8 lời hứa hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa của IBM

Làm việc từ xa trong mùa dịch Covid-19 đòi hỏi nhân viên phải nỗ lực nhiều hơn để tự giải quyết các vấn đề khó khăn trong công việc cũng như vấn đề cá nhân. Việc bộ máy lãnh đạo đưa ra các phương án hỗ trợ kịp thời là điều hoàn toàn cần thiết, và các nhà điều hành của IBM là một trong những người nhanh chóng đưa cán cân công việc – cuộc sống của nhân viên về thế cân bằng.

Ý tưởng cho Bản cam kết

Paul Papas – đối tác quản lý toàn cầu IBM iX từng chia sẻ với Business Insider rằng làm việc từ xa là một thử thách hoàn toàn mới. Mặc dù ông đã quen phải làm việc liên tục hàng giờ và thường xuyên trong tình trạng thiếu ngủ khi phải di chuyển liên tục nhưng cách thức làm việc này lại khiến ông căng thẳng, mệt mỏi hơn.

Những người đồng nghiệp của ông cũng gặp tình trạng tương tự như vậy. Một trong số đó luôn gặp rắc rối khi phải dạy ba đứa con của mình trong khi cô và chồng vẫn phải làm việc.

Papas sau đó đã nảy ra sáng kiến về một bộ tài liệu hỗ trợ cho những gia đình của nhân viên gặp khó khăn khi các trường học, nhà trẻ đóng cửa. Ông đã chia sẻ ý tưởng này với Kramer cùng hai người đồng nghiệp khác là Molly Vannucci, giám đốc chiến lược truyền thông số và Monica Logan, COO toàn cầu của IBM iX.

Các câu chuyện thực tế là nguồn cảm hứng cho Paul Papas tạo nên bản cam kết.

Logan nói rằng cô hoàn toàn ấn tượng ngay khi vừa đọc nó bởi tính cấp thiết của cam kết và với vai trò là một người mẹ, bản cam kết này đã tác động lớn đến cô.

8 lời hứa từ lãnh đạo

Chân dung nhân viên là mỗi “dấu gạch” trong cam kết

Kramer đã tạo ra một loạt các mô hình “chân dung” khác nhau dựa trên vấn đề thực tế nhân viên phải đối mặt. Điều đầu tiên trong cam kết lấy cảm hứng từ câu chuyện của Roche và con trai của cô ấy, đó là “Khuyến khích mọi người chú tâm đến gia đình của nhân viên”. Mọi người có thể thoải mái rời cuộc gọi bất cứ lúc nào để xử lý các vấn đề gia đình. Ngoài ra, cam kết “Tạo sự linh hoạt để giải quyết nhu cầu cá nhân” được xây dựng trên hình ảnh những bậc phụ huynh phải dạy con ở nhà như người bạn có ba đứa con của Papas. 

Roche cảm thấy thích thú khi được biết mình là một trong những hình mẫu của bộ cam kết. Sau khi đứa con gái chào đời hai năm trước, Roche bắt đầu tự mở blog riêng với mong muốn hỗ trợ những gia đình trẻ khi vừa phải đảm bảo hiệu quả công việc, vừa cân bằng với việc chăm sóc con cái. Cô hy vọng trang blog của mình cũng như bộ cam kết này sẽ trở thành “trợ thủ đắc lực” cho những người đồng nghiệp.

Cuộc gọi video không còn là “sự căng thẳng”

Một số nguyên tắc khác của bản cam kết được dựa trên chính những kinh nghiệm thực tế của Papas. Bản cam kết đưa ra chi tiết những điều nên và không nên khi tham gia gọi video. Chẳng hạn như không nên khiến mọi người “xấu hổ” với nền đằng sau của họ. Các vị khách bất ngờ như vật nuôi hay những đứa trẻ xuất hiện cũng hoàn toàn có thể thông cảm được.

Bản cam kết còn khuyến khích mọi người trở thành “vị khách lịch thiệp” mỗi khi gọi video. Nhiều người không có những bức hình nghệ thuật trên tường nhà, điều đó hoàn toàn có thể được thông cảm.

Vannucci chia sẻ rằng người bạn của cô ấy và đứa con trai đã chuyển sang ở cùng cô ấy sau khi bắt đầu cách ly. Cam kết này sẽ khiến cô thấy hài lòng vì không cần mở video mọi lúc. 

Nhân viên của IBM không cần phải mở camera mỗi khi gọi video.

Một câu chuyện lấy cảm hứng khác là từ Alarice Lonergan, một thành viên phụ trách tài chính của IBM iX, với ba đứa con ở độ tuổi dưới 5. Trong một lần khi đang họp, đứa con trai của cô mặc chiếc tã bẩn đang nằm bên cạnh và bỗng hai đứa lớn xông vào, hét toáng lên rằng căn phòng “toàn mùi phân”. Lonergan đành chỉ biết cười trừ.

