Để sếp thấy truyền thông nội bộ quan trọng

Một trong những khó khăn thường gặp nhất đối với những người làm truyền thông nội bộ, đó là lãnh đạo doanh nghiệp không dành đủ sự quan tâm cho nhiệm vụ này. Tuy nhiên, ở vị trí tư vấn, gần đây, chúng tôi được nghe nhiều câu chuyện thú vị cho thấy dường như các lãnh đạo cấp cao ngày càng chú tâm đến truyền thông nội bộ hơn.

Trong một cuộc họp với Blue C, Chủ tịch của một công ty ngành xây dựng chia sẻ: “Anh thấy truyền thông nội bộ rất quan trọng, với anh còn quan trọng hơn và khó hơn cả truyền thông bên ngoài.”

Công ty này đang hướng đến mục tiêu tăng gấp 3 doanh thu vào năm 2021 và mong muốn của lãnh đạo là “truyền thông nội bộ và văn hoá doanh nghiệp, cùng với các chính sách nhân sự sẽ dẫn dắt suy nghĩ và hành động của mọi cán bộ nhân viên để thực hiện chiến lược này.”

Là người làm truyền thông nội bộ, lần cuối cùng bạn nghe được những điều tương tự như vậy từ các lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp là lúc nào? Liệu một phần trong công việc của truyền thông nội bộ có nên là thay đổi nhận thức của lãnh đạo, để lãnh đạo công nhận vai trò chiến lược của truyền thông nội bộ trong việc tác động trực tiếp và gián tiếp đến các hoạt động sản xuất, kinh doanh?

Một vài ý tưởng sau đây có thể giúp những người phụ trách truyền thông nội bộ của doanh nghiệp nâng cao vị thế của công việc này trong mắt các lãnh đạo.

Thay đổi chính mình

Trước hết, người làm TTNB cần phải thay đổi tư duy của chính mình. Nếu bản thân họ không thấy TTNB quan trọng, liệu lãnh đạo của họ có đặt kỳ vọng TTNB sẽ giải quyết được các mục tiêu quan trọng của tổ chức hay không?

Nhiều nhân viên truyền thông nội bộ hiểu rằng công việc của họ là gửi emai, làm bản tin, tổ chức các sự kiện của nhân viên, viết diễn văn cho lãnh đạo. Các hoạt động này không thể thiếu được để truyền thông nội bộ hiệu quả, nhưng chưa đầy đủ để đánh giá đúng vai trò của truyền thông nội bộ như một công cụ chiến lược.

Những người phụ trách TTNB nên trả lời câu hỏi: Các mục tiêu của truyền thông nội bộ có thể đồng hành để giải quyết các mục tiêu chiến lược của tổ chức như thế nào? Đừng để những công việc hàng ngày như các thông báo, bản tin hay sự kiện chiếm trọn suy nghĩ của bạn. Việc bạn thay đổi suy nghĩ của mình về vai trò chiến lược của truyền thông nội bộ sẽ là bước khởi đầu để các lãnh đạo cấp cao hiểu rằng nhiệm vụ này cần được đánh giá ở tầm chiến lược hơn.

Quan tâm đến mục tiêu ngay từ lúc bắt đầu

Người làm truyền thông nội bộ thường chuẩn bị các dự án truyền thông theo bản năng mà hiếm có sự đo lường hay phân tích để tìm hiểu xem những hoạt động đó có thực sự tạo ra kết quả đáng giá hay không. Họ chú trọng hơn vào các hoạt động mà họ đang thực hiện, thay vì cố gắng trả lời câu hỏi, kết quả mà dự án/ hoạt động đó đưa lại có mang đến điều gì ý nghĩa cho công ty.

Mục tiêu của dự án này là gì? Kế hoạch để đạt được các mục tiêu? Làm thế nào để biết bạn có thành công với dự án này không? Dự án này sẽ thay đổi điều gì và tại sao cần phải xem nó là ưu tiên hàng đầu? Nếu chúng ta không tự trả lời được những câu hỏi cơ bản này thì rất khó để các lãnh đạo cấp cao thừa nhận vai trò chiến lược của truyền thông nội bộ.

Đặt mình vào vai của lãnh đạo

Khi lên kế hoạch cho các dự án, hãy cố gắng đặt mình vào vị trí của lãnh đạo và suy nghĩ như lãnh đạo của bạn. Hãy gắn dự án với những con số liên quan đến mục tiêu chiến lược, kế hoạch kinh doanh, ban lãnh đạo có xu hướng sẽ quan tâm hơn. Bạn sẽ giúp chỉ số gắn kết nhân viên tăng cao hơn, giảm tỉ lệ nghỉ việc ở một nhóm nhân viên, hay sẽ tiết kiệm cho công ty bao nhiêu tiền, đừng bỏ qua những con số biết nói này. Làm được điều này, bạn sẽ dễ dàng thuyết phục được lãnh đạo.

Bạn cũng đừng quên chuyển những thông điệp cho lãnh đạo để khuyến khích vai trò của họ trong việc tạo nên môi trường giao tiếp cởi mở. Bận rộn với kinh doanh, quản lý, rất có thể giao tiếp với nhân viên là yếu tố sau cùng trong tâm trí họ. Paul Barton, tác giả của cuốn sách “Maximizing Internal Communication: Strategies to Turn Heads, Win Hearts, Engage Employees and Get Results” từng nói: “Truyền thông nội bộ không phải là nói cho mọi nhân viên biết phải nghĩ gì, truyền thông nội bộ là tạo ra và làm cho những cuộc đối thoại diễn ra liên tục và xác thực giữa họ.”  Bạn hãy cho lãnh đạo biết rằng, công việc của bạn chính là hỗ trợ lãnh đạo trong việc thúc đẩy giao tiếp cởi mở hơn trong tổ chức.

Lời kết

Hơn ai hết, những người làm truyền thông nội bộ cần phải thực sự hiểu được sức mạnh của truyền thông nội bộ. Bạn cần hiểu được sức mạnh của truyền thông với việc thay đổi nhận thức và truyền cảm hứng cho lãnh đạo, quản lý và nhân viên hành động. Hãy tập trung vào những lợi ích mà truyền thông nội bộ mang lại! Nếu bạn quan tâm hơn đến chiến lược của truyền thông nội bộ thay vì những sản phẩm chiến thuật như bản tin, tạp chí nội bộ, bạn hiểu rõ về các kết quả, lợi ích của truyền thông nội bộ đối với công ty thông qua đo lường một cách rõ ràng, bạn sẽ từ từ chiếm được ưu tiên của các lãnh đạo cấp cao trong công ty.

Mai Phương