Truyền thông giúp khảo sát gắn kết thu hút nhiều nhân viên tham gia

Truyền thông cho khảo sát không chỉ đơn giản là gửi một email thông báo. Hãy nghiêm túc đầu tư nhiều ý tưởng và công cụ sáng tạo mà bạn có thể làm được để khiến cuộc khảo sát được thật nhiều người biết đến. 

Cho bánh hay bị nhắc?

Đó không phải là trò đùa cho ngày Halloween tại một doanh nghiệp nào đó mà thực ra là một “chiêu” để thu hút nhân viên tham gia vào bài khảo sát gắn kết của Advance Childcare – một tổ chức chăm sóc trẻ em tại Úc. Bằng việc tổ chức một bữa tiệc với vô vàn những chiếc cupcake hấp dẫn và một cuộc thi cho những phòng, ban có nhiều người tham gia nhất, Advance Childcare đã khiến tất cả đội ngũ nhân viên hào hứng thực hiện khảo sát theo cách hoàn toàn chủ động, vui vẻ.

“Nhân viên của chúng tôi yêu thích đồ ăn, đặc biệt là đồ ăn ngon nên chúng tôi đã biến không gian chung được phủ đầy bằng những chiếc cupcake red velvet và những tách trà ngon” – Anna Papaleo, Giám đốc Điều hành tại Advance Childcare chia sẻ. “Chúng tôi còn gắn bài khảo sát với một cuộc thi nội bộ nhằm khuyến khích các phòng ban lôi kéo được thật nhiều nhân viên tham gia.”

“Đến giờ làm khảo sát rồi!”, “Bình tĩnh và làm khảo sát thôi!”

Advance Childcare cũng tích cực đẩy mạnh công tác truyền thông cho cuộc thi trên mọi mặt, từ những thông báo qua email cho đến những poster dán tại khắp nơi như nhà vệ sinh, phòng nhân viên, phòng họp. Và kết quả đạt được rất khả quan, đã có tới gần 90% nhân viên tham gia khảo sát, con số này cao hơn 10% so với dự kiến. 

Khoác một “chiếc áo chủ đề” cho khảo sát

Tại công ty du lịch International Cruise Excursions, mọi cuộc khảo sát gắn kết nhân viên đều có một chủ đề. Sara Martin, Quản lý cấp cao, phụ trách mảng Văn hóa và Trải nghiệm nhân viên cho biết: “Nhân viên của chúng tôi rất hào hứng với nó và đó là một cách tuyệt vời để liên tục nhắc nhở rằng cuộc khảo sát đang diễn ra”. Trong một cuộc khảo sát gần đây, họ đặt mục tiêu tham gia là 90% và quyết định chủ đề sẽ là thập niên 90. 

Sara nói, “Chúng tôi đã có rất nhiều ý tưởng tương tác tuyệt vời mà chắc chắn rằng nhân viên sẽ yêu thích. Những món đồ như yo-yo, vòng đeo tay và kẹo phổ biến của thập niên 90 được trưng bày.” Doanh nghiệp này thậm chí còn tạo ra chuỗi Ngày Tinh thần (Spirit day) với hình thức giống Ngày phong cách Grunge (một xu hướng làm “chao đảo” thời trang những năm 90) và được nhân viên vô cùng hưởng ứng. Các ấn phẩm truyền thông cũng được thiết kế với cách dùng ngôn từ hoàn toàn đồng bộ với concept này. Thậm chí, một số lãnh đạo cấp cao cũng sẵn sàng bị đổ sơn trên người như một hình thức ăn mừng nếu đạt được mục tiêu khảo sát.

Mặc dù International Cruise Excursions chỉ đạt được kết quả suýt soát với mục tiêu đề ra (88%), nhưng Sara tự tin nói rằng họ sẽ thử lại vào năm sau. “Nếu không tạo ra những hình thức truyền thông sôi động như vậy, sẽ không thể có con số 88% này. Chỉ trong hai tuần, tinh thần làm khảo sát được lan tỏa khắp mọi nơi. Hầu như mọi người đều biết rằng đang có một cuộc khảo sát diễn ra”, cô hào hứng chia sẻ.

Giải thưởng cho phòng ban về đích đầu tiên trong cuộc đua làm khảo sát là một bữa tiệc kem và pizza.

