Đấu mối truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp – Họ là ai và họ cần gì?

Không chỉ đội ngũ chuyên trách về truyền thông nội bộ (TTNB) mà các “chân rết” – những cán bộ kiêm nhiệm tại các đơn vị cũng cần nắm vững kiến thức và kỹ năng để hoạt động nội bộ tại các doanh nghiệp đạt hiệu quả cao.

Chân dung những đầu mối TTNB trong doanh nghiệp

Doanh nghiệp bạn trải dài ở khắp các tỉnh thành trong cả nước, làm thế nào để bạn cập nhật tin tức hoạt động tại các đơn vị nhanh nhất có thể? Lúc này, bạn rất cần một đội ngũ cộng tác viên nhiệt thành, mà nhiều người hay gọi vui là đội ngũ “chân rết”. Đây chính là các CBCNV đang làm việc tại các đơn vị, các công ty con, các chi nhánh… trong doanh nghiệp, là đầu mối cung cấp tin tức, hình ảnh hoạt động tại đơn vị mình để gửi tới bộ phận chuyên trách trong doanh nghiệp. Thậm chí, lực lượng này sẽ trực tiếp tham gia viết tin bài gửi lên cho bộ phận chuyên trách đồng thời trực tiếp triển khai các sự kiện tại đơn vị mình luôn.

Trong hội thảo “Văn hóa tổ chức và Sức mạnh của Truyền thông nội bộ” năm 2018, ông Hoàng Nam Tiến – Tổng giám đốc của FPT Software đã đưa ta một con số khiến nhiều người tham dự ngạc nhiên. FPT Software có 15.000 kỹ sư thì có đến 300 cán bộ làm văn hóa và TTNB. Một ví dụ khác là Tập đoàn GSK – Tập đoàn dược phẩm lớn của Anh Quốc, có 130.000 nhân viên cũng có đội ngũ 220 người làm về truyền thông nội bộ. Họ là những cán bộ làm việc trên toàn cầu, họ cung cấp tin tức cho GSK để làm một bản tin chung với 13 ngôn ngữ dành cho 198 nhóm đối tượng khác nhau trong doanh nghiệp.

Vai trò của đội ngũ kiêm nhiệm công tác TTNB trong doanh nghiệp cũng quan trọng không kém đội ngũ chuyên trách. Họ vừa là nguồn cung cấp thông tin từ phía dưới lên trên, vừa là cầu nối giúp các thông tin từ cấp trên được truyền tải thông suốt xuống đông đảo nhân viên và họ cũng là đối tượng kết nối, kêu gọi sự tham gia của đông đảo đội ngũ CBCNV ngang hàng trong doanh nghiệp.

Hiện nay, rất nhiều đơn vị cả trong và ngoài nước đều đang đầu tư xây dựng đội ngũ cộng tác viên TTNB cho doanh nghiệp mình để hoạt động TTNB đạt hiệu quả cao hơn, tăng cường gắn kết của đội ngũ hơn.

Làm thế nào để đội ngũ này hoạt động thực sự hiệu quả? Cách tốt nhất là hãy đào tạo họ trở thành những “đầu mối” chuyên nghiệp, có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của TTNB trong doanh nghiệp và có những kỹ năng viết của một “phóng viên chiến trường”.

Những điều cần ghi nhớ khi viết cho nội bộ

Trong số các kỹ năng cần được đào tạo, viết là một trong những kỹ năng cơ bản mà người làm TTNB chắc chắn phải nắm vững. Viết trong TTNB không dừng lại ở việc viết bài hay viết tin như một phóng viên của một tờ báo bình thường. Viết trong TTNB còn bao gồm nhiều thể loại trên nhiều kênh nội bộ khác nhau của doanh nghiệp.

Viết tin qua email; Viết tin, bài trên trang tin nội bộ; Viết post trên các nền tảng mạng xã hội (Facebook, LinedIn…); Viết kịch bản audio, kịch bản clip; Viết thư cảm ơn,thư khen ngợi, thư chúc mừng…; các sáng tác thơ văn dựa theo cảm xúc… đều là những dạng nội dung yêu cầu kỹ năng viết tốt của các đầu mối TTNB trong doanh nghiệp.

Để viết được tốt, người làm TTNB trước hết hãy giải quyết 03 câu hỏi quan trọng: Why (Tại sao phải viết?) – How (Viết như thế nào?) và cuối cùng là What (Viết cái gì?).

Viết đúng – Viết đủ chưa phải là tất cả, việc độc giả cần là phải viết hay, nghĩa là mang những ngôn từ và giọng điệu rất riêng để thu hút được độc giả.

Đối với viết tin, hãy luôn ghi nhớ công thức 5W1H để đảm bảo những tiêu chí về thông tin cần đáp ứng trong các dạng bài viết của mình bao gồm: Who – Ai?, What – Cái gì?, Where – Ở đâu?, When – Khi nào?, Why – Tại sao? Và How- Như thế nào?

Đối với viết bài, hãy áp dụng một trong bốn dạng chính của bài viết là: Dạng “hình hop ngược” (cho các bài viết phản ánh, tường thuật), dạng “hình kim cương” cho các bài phóng sự, giới thiệu và đánh giá, dạng “hình chữ nhật” cho các bài tổng hợp, liệt kê và dạng “hình đa giác ” cho các bài sáng tác, tản văn.

Đối với các bài viết trên mạng xã hội cũng cần có những nguyên tắc khác nhau, áp dụng ở những nền tảng khác nhau. Bản chất của mạng xã hội là Hội thoại vì vậy, hãy luôn nhớ cần xây dựng giọng điệu riêng của doanh nghiệp, chú ý thời điểm post bài và tương tác càng nhanh càng tốt.

Mỗi bài viết, người đọc chỉ dành 20 giây tập trung đầu tiên để quyết định có tiếp tục đọc bài viết đó hay không. Vì vậy, Đặt tiêu đề cho các bài viết sao cho hấp dẫn cũng là một kỹ năng cần được đào tạo. Ngoài ra, vai trò của ảnh trong các nội dung viết cũng rất quan trọng để thể hiện tinh thần bài viết cũng như tăng độ tin cậy

Đừng quên những quy tắc viết bài chính quy trong nội bộ đã được Blue C nhắc đến trong các bản tin IC Zone trước.

---

IC 4 IC là dịch vụ đào tạo và cho thuê nhân sự truyền thông nôi bộ của Blue C. Chương trình đào tạo của Blue C hướng tới ba nhóm đối tương chính bao gồm: lãnh đạo, các cán bộ quản lý cấp trung và đội ngũ trực tiếp tham gia làm TTNB trong doanh nghiệp.

Mai Trinh