Từ điển Truyền thông nội bộ A-Z

Bạn có biết, mỗi con chữ trong bảng chữ cái là một thành tố quan trọng liên quan tới TTNB? Hãy cùng Blue C khám phá điều thú vị trong “bảng chữ cái TTNB” từ A đến Z được sáng tạo bởi Gatehouse nhé!

A trong… “Audience” (Đối tượng)

Hiểu rõ đối tượng chính xác là việc đầu tiên bạn cần làm: họ là ai, từ đâu tới, điều gì hấp dẫn họ, điều gì khiến họ khó chịu, họ nghĩ gì và cảm thấy như thế nào.

Hãy yêu mến đối tượng bạn hướng đến, và họ sẽ yêu mến bạn!

B trong… “Boss” (lãnh đạo)

Những người lãnh đạo chính là người đóng vai trò quyết định trong tất cả hoạt động của công ty. Nếu lãnh đạo của bạn không hiểu tầm quan trọng của TTNB và nghĩ đây chỉ là một lựa chọn, bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công việc. Vì thế, để giúp lãnh đạo của bạn thay đổi suy nghĩ, hãy đưa ra những vấn đề và cách giải quyết một cách rõ ràng, ngắn gọn và trung thực.

Mở rộng ra, B còn trong từ… Blue C – nơi bạn có thể tìm thấy các giải pháp TTNB cho doanh nghiệp, từ các chương trình đào tạo Social Employee, Social Leader đến xây dựng kênh và nội dung cho các hoạt động TTNB. Inbox Blue C nếu bạn cần được tư vấn về TTNB nhé!

C trong… “Channels” (Kênh TTNB)

“Hãy nói với người nghe một điều bằng 7 cách khác nhau và họ sẽ ghi nhớ nó.” Để TTNB hiệu quả, bạn cần sử dụng đúng kênh, đúng thông điệp và không quên lặp lại thông điệp ấy trên các kênh phân phối.

D trong… “Design” (Hình ảnh)

Để thông điệp của bạn gây ấn tượng hơn với đối tượng hướng đến, hình ảnh thiết kế là yếu tố ghi điểm. Nhân viên nội bộ, cũng giống như người tiêu dùng, là những người tiếp xúc thường xuyên với công nghệ, xu hướng truyền thông. Vì thế, nội dung chất lượng, thiết kế bắt mắt và sáng tạo trong các ấn phẩm, chương trình, chiến dịch TTNB sẽ khiến thông điệp được truyền tải hiệu quả hơn.

E… trong “Email”

Dù lựa chọn các kênh TTNB khác nhau, email vẫn là kênh nội bộ hiệu quả và chính thống nhất trong doanh nghiệp. Để email của bạn không bị bỏ qua, bạn nên:

– Gửi đi thông điệp ngắn gọn, thú vị, sử dụng ngôn từ dễ hiểu

– Chọn hình thức thể hiện đơn giản, bắt mắt, không khiến người đọc xao lãng

– Không gửi quá nhiều email một lúc

F… trong “Feedback” (Phản hồi)

Lắng nghe phản hồi từ lãnh đạo, đồng nghiệp là cách hiệu quả giúp bạn cải tiến công việc và hiểu thêm về đối tượng của mình. Sau một sự kiện, chiến dịch TTNB… bạn có thể thực hiện một khảo sát ngắn về cảm nhận của người tham gia, làm tư liệu để xây dựng các chương trình tiếp theo.

G… trong “Goal” (Mục đích)

Dù chiến dịch TTNB của bạn có thú vị đến thế nào mà không gắn liền với mục đích chung của doanh nghiệp, đó cũng không phải một chiến dịch thành công. Vì thế, trước khi làm bất cứ đề xuất hay kế hoạch nào, hãy luôn hướng tới mục đích chung, bức tranh lớn của doanh nghiệp.

H… trong “HR” (Bộ phận Nhân sự)

Không phải ngẫu nhiên các công ty thường giao cho bộ phận nhân sự kiêm nhiệm công việc của TTNB. Thực tế, hai bộ phận này liên quan chặt chẽ và có thể hỗ trợ công việc của nhau một cách hiệu quả. Hãy bắt tay với HR để cùng nhau đưa công ty đi xa hơn!

