Khi doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách truyền thông nội bộ

Khi không có bộ phận chuyên trách Truyền thông Nội bộ (TTNB), phòng Nhân sự (HR) hay phòng Quan hệ công chúng (PR) sẽ phù hợp hơn để dẫn dắt các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp?

Karian & Box, một công ty tư vấn tại Anh, đã khảo sát 546 người làm truyền thông, nhân sự và công bố một báo cáo chuyên sâu về truyền thông nội bộ (TTNB). Đối với câu hỏi “Bộ phận nào nên dẫn dắt hoạt động TTNB trong tổ chức?”, có 51% cho rằng nhiệm vụ này nên thuộc về đơn vị TTNB chuyên trách; 21% tin rằng PR nên giữ trọng trách này; 18% bỏ phiếu cho HR và 7% lựa chọn phương án khác.

Xét về kỹ năng truyền thông, các chuyên gia PR sẽ vững vàng hơn các chuyên gia nhân sự trong việc triển khai các chiến dịch TTNB. Đội ngũ PR thông thường sẽ biết cách làm cho thông điệp trở nên thu hút hơn với các kỹ năng xây dựng nội dung, hình ảnh hướng đến sự sáng tạo, giúp cho việc lan tỏa thông điệp trở nên dễ dàng. Các chuyên gia PR cũng am hiểu các sản phẩm dịch vụ và những lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp, giúp truyền tải những thông tin này đến cán bộ nhân viên tốt hơn so với HR.

Tuy nhiên, một xu hướng dễ nhận thấy là nhiệm vụ TTNB thường ít được ưu tiên hơn so với truyền thông ra bên ngoài khi PR quản lý phần công việc này. Cũng trong kết quả của cuộc khảo sát nói trên, khi được hỏi câu hỏi tiếp theo: “Giữa HR và PR, bộ phận nào sẽ đặt truyền thông nội bộ ở vị trí ưu tiên đặc biệt”, 33% người tin rằng HR sẽ đặt TTNB ở vị trí ưu tiên đặc biệt, trong khi con số này chỉ 18% với PR.

Thực tế, không phải ngẫu nhiên mà nhiều doanh nghiệp thường giao nhiệm vụ TTNB cho bộ phận HR kiêm nhiệm. Có nhiều lý do khiến cho những người làm nhân sự quan tâm hơn đến hiệu quả mà TTNB mang lại cho tổ chức.

Lý do trước tiên, phần lớn các mục tiêu TTNB của tổ chức đều liên quan đến các sáng kiến của nhân sự, cho dù đó là gắn kết nhân viên, nâng cao hiệu suất làm việc, thay đổi văn hóa tổ chức hay phổ biến các quy trình, quy định mới ban hành… TTNB không chỉ là hoạt động truyền tải các tin tức diễn ra hàng ngày đến cán bộ nhân viên, nó phải giải quyết một mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp.

Lý do thứ hai, đối tượng mục tiêu của HR và TTNB đều giống nhau, hướng đến con người trong nội bộ doanh nghiệp. Trong khi HR chú trọng tuyển dụng, đào tạo, xây dựng cơ chế chính sách về nguồn nhân lực thì TTNB sẽ chú trọng khía cạnh truyền thông giữa con người trong doanh nghiệp, gia tăng tinh thần cũng như tạo sự gắn kết hơn trong nội bộ. HR cũng sẽ lắng nghe nhân viên, hiểu được mối quan tâm và nhu cầu của nhân viên tốt hơn so với nhóm quan hệ công chúng.

Khi doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách TTNB, hãy cân nhắc đến những phân tích trên và tùy theo thực tế về mức độ ưu tiên của doanh nghiệp cũng như về nhân lực kiêm nhiệm hoạt động này để phân công phù hợp.

Sau đây là một vài lời khuyên để cải thiện mức độ hiệu quả của TTNB khi doanh nghiệp chưa có bộ phận chuyên trách:

• Nâng cao nhận thức của lãnh đạo: Lãnh đạo cấp cao và quản lý cần ý thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin và giao tiếp hai chiều trong doanh nghiệp. Nhân viên sẽ cảm thấy họ được khuyến khích chia sẻ khi lãnh đạo lên tiếng về điều này. Các nhà quản lý nên khuyến khích các thành viên trong nhóm lên tiếng và chia sẻ ý tưởng của họ.
• Thúc đẩy truyền thông từ bộ phận nhân sự: HR thường chịu trách nhiệm truyền đạt các thông điệp liên quan đến quản lý hiệu suất, thông báo hành chính… nhưng hiện nay họ đang làm nhiều hơn thế trong chiến lược giữ chân nhân viên. Nhân sự có thể đẩy mạnh truyền thông nội bộ theo một vài cách sau: Huấn luyện quản lý để họ biết cách truyền tải thông điệp của mình; Chia sẻ những thay đổi của tổ chức liên quan đến con người, cơ cấu tổ chức; Các hoạt động để gắn kết nhân viên; Giúp nhân viên hiểu về văn hóa doanh nghiệp thông qua các tiêu chí tuyển dụng và chính sách đãi ngộ…
• Thúc đẩy truyền thông từ bộ phận Tiếp thị: Hãy làm cho các chiến lược tiếp thị được quan tâm và hưởng ứng nhiệt tình trong nội bộ, trước khi hoặc song song với kế hoạch quảng bá chính thức ra bên ngoài.
• Hoạt động Công Đoàn, Thể thao, Văn nghệ: Hãy đừng bỏ qua các cơ hội gắn kết nhân viên thông qua các hoạt động thể thao, văn nghệ. Bạn cũng có thể tận dụng và làm mới các ý tưởng truyền thống từ phía Công Đoàn để mang lại hiệu quả tốt hơn, biến nơi làm việc trở nên hấp dẫn và vui vẻ hơn.
• Xây dựng cơ chế hợp tác liên bộ phận với các hoạt động TTNB: Đối với các sự kiện toàn công ty, một “ban tổ chức” tập hợp nhiều thành viên từ các bộ phận khác nhau sẽ giúp cho nguồn lực TTNB phong phú hơn, nhiều ý tưởng hơn và tạo sự lan tỏa tốt hơn.

C FORCE – Dịch vụ Xây dựng Mô hình Tổ chức Truyền thông nội bộ Sẽ rất khó để một doanh nghiệp mới bắt đầu làm truyền thông nội bộ có thể triển khai hiệu quả. Thậm chí, họ không có đội ngũ nhân sự chuyên trách, phải “huy động” cả nguồn lực từ những lĩnh vực không liên quan. Để giải quyết vấn đề “hóc búa” này, dịch vụ C Force sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một “bộ khung” riêng với những quy chuẩn và cơ cấu tổ chức mô hình TTNB tiêu chuẩn dựa vào thực trạng của doanh nghiệp. Với C Force, doanh nghiệp sẽ được tư vấn về: Cấu trúc bộ máy TTNB phù hợp; Mô tả Quy trình hoạt động của bộ máy TTNB; Mô tả công việc cho từng vị trí và từng nhóm liên quan; Xây dựng Bộ cẩm nang hướng dẫn cho người làm truyền thông nội bộ (Hướng dẫn kĩ năng và Các biểu mẫu đi kèm).

Mai Phương

Bài viết liên quan

Điểm mặt 4 nhóm nhân tố “trụ cột” để hoạt động truyền thông nội bộ đạt hiệu quả

Học cách làm truyền thông nội bộ “hồn nhiên” như một đứa trẻ

Truyền thông nội bộ – “Nhòm” cá nhân hay “nhòm” cả tập thể?