10 “chiến thuật” tăng cường sự tham gia của nhân viên

Khi những bản tin tuần hay những tin tức trên mạng nội bộ phần lớn bị bỏ qua, điều đó đồng nghĩa với cách làm truyền thông nội bộ của bạn còn thiếu hiệu quả. Cùng áp dụng những cách làm dưới đây để tăng cường sự tham gia, sự hưởng ứng của nhân viên với các thông tin hay sự kiện nội bộ.

1.Đảm bảo rằng các quản lý nắm được vai trò của mình trong tổ chức

Lãnh đạo là người đưa ra định hướng phát triển doanh nghiệp, làm rõ những ưu tiên cần thiết cũng như chia sẻ về những gì doanh nghiệp đã, đang và sẽ làm được. Họ phải có khả năng nhìn nhận bức tranh toàn cảnh để đưa ra mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn cho đội ngũ của mình. Từ những mục tiêu đó, nhóm quản lý cấp trung sẽ thực thi bằng cách hướng dẫn  nhân viên cần làm gì và sẵn sàng giải đáp những thắc mắc từ nhân viên.

2. Tăng cường sự hiện diện của lãnh đạo cấp cao

Do tính chất công việc, các tổng giám đốc, chủ tịch HĐQT…  thường dành phần lớn thời gian làm việc với đối tác bên ngoài thay vì có mặt tại văn phòng  và gặp gỡ nhân viên của mình. Chính vì thế, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng lớn. Hãy thay đổi các hình thức truyền thông nội bộ, trong đó tăng cường sự hiện diện của đội ngũ lãnh đạo cấp cao trước nội bộ nhân viên. Một số hình thức phổ biến là tổ chức các cuộc gặp trực tiếp, phỏng vấn cho ấn phẩm nội bộ hay tham gia vào các hội, nhóm trên mạng xã hội cùng nhân viên.

3. Cung cấp thông tin đầy đủ 

Việc xây dựng một cẩm nang nội bộ cho các đầu mối truyền thông nội bộ là rất cần thiết. Những thông tin này gồm thông điệp từ ban lãnh đạo, quy định, chính sách của doanh nghiệp, tài liệu tóm tắt tình hình hiện tại của công ty cùng danh sách những câu hỏi thường gặp và câu trả lời phù hợp nhằm giải đáp thắc mắc từ đội ngũ nhân viên. Ngoài ra, cũng cần đào tạo về kỹ năng cho bộ phận chuyên trách và các đầu mối phụ trách truyền thông nội bộ tại các đơn vị để đảm bảo thông tin họ truyền đạt tới nhân viên dễ hiểu, rõ ràng và đầy đủ.

4. Sử dụng kênh nội bộ phù hợp

Nếu ví các dụng cụ của người thợ mộc như các kênh truyền thông thì tất cả dụng cụ từ đơn giản đến phức tạp đều phục vụ những mục đích nhất định cũng như mỗi kênh truyền thông sẽ đáp ứng nhu cầu thông tin nhất định. Nhiệm vụ của người thợ mộc là chọn ra dụng cụ phù hợp nhất với công việc họ cần thực hiện và sử dụng chúng sao cho hiệu quả. Với người làm truyền thông nội bộ, một video có thể truyền tải thông tin một cách sinh động và đầy cảm hứng. Tuy nhiên nếu bạn đưa vào quá nhiều thông tin dẫn tới thời lượng bị kéo dài, tỉ lệ cao người nhận sẽ nhấn nút tắt trước khi video kết thúc.

Do vậy, trước khi sử dụng bất cứ kênh nào, cần phải đặt ra những mục tiêu cụ thể: Bạn muốn nâng cao nhận thức của người xem về vấn đề nào đó, truyền cảm hứng hay kêu gọi họ hành động? Một khi đã xác định rõ mục tiêu, bạn mới lựa chọn được kênh thông tin phù hợp.

5. Xây dựng nội dung hấp dẫn

Dù lựa chọn kênh nào đi nữa, một nội dung thông tin mới mẻ, hấp dẫn và sáng tạo sẽ luôn thu hút được sự chú ý. Sự thành công của bạn phụ thuộc vào khả năng sáng tạo, quản lý và chia sẻ những nội dung hấp dẫn nhân viên. Để làm được điều này, bạn cần cung cấp cho họ hướng giải quyết những vấn đề thường gặp và cần phải làm gì trong những tình huống nhất định. Hãy coi những thông tin này như công thức nấu ăn, bạn không dạy họ cách nấu mà nên đưa cho họ những mẹo hoặc lời khuyên để món ăn trở nên hoàn hảo nhất.

6. Cải thiện chất lượng cuộc họp

Một thống kê chỉ ra gần 45% cấp lãnh đạo và quản lý tin rằng các cuộc họp không đem lại hiệu quả. Bạn hãy thử cải thiện điều này bằng việc sắp xếp lại chỗ ngồi để mọi người ngồi gần nhau hơn, tăng cường giao tiếp hai chiều hoặc thay đổi khung thời gian họp để mọi người luôn cảm thấy thoải mái, cởi mở trong giao tiếp.

7. Tối ưu hóa việc sử dụng thiết bị di động

Khi trên tay mỗi người luôn hiện diện thiết bị di động, hãy đảm bảo rằng hình thức truyền tin bạn lựa chọn có thể xem được trên những thiết bị ấy. Tránh những lỗi không đáng có như không hiển thị hình ảnh trong email hoặc giao diện website chưa tối ưu cho màn hình điện thoại.

8. Chuyển từ chữ viết sang hình ảnh

Trung bình những bài viết kèm hình ảnh trên Facebook đạt lượng tương tác gấp đôi so với những bài chỉ dùng chữ. Những yếu tố thị giác như ảnh, video, infographics,… ngày càng trở thành những hình thức truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Vì vậy, hãy vận dụng hình ảnh để tác động tới giác quan của người đọc, từ đó cải thiện tương tác.

9. Chia phân khúc thông tin

Hầu hết các tin nhắn nội bộ truyền thông đều đi theo một mô hình: Gửi cùng một nội dung tới tất cả mọi người. Người đọc không quan tâm đến phần lớn nội dung họ nhận được, vì vậy họ đơn giản là bỏ qua và không đọc gì cả.

Để khắc phục tình trạng này, người làm truyền thông nội bộ cần chia nội dung thông tin thành những phần nhỏ, hướng đến từng nhóm đối tượng hoặc thậm chí từng cá nhân cụ thể. Ví dụ, bạn có thể chia người nhận thành các cấp như quản lý, các trưởng & phó phòng, nhân viên; hoặc chia theo phòng như phòng kế toán, phòng sản xuất, phòng kế hoạch…

10. Giảm “rào cản” trong tiếp nhận thông tin

Hình ảnh không được hiển thị, chức năng tìm kiếm bài viết hoạt động chưa tốt, kho dữ liệu thiếu thông tin… đều là những “rào cản” thường gặp, và bạn cần lên kế hoạch đối phó với chúng. Dù nguyên nhân đến từ đâu, các “rào cản” đều dẫn đến kết quả là người nhận tin sẽ không quan tâm đến thông tin nữa.

Anh Tùng (Theo Ragan)