Viết cho nội bộ có cần chuẩn chính tả không?
Nhiều người cho rằng, viết cho nội bộ thì “cứ thoải mái đi”, thích viết kiểu gì thì viết. Nhưng nếu viết không cẩn thận, để nguyên các lỗi chính tả, thì nội dung truyền thông lại hoàn toàn phản tác dụng.
Bạn cho rằng tự viết, viết cho nội bộ thì có lỗi là hết sức bình thường. Nhưng nếu đặt mình vào vị trí người khác, phải đọc những bài viết có lỗi chính tả, thì chẳng khác gì ăn bát cơm trắng thơm và dính phải hạt sạn to, cứng, có khi mẻ cả răng, hoặc nếu chưa ảnh hưởng đến răng thì cũng khiến bạn ăn cơm mất cả ngon.
Lỗi chính tả đến từ nhiều nguyên nhân. Đa phần là do lỗi typing. Chúng ta tự tin đánh máy chuẩn, nhưng đôi khi ngón tay không tuân theo sự điều khiển của chúng ta. Thường viết xong, ta tự kiểm tra lại và luôn tự tin là hết lỗi rồi. Nhưng sự tự tin đó khiến chúng ta chủ quan. Do đó, tốt nhất một người viết, nên có người khác kiểm tra lại, như vậy sẽ khách quan và con mắt bên ngoài luôn “tinh tường” hơn.
Lỗi chính tả thường đến từ các lý do chủ quan của người viết.
Một lỗi chủ quan nữa là người viết quen dùng các từ ngữ địa phương, như nhiều người hay sai các từ “mắc” thành “mắt”, “mênh” thành “mên”… cái này thì cần có người kiểm tra và nhắc nhở để lần sau không sai nữa. Đừng lo nhắc sẽ bị “ghét”, vì nhắc nhau viết đúng là giúp nhau mà! Hoặc vui vẻ, có thể thu một khoản phạt tượng trưng, chắc người mắc lỗi lần sau sẽ nhớ.
Một lỗi chủ quan nữa là thói quen dùng những từ khó, thuật ngữ mà chúng ta cũng không biết rõ nghĩa tiếng Việt. Thường đó là những thuật ngữ có gốc từ Hán Việt, mà đôi khi, chúng ta chưa bao giờ tra từ điển, để biết rõ nghĩa gốc của từ đó là gì. Điển hình như từ “bệnh mạn tính” chúng ta hay dùng nhầm sang thành “mãn tính”, hay “việt vị” trong bóng đá nhầm thành “liệt vị” ấy.
Việc viết sai tên người, tên địa danh, chức danh hay tên cơ quan, phòng ban cũng dễ xảy ra nếu khi viết chúng ta không cẩn thận, không hỏi han kỹ càng. Có thể người viết, người đọc thấy không có lỗi chính tả, nhưng các nhân vật thấy ghi không đúng thông tin về họ, họ sẽ cảm thấy không được tôn trọng. Là người trong nhà mà còn viết sai các thông tin ấy nữa thì càng tệ, dứt khoát nên tránh.
Do đó, cẩn thận thì sẽ ít sai. Cẩn thận sẽ giúp chúng ta viết không sai các con số, các từ tiếng nước ngoài hay các từ chuyên ngành, các khái niệm ít gặp…
Tập tính cẩn thận sẽ giúp chúng ta nhớ những thứ rất nhỏ, như sau ký tự thì có một dấu cách, hết câu thì có dấu câu, hoặc mở ngoặc thì phải có đóng ngoặc.
Và cẩn thận không bao giờ thừa. Thường các cơ quan đều ban hành bộ quy tắc viết trong đơn vị (writing guideline), quy định rõ ràng từ gì viết như thế nào, dấu chấm, dấu phẩy, các loại dấu khác đặt thế nào, rồi cách viết tắt, các thuật ngữ ra sao… Chúng ta thường hay chủ quan bỏ qua việc kiểm tra quy tắc này, hoặc có khi lâu ngày quên mất. Vậy thỉnh thoảng mở quy chuẩn viết ra đọc lại rất có lợi, hoặc thú vị hơn là đố nhau, tổ chức thi thố xem cách viết nào là đúng.
Google có thể dùng để tham khảo nhưng đừng quá tin vào công cụ này, vì chính bản thân từ Google cũng là … lỗi chính tả của từ Googol mà!
Tóm lại, khi viết, để tránh dính các lỗi chính tả, các bạn nên nhớ một số lưu ý sau:
- Đừng tin vào Google. Google lấy kết quả từ người dùng, nên nhiều khi nhiều người dùng cập nhật thông tin sai, khiến Google sẽ cho ra kết quả sai.
- Không nên tự viết rồi cập nhật. Dù bạn viết chuẩn đến đâu thì vẫn có thể có lỗi. Tốt nhất nên nhờ người khác đọc lại, sẽ dễ phát hiện ra lỗi hơn.
- Muốn kiểm tra từ ngữ, tốt nhất là tra từ điển.
- Nếu gặp phải từ, thuật ngữ xác định là gốc Hán Việt, tốt nhất bạn nên tra từ điển Hán Việt. Nên dùng những từ điển uy tín như Hán Việt Từ điển của Đào Duy Anh, hoặc hiện nay đã có phần mềm tra từ Hán Việt online, rất tiện lợi.
- Muốn tra tiếng Việt, nên dùng những từ điển uy tín, ví dụ như Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học (nay là Viện Từ điển học và Bách khoa thư). Hiện tại các nhà sách và hệ thống bán sách online đang có bản do NXB Từ điển Bách khoa, hoặc trước đó là NXB Đà Nẵng, NXB Hồng Đức phát hành.
- Nên kiểm tra kỹ lại tiêu đề (title) và phần mở đầu (description), vì đây là chỗ mà nếu có lỗi chính tả, sẽ đập vào mắt người đọc, khiến họ không đọc bài của bạn nữa.
- Để ý lỗi chính tả ở tên người. Bạn luôn thích mọi người viết đúng tên mình, nên cố gắng đừng viết sai tên nhân vật (cả tên bộ phận công tác, chức danh nữa nhé)
- Nên nhớ, nơi dễ sai chính tả nhất là phần chú thích ảnh (caption), vì người cập nhật dễ chủ quan nhất.
- Mặc dù không nên dùng Google tra từ điển, nhưng Google là công cụ hữu hiệu để kiểm tra lại thông tin. Ví dụ bạn thắc mắc một thuật ngữ, một tên riêng, một từ tiếng nước ngoài… thì cho vào search có khi cho ra được cách viết đúng nhất.
Lê Tiên Long
Bài viết liên quan:
Từ điển Truyền thông nội bộ A-Z