Lời khuyên cho các doanh nghiệp nếu muốn có sự tham gia khảo sát đông đảo từ nhân viên đó là hãy để lãnh đạo đồng hành nhiều nhất có thể. Hãy trao đổi và đưa ra kỳ vọng về vai trò của họ trong việc giúp đạt được mục tiêu của công ty. Khi các nhà lãnh đạo tham gia vào tất cả các cuộc vui và khuyến khích nhân viên thực hiện cuộc khảo sát, điều này sẽ tạo nên hiệu ứng khác biệt. Ngoài ra, đừng ngại việc truyền thông bài bản. Sẽ có sự gia tăng đột biến trong tỷ lệ làm khảo sát nếu doanh nghiệp chú trọng để các ấn phẩm truyền thông gây ấn tượng với người nhận. 

Khiến khảo sát sống động hơn nhờ video

Truyền thông cho khảo sát không chỉ đơn giản là gửi một email thông báo. Hãy nghiêm túc đầu tư nhiều ý tưởng và công cụ sáng tạo mà bạn có thể làm được để khiến cuộc khảo sát được thật nhiều người biết đến. 

Nine là một đơn vị truyền thông được yêu thích và tin cậy nhất của Úc về tin tức, phong cách sống, giải trí và thể thao. Bởi vậy, doanh nghiệp này quyết định sẽ tận dụng điều họ giỏi nhất là video để truyền thông cho khảo sát gắn kết nhân viên. 

Như mọi video bản tin được lên sóng mỗi ngày, Nine đã lồng ghép thông tin về cuộc khảo sát theo cách sáng tạo. Biên tập viên giới thiệu cuộc khảo sát với thông điệp: “Nhân viên là tài sản quan trọng nhất của công ty.” Sau đó, Giám đốc Điều hành Hugh Marks chia sẻ mục đích của khảo sát và tầm quan trọng của việc lắng nghe ý kiến mọi người nhằm tìm ra những điểm đạt và chưa đạt của công ty. Đi kèm với thông điệp của Hugh là những chia sẻ của các nhân viên tại Nine về điều họ thích khi làm việc ở đây. 

Thông điệp từ Nine: Nhân viên là tài sản quan trọng nhất của công ty.

Bên cạnh đó, khi cuộc khảo sát được mở, một bảng giải đáp câu hỏi thường gặp (FAQ) được tạo ra, đồng thời mỗi ngày nhân viên đều nhận được một thông báo nhắc nhở thực hiện khảo sát hiển thị trên màn hình máy tính. Sau cùng, tất cả những nỗ lực của họ đã được đền đáp. Với mục tiêu ban đầu là 65%, Nine đã có tới 73% nhân viên tham gia khảo sát này.

Truyền cảm hứng với bài rap sôi động

Khảo sát không hề nhàm chán nếu chúng được truyền thông theo hướng vui nhộn và đầy hứng thú. Nếu vẫn chưa biết làm thế nào để nhân viên hào hứng tham gia khảo sát, hãy tham khảo cách làm sau của Culture Amp. 

Trong một cuộc khảo sát gắn kết nhân viên của mình, Culture Amp đã sáng tác một bài hát rap không thể “chất” hơn.

“Chỉ còn hai ngày nữa, mọi người đã tham gia khá đông,

Đây là bài hát để con số tham gia thật mênh mông,

76% – đó là tỷ lệ hiện tại,

Tỷ lệ này tốt đấy, nhưng vẫn chưa đủ lợi hại…”

Phần rap thú vị này ban đầu không phải là điều Culture Amp lên kế hoạch trước. Tuy nhiên, để có thể nhanh chóng cán mốc mục tiêu đề ra, doanh nghiệp này đã lựa chọn cách thức vui vẻ nhất là rap, đủ để khiến nhân viên thích thú và tham gia mạnh mẽ hơn vào thời điểm nước rút. Và con số 90% đã chứng minh phần nào hiệu quả của cách làm này.

Bài rap truyền thông cho khảo sát rất phù hợp với tinh thần trẻ trung tại Culture Amp.

Sau cùng, với những cách làm trên, lời khuyên cho bạn khi truyền thông cho khảo sát đó là đừng tạo ra áp lực quá căng thẳng cho nhân viên. Hãy để họ tự nguyện làm khảo sát với tinh thần thoải mái nhất có thể. Quan trọng là hãy khiến họ nhận ra họ đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện tổ chức với những ý kiến đóng góp họ đưa ra. Cuối cùng, hãy cố gắng đầu tư nhiều chất xám và nguồn lực sẵn có để khiến khảo sát vui vẻ, thú vị hơn với nhân viên. 

Kim Oanh

(Theo Culture Amp)