Học “chim cánh cụt” cách thảo luận nhóm hiệu quả

Làm việc trong một bộ phận hay một phòng, ban mà không có sự tương tác thường xuyên sẽ khiến mỗi cá nhân đều cảm thấy như đang trôi dạt trên một tảng băng lớn. Đôi khi, bạn cần học những kỹ năng từ các chú chim cánh cụt, đặc biệt là cách chúng giao tiếp nhóm để luôn tràn đầy năng lượng và cảm hứng giúp công việc đạt hiệu quả cao nhất.

1. Lặn” vào thường xuyên.

Thảo luận nhóm có tác động nhiều nhất khi được lên lịch thường xuyên. Lịch họp có thể là hàng tuần, hàng tháng hay vào những ngày cụ thể. Hãy thực hiện vào đầu giờ hoặc cuối giờ làm việc để tăng sự tập trung. Cũng giống như việc kiếm ăn theo đàn của loài cánh cụt, chúng sẽ cùng nhau lặn ngụp dười làn nước sâu để kiếm sinh vật cho bữa ăn hàng ngày của mình.

2. Đi thẳng vào trọng tâm.

Chim cánh cụt luôn sử dụng đầu, chân chèo và tiếng kêu của mình để thực hiện giao tiếp nhóm. Hãy học tập chúng cách đi đúng trọng điểm khi giao tiếp. Xác định chủ đề và nội dung bạn muốn đề cập trước và đi thẳng vào vấn đề đó. Hãy luôn biết mình mục tiêu và điều gì nhóm bạn cần trao đổi trong mỗi cuộc trò chuyện.

3. Đặt giới hạn cho cuộc trò chuyện

Hãy quy định thời gian cho mỗi cuộc nói chuyện. Cuộc giao ban từ  05-15 phút/ngày sẽ không gây ảnh hưởng tới thời gian làm việc của mỗi cá nhân nhưng là cần thiết để định hướng và tạo ấn tượng trong ngày. Chia nhỏ nội dung cuộc họp nhóm cho các phần mở đầu – chia sẻ vấn đề – thảo luận và kết thúc để hiểu rõ từng phần.

Loài chim cánh cụt cũng không dành quá nhiều thời gian để giao tiếp. Chúng còn rất nhiều nhiệm vụ khác trong quá trình sinh sống ở vùng băng giá, từ kiếm ăn, chăm sóc con cái và chiến đấu bảo vệ lãnh thổ…

4. Khuyến khích tương tác.

Chim cánh cụt được biết đến là loài sống theo quần thể, có tính xã hội cao, luôn tập trung theo bầy đàn. Mỗi quần thể có thể lên tới hàng chục ngàn con. Mặc dù với số lượng đông và khó kiểm soát nhưng chúng đều có cách tương tác đạt hiệu quả. Khi những con mũm mĩm gặp khó khăn trong việc bắt kịp đoàn thì một số chim khác trong nhóm sẽ lần lượt tạo ra âm thanh khích lệ để những chú chim kia có thể phóng nhanh hơn, không bị tụt lại phía sau đoàn.

Trong mọi cuộc giao tiếp, hãy chắc chắn rằng mọi người đều chia sẻ một điều gì đó, hãy luôn khuyến khích mọi người tìm ra câu hỏi hay ý tưởng, xây dựng sự tham gia của mỗi thành viên.

5. Thay đổi định dạng.

Chim cánh cụt dựa vào rất nhiều các tín hiệu âm thanh để trao đổi thông tin, có thể là tiếng kêu vọng xa để gộp bầy đàn, có thể là tiếng kêu dài để điều phối cuộc giao tiếp…Hãy học cách đa dạng hình thức trò chuyện để tránh nhàm chán của chúng. Hãy thay đổi các định dạng khác nhau cho mỗi lần giao tiếp. Bạn có thể kết hợp các trò chơi, sự xuất hiện của khách mời, video… để cuộc trò chuyện thêm phong phú hơn.

6. “Đóng băng” – Tóm tắt vấn đề

Khi hết thời gian, hãy làm như những chú chim cánh cụt dùng tấm bụng trượt nhanh trên băng. Hãy lướt lại toàn bộ nội dung chính của buổi họp và tóm tắt chúng lại. Hãy chắc chắn tất cả mọi người đều nắm rõ được những vấn đề đã trao đổi để thực hiện theo đúng yêu cầu.

Nguồn: Ragan