Tuy nhiên, sau khi bản cam kết được công bố, ngày càng nhiều người làm theo cách của cô ấy, họ cho những đứa trẻ cùng “góp mặt” vào buổi họp và không tắt mic ngay cả khi những chú chó đang sủa inh ỏi. Cô chia sẻ: “Đó chính là bản chất, cuộc sống thực của tôi”.

“Cú vang” lớn

Papas đưa bộ hướng dẫn làm việc từ xa của mình cho các bộ phận khác nhau của IBM, bao gồm bên nhân sự, để họ đánh giá. Sau khi trao đổi với một đồng nghiệp ở Anh, Papas quyết định thay đổi bộ tài liệu từ dạng danh sách hướng dẫn sang bản cam kết. Thay vì trở thành các quy tắc bắt buộc của công ty thì nó dựa trên sự tự nguyện, cùng đoàn kết thực hiện để hỗ trợ lẫn nhau.

Papas đã chia sẻ cam kết cho nhóm của mình và tạo một kênh riêng trên Slack để mọi người tự do nói lên suy nghĩ. Và bản cam kết đã tạo nên một “cú vang” lớn, khi mà liên tục nhận được phản hồi tích cực. Nhân viên chia sẻ lên Twitter cùng với hashtag #wfhpledge và #ProudIBMer. Có người còn nhấn mạnh bản cam kết chính là “sự tôn trọng lớn nhất mà họ dành cho nhau trong giai đoạn khó khăn này”.

Cuối cùng, cam kết được đưa đến tay vị CEO của công ty, Arvind Krishna. Ông đã đăng công khai bản cam kết đó với tên gọi “Những điều tốt đẹp nhất của IBMer” và đưa ra lời khen trực tiếp trong một cuộc phỏng vấn với CNN.

Bài học về ưu tiên cộng đồng và chăm sóc bản thân

Roche cho rằng việc những người lãnh đạo nỗ lực để thúc đẩy và đưa bản cam kết vào thực tế là vô cùng quan trọng. Điều này đồng nghĩa nhân viên trong công ty sẽ chấp nhận cách thức, cái nhìn mới, tổng quan hơn về công việc. Mọi người nghiêm túc thực hiện cam kết về giới hạn thời lượng cuộc họp video xuống 25 hoặc 45 phút để tránh bị mệt mỏi.

Cách tiếp cận công việc mới này bao gồm các khoảng thời gian nghỉ giữa các buổi họp hay việc chú ý chăm sóc bản thân. Người điều hành cuộc họp đôi khi khuyến khích mọi người đứng lên, vươn vai và đi lại xung quanh để thư giãn. Papas kết hợp các quãng nghỉ vào cuộc họp của mình. Roche cũng bỏ yêu cầu các thành viên phải bật camera của họ. Nhân viên cũng đã dành thời gian cho những giờ giải lao chỉ để thăm hỏi nhau – một trong những điều có trong bản cam kết.

Trong một buổi họp, Papas chia sẻ rằng anh ấy đã gặp khó khăn với cam kết về “Tự chăm sóc bản thân”. Đồng nghiệp của anh ấy hỗ trợ đưa ra danh sách các phương pháp tự chăm sóc bản thân, chẳng hạn như thực hiện “các bài tập nhỏ” giữa các cuộc họp hay gọi điện thoại ra ngoài. Một số khác thực hiện điều này bằng cách tham gia tập nhóm hoặc cài ứng dụng đánh giá ai uống nhiều nước nhất.

Tập luyện nhóm giúp nhân viên xua tan mệt mỏi, đồng thời giúp “giữ lửa” với đồng nghiệp.

Những người tạo ra cam kết hy vọng rằng các nguyên tắc ấy vẫn sẽ tiếp tục được thực hiện ngay cả khi công việc của họ trở lại “bình thường” cho dù ở bất kỳ hình thức nào. Kramer cũng đã chia sẻ bản cam kết với khách hàng của mình, họ có thể điều chỉnh các nguyên tắc để phù hợp với môi trường làm việc của họ.

Papas hoàn toàn ngạc nhiên trước sức hút của nó và hy vọng bản cam kết sẽ truyền động lực cho nhiều công ty khác nữa. Ông ấy chia sẻ: “Bạn không bao giờ biết trước điều gì sẽ xảy ra – Đó là điều tôi sẽ ghi nhớ trong suốt sự nghiệp còn lại của mình.”

Vân Anh

(Theo Business Insider)