Phá vỡ “bức tường” khoảng cách với tân binh
Đại dịch Covid-19 đã gây ra sự gián đoạn lớn cho thị trường lao động, tuy nhiên nhiều công ty vẫn tăng cường tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh đang phát triển. Đối với những công ty đó, việc giới thiệu một nhân viên mới khi tổ chức đang hoạt động chủ yếu từ xa là một bài toán khó và mới lạ. Tất cả mọi trải nghiệm từ tìm hiểu môi trường mới, làm quen với văn hóa công ty và nắm bắt các kỹ năng mới đều thông qua màn hình máy tính. Ivy Exec, một công ty giải pháp nguồn nhân lực có tiếng tại Mỹ đã tận dụng thời điểm này để thử nghiệm, hoàn thiện quy trình hội nhập trực tuyến.
Định hướng mục tiêu cụ thể
Trước đây, khi mới bắt đầu làm việc, “lính mới” thường sẽ nhận một danh sách những việc cần làm, những người cần gặp hay các bộ tài liệu cần tìm hiểu mỗi ngày. Danh sách này sẽ giúp họ dễ dàng nắm bắt các nhiệm vụ cơ bản, những người cần làm quen trước. Khi chuyển sang hội nhập từ xa, việc định hướng trong giai đoạn đầu càng quan trọng và cụ thể hơn nữa. Giám đốc Nhân sự của Ivy Exec, Sara Farkas đã chia sẻ: “Hội nhập trực tuyến tức là bạn sẽ chỉ ngồi ở nhà một mình, tự hỏi cần làm gì tiếp theo và làm thế nào mà không thể quay sang hỏi người quản lý hay đồng nghiệp bên cạnh. Do đó chúng tôi sẽ cung cấp công cụ để họ có thể tự kết thúc ngày làm một cách thuận lợi”.
Bước đầu tiên nhằm tối ưu quy trình hội nhập là cụ thể hóa danh sách đầu mục công việc ban đầu, chia nhỏ từng khung giờ thay vì chỉ lập một bảng chung cho ngày. Điều này không có nghĩa là sẽ quản lý vi mô thời gian của nhân viên. Các thành viên của Ivy Exec được khuyến khích có thể hoàn thành công việc họ cảm thấy dễ dàng, cần thiết trước. Một lịch trình chi tiết cung cấp hướng dẫn rõ ràng sẽ giúp tân binh tự làm việc độc lập, thoát khỏi tình huống như liên tục phải nhắn hỏi cấp trên.
Ngoài việc làm rõ kỳ vọng của công ty, bản “checklist” công việc cũng khiến nhân viên mới cảm thấy thoải mái hơn trong những ngày đầu. Họ nắm được chính xác những điều cần làm, những người cần trao đổi theo từng mốc thời gian, từ đó không cảm thấy bị choáng ngợp với hàng tá thông tin mới hay có cảm giác cô lập khi ngồi làm việc một mình ở nhà. Hơn nữa, cấp trên cũng thuận tiện theo dõi công việc của nhân viên, cảm thấy tin tưởng ngay cả khi không gặp mặt trực tiếp.
Chia nhỏ checklist theo khung giờ sẽ giúp nhân viên mới dễ dàng bám sát, hoàn thành công việc một cách độc lập.
Quản lý cấp trung là hạt nhân văn hóa
Để tạo ra trải nghiệm hội nhập tuyệt vời chắc chắn không thể bỏ qua vai trò của những người quản lý, trưởng nhóm. Trong giai đoạn làm việc từ xa, cấp trên cần giao tiếp, trò chuyện với người mới nhiều hơn khi làm ở văn phòng. Chẳng hạn như có thể đặt các cuộc họp 1:1 hàng ngày vào đầu và cuối ca làm việc để đánh giá lại tiến độ. Ngoài ra, quản lý cũng có trách nhiệm giới thiệu nhân viên mới với nhóm, tạo cơ hội mọi người kết nối bên ngoài công việc như tổ chức bữa trưa ảo và đảm bảo các thành viên khác chủ động chào đón, hỗ trợ “lính mới” này. Hàng tháng, các nhà lãnh đạo của Ivy Exec đều sẽ cùng nhìn lại các hoạt động đã thực hiện và đề xuất hướng cải thiện.
