Cách viết tin bài nội bộ thuyết phục

Nếu như các phóng viên khi viết báo cần phải đảm bảo thông tin đầy đủ, nội dung sống động và góc nhìn thông minh thì viết cho nội bộ còn cần những yêu cầu cao hơn thế. Bạn cần đảm bảo tất cả những yêu cầu như khi viết báo, cộng thêm sự ấm áp, tích cực, chắc chắn, chủ động và không bao giờ được đổ lỗi, viết tiêu cực hay viết kiểu tự vệ.

Trong IC Zone số 10 này, Blue C sẽ cung cấp cho bạn những tuyệt chiêu cơ bản để các bài viết của bạn tạo ấn tượng và thuyết phục nhất nhé!

03 câu hỏi – Why? How? What?

Trước khi bắt đầu viết bất cứ vấn đề nào, bạn hãy luôn đặt câu hỏi đầu tiên xem “Why? – Tại sao mình phải viết?” Viết để thông báo một tin tức quan trọng, để giới thiệu sản phẩm mới của công ty, để kêu gọi các thành viên tham gia một sự kiện nội bộ… Dù thông tin là gì bạn cũng cần xác định mục tiêu viết của mình.

Sau đó, bạn cần giải quyết câu hỏi “How” nghĩa là “Bạn sẽ viết như thế nào?” Bạn sẽ viết trang nghiêm hay viết bằng giọng điệu vui vẻ, bạn sẽ đi trực tiếp vào vấn đề hay sẽ gián tiếp nói thông điệp thông qua một câu chuyện khác?…

Cuối cùng, sau khi xác định được lý do và cách thức sẽ truyền tải thông tin, bạn hãy tập trung vào việc “What – Viết cái gì?” Để viết tốt, bạn nên lập kế hoạch trước khi viết. Điều này sẽ đảm bảo cho việc câu chuyện bạn muốn kể hay thông điệp bạn muốn truyền đi đạt kết quả tốt nhất.

03 phần Mở – Thân – Kết

Cấu trúc một bài viết thông thường bao gồm:

• Phần mở đầu: Tóm tắt những thông tin quan trọng nhất
• Phần thân bài: Làm rõ ý, giải thích và diễm giải những nội dung ở đầu bài viết
• Phần kết luận: Tổng kết nội dung

Hãy nhớ đến mô hình tháp ngược để đảm bảo các thông tin quan trọng nhất được đưa lên ở đầu câu chuyện và các thông tin ít quan trọng hơn ở phần cuối. Phương pháp này cũng thu hút sự chú ý nhanh của độc giả, giúp họ dù đọc lướt vẫn hiểu được vấn đề. Yếu tố 5W +1H cũng cần được đảm bảo ngay từ phần mở đầu.

Nếu như các phóng viên khi viết báo cần phải đảm bảo thông tin đầy đủ, nội dung sống động và góc nhìn thông minh thì viết cho nội bộ còn cần những yêu cầu cao hơn thế. Bạn cần đảm bảo tất cả những yêu cầu như khi viết báo, cộng thêm sự ấm áp, tích ực, chắc chắn, chủ động và không bao giờ được đỗ lỗi, viết tiêu cực hay viết kiểu tự vệ.

02 cách dẫn đạo

Dù bài viết của bạn hay như thế nào, phần mở bài cực kỳ quan trọng. Một người sẽ chỉ dành 10 giây dể chú ý hoặc ngưng đọc bất cứ thông tin nào/ Vì vậy, hãy thu hút họ ngay từ đầu bằng một trong hai cách dẫn đạo sau:

• Dẫn đạo trực tiếp: Cung cấp cho người đọc những khía cạnh quan trọng nhất của câu chuyện ngay lập tức. Kiểu dẫn đạo này thường được áp dụng cho các tin bài sự kiên, mang tính thời sự.
• Dẫn đạo kiểu trì hoãn: Dẫn người đọc vào câu chuyện bằng cách gợi ý về nội dung của nó. Kiểu dẫn đạo này thường được áp dụng trong các dạng bài phóng sự hay các bài viết không liên quan đến sự kiện “hot”.

Dù bạn viết theo cách trực tiếp hay gián tiếp, bạn cần đảo thể hiện nội dung chính một cách “bắt mắt” và thu hút người đọc nhất.

Bên cạnh bí kíp chiến thuật 3-3-2 vừa đưa ra, người viết hãy luôn nhớ kiểm tra chính tả, thận trọng khi sử dụng từ ngữ, hành văn ngắn gọn và trình bày quan điểm, càng rõ ràng càng tốt.