I… trong “Involve” (Sự tham gia)

Những hoạt động nội bộ không thể thành công nếu không có sự tham gia của nhân viên trong công ty. Đừng chỉ nói bằng lời, hãy làm bằng hành động và để nhân viên của bạn được thực sự cảm thấy là một phần của doanh nghiệp!

J… trong “Jargon” (Thuật ngữ)

Sử dụng thuật ngữ chuyên môn là cách gây ra sự khó hiểu cho đối tượng giao tiếp của bạn, kể cả khi trò chuyện trực tiếp hay trong những bài viết bản tin nội bộ. Thay vào đó, hãy sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu và thân thiện!

K… trong “Knowledge” (Kiến thức)

Dù trong bất cứ ngành nghề nào, bạn cũng cần học hỏi liên tục để cập nhật các kiến thức mới. TTNB cũng không phải ngoại lệ. Kiến thức chính là sức mạnh giúp bạn làm việc thông minh và hiệu quả.

L trong… “Leadership” (Lãnh đạo)

Dù không phải là lãnh đạo, nếu bạn phụ trách mảng truyền thông nội bộ thì bạn chính là một phần của đội ngũ lãnh đạo bởi bạn chính là người đại diện để truyền đi thông điệp tới toàn thể nhân viên. Có thể nói, bạn chính là người tạo ra ảnh hưởng tới không khí làm việc, sự gắn kết, năng suất… của nhân viên trong công ty thông qua cách thức, tông giọng bạn sử dụng, tần suất và khối lượng thông tin. Ở vị trí này, bạn cần có kĩ năng và đáng tin cậy vì đôi khi, chỉ một từ sai sót, bạn đã truyền đi thông điệp khiến toàn thể nhân viên hiểu lầm.

M trong… Motivation (Động lực)

Người làm TTNB chính là người truyền động lực. Để làm được điều này, trước hết, thông điệp bạn truyền đi cần rõ ràng và dễ hiểu để nhân viên trong công ty không những nhớ tới mà còn được khuyến khích hành động. Vậy điều gì khiến nhân viên của bạn muốn gắn kết? Đó có thể là một lời khen, sự công nhận đóng góp nhỏ của nhân viên cho công ty, những câu chuyện thành công hoặc phần thưởng.

Đừng quên nếu bạn đang ở vị trí quản lý cấp trung, chỉ một câu nói “Cảm ơn” hoặc “Làm tốt lắm” có thể tác động lớn tới nhân viên của bạn.

N trong… Nosey (Tò mò)

Tất cả chúng ta đều có tính tò mò. Mọi người sẽ luôn đặt câu hỏi rằng người khác đang nghĩ gì, đang làm gì… Đối với những người làm TTNB, bạn có thể tận dụng tính cách tò mò của nhân viên để đưa ra những thông điệp truyền thông thu hút và hấp dẫn. Mặt khác, bạn cũng cần cẩn trọng với những thông tin cần giữ bí mật để không làm rò rỉ thông tin, gây ra tranh luận tiêu cực trong nội bộ.

O trong… “Openness” (Sự cởi mở)

Việc chia sẻ thông tin một cách cởi mở sẽ đảm bảo mọi người cảm thấy có giá trị và được kết nối. Nhờ đó, họ cũng sẽ cảm thấy có động lực hơn, làm việc có hiệu quả hơn. Việc chia sẻ cởi mở còn giúp xây dựng một môi trường làm việc năng suất và đáng tin cậy.

P trong… Politics (Chính trị)

Những vấn đề chính trị không chỉ là đặc quyền của những người trong ngành mà ngay cả các doanh nghiệp cũng phải đối mặt với các cuộc đua chính trị. Là một người chịu trách nhiệm về TTNB, bạn là người nhận ra những vấn đề của tổ chức và giải quyết kịp thời để đảm bảo môi trường làm việc an toàn và lành mạnh.

Q trong… “Quality” (Chất lượng)

Chất lượng và sự chính xác là hai công cụ không thể thiếu trong bộ công cụ của người làm TTNB. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong khi triển khai chiến dịch hay thông điệp, bạn sẽ làm ảnh hưởng tới sự gắn kết của nhân viên trong công ty.

