như bạn làm ở bộ phận nào, email của bạn là gì…)

Với các nhân viên cũ, tùy từng yêu cầu từ lãnh đạo, bộ phận kiểm duyệt sẽ tiếp tục cho nhóm nhân viên này tham gia trong group hoặc “kick” họ ra khỏi group. Hãy gửi lại tin nhắn cho nhóm nhân viên cũ nếu bạn xóa họ khỏi danh sách thành viên nhóm để thể hiện thái độ lịch sự và trân trọng.

• Kiểm duyệt nội dung

Ngoài công tác kiểm soát người vào người ra, những nhiệm vụ quan trọng khác của quản trị viên bao gồm: Theo dõi nội dung để đảm bảo không có nội dung nào vi phạm chính sách của nhóm và không có xung đột lớn; Xóa spam hoặc nội dung không mong muốn khác khỏi nhóm; Xem xét nội dung đã bị báo cáo vi phạm để người dùng khác đánh giá. Bạn hãy chắc chắn những thông tin trong group luôn nằm trong vùng an toàn.

• Tính công khai và tính bảo mật

Thông thường, các thông tin nội bộ trong group sẽ không được công khai nếu bạn cài đặt chế độ nhóm kín. Điều này sẽ gây ra hạn chế nếu bạn tổ chức các cuộc thi kêu gọi like/share hay các hoạt động quảng bá cho văn hóa doanh nghiệp. Bạn cần lưu ý vấn đề này, có thể kết hợp đăng tải thông tin trên cả Fanpage và Group nếu bạn muốn lan tỏa thông điệp rộng rãi hơn.

Ngoài ra, vì Facebook Group vì là nền tảng miễn phí nên cũng không đảm bảo được về tính bảo mật. Bạn nên cân nhắc khi đưa những thông tin quan trọng, mang tính riêng tư của doanh nghiệp lên kênh nội bộ này.

Mai Trinh