Ngoài ra, Ivy Exec coi các cuộc gọi ảo như những cam kết của quản lý với nhân viên mới trong giai đoạn hội nhập. Bởi tổ chức cho rằng cốt lõi của giai đoạn này đều giống nhau là nhằm giúp tân binh phát huy vai trò và phát triển tốt, nhưng mức độ quan tâm, chú ý của quản lý là khác nhau. Việc tạo dựng mối quan hệ ảo tương đối khó khăn khi mất đi các tương tác tự nhiên tại văn phòng, nơi người mới dễ dàng được chào đón, động viên. Nhưng nhờ thường xuyên họp qua video, quản lý và nhân viên dễ dàng tiếp cận với nhau hơn, những người mới có thể thoải mái đặt câu hỏi cho cấp trên.
Quản lý cần dành thời gian, nỗ lực hơn để kết nối, trao đổi 1:1 với nhân viên mới.
Văn hóa là nền tảng
Doanh nghiệp có thể làm tốt việc hướng dẫn nhân viên mới hoàn thành công việc, quản lý thời gian và xuất sắc ngay cả khi làm việc từ xa. Tuy nhiên, thách thức lớn nhất trong hội nhập trực tuyến là đảm bảo họ có thể hòa nhập với văn hóa công ty.
Khi làm việc ở nhà, mỗi người có trải nghiệm văn hóa tương đối đa dạng. Việc đổi mới cách tiếp cận văn hóa cho tân binh cũng là cách để doanh nghiệp nhìn lại sâu vào văn hóa, cốt lõi, tập trung vào giá trị tổ chức hướng đến. Để làm được điều đó, những người đứng đầu, đội ngũ quản lý của Ivy Exec đã đầu tư thời gian, nỗ lực nhiều hơn để tạo sự gắn kết trong nội bộ, kết nối thành viên mới với người cũ. Họ chủ động tham gia các hoạt động tập thể nội bộ và tích cực tham gia định hình văn hóa làm việc từ xa. Một nhân viên của Ivy Exec mới gia nhập trong thời gian giãn cách đã chia sẻ sự hỗ trợ, thấu cảm của cấp trên giúp đẩy nhanh tốc độ thành công hơn cả một lộ trình học tập bài bản.
Thách thức lớn nhất trong hội nhập trực tuyến là đảm bảo họ có thể hòa nhập với văn hóa công ty.
Tham khảo:
Vì sao cần tuyển người phù hợp với văn hóa công ty?
7 ý tưởng hiệu quả “giữ lửa” cho hoạt động nội bộ mùa dịch Covid-19
Kết nối con người
Những khó khăn khi hội nhập trực tuyến là không hề nhỏ nhưng Ivy Exec vẫn nhìn nhận vấn đề này theo hướng tích cực khi yếu tố con người được đề cao hơn. Trong giai đoạn cô lập hiện tại, những kết nối cá nhân sẽ có ý nghĩa hơn cả bởi chúng như “mở cửa”, mời mọi người ghé thăm nhà mình.
Ivy Exec khuyến khích nhân viên mở camera, gọi điện qua video, trao đổi nhiều hơn để có thể hiểu và sẵn sàng hỗ trợ cho nhau. Môi trường làm việc thoải mái sẽ tạo sự an toàn, thích thú cho nhân viên mới để họ sẵn sàng chia sẻ các ý tưởng mới, gắn kết với đội, nhóm. Việc tìm hiểu con người, các gương mặt đằng sau những tin nhắn, email sẽ biến mối quan hệ đồng nghiệp thành tình bạn thân thiết, đặc biệt với những nhân sự mới khi chưa gặp trực tiếp với bất cứ ai. Những kết nối này sẽ trở thành yếu tố cốt lõi trong quá trình hội nhập.
Vân Anh
(Theo Forbes)
Bài viết liên quan:
FPT: Đào tạo Tân binh – Trải nghiệm văn hóa theo cách riêng
Để nhân viên mới “yêu” công ty ngay từ lần chào đón đầu tiên
Tại sao doanh nghiệp cần để văn hóa là tâm điểm cho chương trình hội nhập nhân viên mới?