R trong… “Resources” (Nguồn lực)

Đừng quên bạn có thể nhờ sự trợ giúp của các nhân viên trong công ty khi triển khai chiến dịch TTNB của mình. Họ chính là những KOLs nội bộ giúp lan tỏa thông điệp hiệu quả nhất. Ngoài ra, bạn cũng có thể chủ động tìm kiếm tư vấn của đội ngũ chuyên gia bên ngoài để xây dựng chiến lược TTNB hiệu quả.

S trong… “Strategy & Planning” (Chiến lược và Kế hoạch)

Chiến lược và kế hoạch trong TTNB là hai yếu tố đóng vai trò quan trọng giúp mọi người, mọi phòng ban. Thiếu đi hai yếu tố này, chiến dịch hay hoạt động TTNB sẽ không hiệu quả, không hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp. Vì thế, khi thực hiện bất kì chiến dịch nào, bạn hãy xây dựng một chiến lược rõ ràng, kế hoạch chi tiết và thường xuyên giao tiếp, trao đổi để đi theo đúng định hướng đề ra.

T trong… “Talking” (Giao tiếp)

Ngay cả trong thời kì lên ngôi của Facebook, Instagram… giao tiếp và trò chuyện trực tiếp vẫn là một hình thức giao tiếp hiệu quả. Nếu bạn muốn hoạt động TTNB ngày càng tốt hơn, đừng bỏ quên hình thức giao tiếp này.

U trong… “Understanding” (Sự thấu hiểu)

Mục đích cuối cùng của bất kì hoạt động truyền thông nào cũng là… hành động. Đó có thể là tham gia một hoạt động nội bộ, chia sẻ các câu chuyện… Tuy nhiên, để đạt được mục đích đó, bạn cần giúp đối tượng của mình hiểu thông điệp, ý nghĩa, lý do vì sao họ nên làm theo. Thông điệp truyền thông của bạn càng rõ ràng bao nhiêu, bạn càng dễ dàng đạt được mục đích bấy nhiêu. Vì vậy, hãy gạt bỏ những điều rườm rà, khó hiểu mà bắt đầu một cách dễ hiểu và rõ ràng nhất có thể.

V trong… “Vision & Values” (Tầm nhìn và Giá trị)

Cùng với sứ mệnh của doanh nghiệp, tầm nhìn và giá trị là hai khía cạnh khác trong văn hóa doanh nghiệp bởi mọi hoạt động của tổ chức đều gắn liền và hướng tới các yếu tố này. Vai trò của bạn là cần đảm bảo các hoạt động truyền thông, kế hoạch, nội dung, thông điệp… phù hợp với tầm nhìn và giá trị của doanh nghiệp.

W trong… “Wheel” (Vòng lặp)

Thay vì làm lại từ đầu một hoạt động, chiến dịch đã từng được tổ chức thành công trước đó, bạn hãy sử dụng sự sáng tạo của mình để áp dụng một cách khéo léo phương pháp, cách thức vào các hoạt động sau này bạn đề xuất. Đừng rơi vào vòng lặp luẩn quẩn để lãng phí thời gian và công sức của chính mình.

X trong… “Xplain” (Giải thích)

Chỉ đưa ra thông điệp là không đủ. Để truyền thông hiệu quả, bạn cần giải thích cho đối tượng của mình hiểu vì sao họ nên hành động và lợi ích dành cho họ là gì. Thay vì chỉ nói “Đừng sử dụng túi nilon!”, bạn hãy đưa ra những tác hại hoặc thực tế về việc sử dụng quá nhiều túi nilon đối với môi trường nói chung và chính bản thân người sử dụng nói riêng.

Y trong… “Generation Y” (Thế hệ Y)

Thế hệ Y là những người yêu thích công nghệ. Vì thế, bạn cần chú ý tới các kênh giao tiếp online như mạng xã hội – nơi bạn có thể tiếp cận được với những đối tượng này. Tuy nhiên, bạn lưu ý đừng nên chỉ tập trung vào một mạng xã hội duy nhất. Hãy phân bổ nội dung của mình và kết hợp đa kênh để đạt được hiệu quả tối ưu.

Z trong… “Zoo” (Sở thú)

So sánh một cách hài hước, đối tượng hướng đến của bạn giống như những con vật ngộ nghĩnh. Họ cần các “món ăn” ngon, đúng thời điểm. Đó là những nội dung phù hợp với họ và đánh trúng vào nhu cầu của họ.

Nguồn: Gatehouse